Anh chị cho tôi hỏi, công ty có mua hàng của cá nhân không kinh doanh, có hợp đồng và chứng từ thanh toán, vậy khoản này xử lý thuế ra sao?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Khi công ty mua hàng hóa từ cá nhân không kinh doanh, cá nhân này không có nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2016, 2020). Do đó, công ty không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với khoản mua này. Toàn bộ giá trị thanh toán sẽ được tính vào nguyên giá tài sản hoặc chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Để ghi nhận giao dịch hợp pháp, công ty cần thiết lập bộ chứng từ bao gồm hợp đồng mua bán và chứng từ thanh toán theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC. Lưu ý, nếu giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, công ty bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng) để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí khi quyết toán thuế sau này.

Xử lý chi phí khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Khoản chi mua hàng từ cá nhân không kinh doanh được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC. Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2020), doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN) kèm theo các chứng từ sau:

Xem thêm: Tôi có đầu tư một căn hộ cho thuê và đã nộp thuế hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hàng tháng tại UBND phường, tuy nhiên do tình hình kinh tế khó khăn nên khách thuê đã trả phòng từ giữa năm và căn hộ bỏ trống đến nay, tôi muốn hỏi là tôi có được làm thủ tục quyết toán lại để xin hoàn lại số tiền thuế đã đóng dư cho những tháng không có khách thuê không hay tiền thuế khoán là đã nộp là mất luôn không được hoàn trả dù thực tế không có thu nhập ạ?

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Ghi rõ thông tin định danh của cá nhân bán hàng và các điều khoản về số lượng, giá trị, thời gian giao nhận.
• Chứng từ thanh toán: Biên lai chuyển khoản hoặc ủy nhiệm chi (đặc biệt quan trọng với đơn hàng trên 20 triệu đồng).
• Biên bản bàn giao: Xác nhận hàng hóa đã được chuyển giao thực tế cho doanh nghiệp.

Việc thiếu sót bảng kê hoặc chứng từ thanh toán không đúng quy định sẽ dẫn đến rủi ro bị loại trừ chi phí, làm tăng số thuế TNDN phải nộp với thuế suất 20% và phát sinh tiền chậm nộp theo quy định hiện hành.

Nghĩa vụ khấu trừ và nộp thay thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN tại nguồn đối với thu nhập của cá nhân theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014, 2020). Theo hướng dẫn tại Thông tư 92/2015/TT-BTC, tùy thuộc vào loại tài sản hoặc hàng hóa chuyển nhượng mà mức thuế suất có thể khác nhau (ví dụ: 2% đối với chuyển nhượng bất động sản hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu).

Quy trình khấu trừ và nộp thuế TNCN được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định thu nhập chịu thuế và mức thuế suất áp dụng Kế toán thực hiện rà soát tính chất của hàng hóa mua vào để xác định thu nhập đó thuộc diện chịu thuế theo biểu thuế toàn phần hay biểu thuế lũy tiến. Đối với các loại tài sản thông thường của cá nhân không kinh doanh, công ty cần căn cứ vào giá trị giao dịch trên hợp đồng để tính toán số thuế phải khấu trừ tại nguồn. Việc xác định sai loại hình thu nhập sẽ dẫn đến rủi ro kê khai thiếu thuế, gây ra các khoản phạt vi phạm hành chính về thuế không đáng có cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Dạ em là sinh viên mới ra trường, năm vừa rồi em có làm cộng tác viên cho một dự án nghiên cứu và được trả thù lao 15 triệu đồng sau khi đã trừ 10% thuế, giờ em đang làm nhân viên chính thức tại một công ty khác, em muốn hỏi là khoản thù lao vãng lai đó em có phải khai báo chung với lương hiện tại khi làm quyết toán thuế năm không hay em có thể bỏ qua khoản đó vì số tiền cũng không quá lớn và em cũng không còn giữ bất kỳ giấy tờ gì liên quan đến dự án đó nữa ạ?

Bước 2: Thực hiện khấu trừ tại nguồn và cấp chứng từ cho cá nhân Tại thời điểm thanh toán tiền hàng cho cá nhân, công ty tiến hành trừ trực tiếp số tiền thuế vào giá trị thanh toán và hạch toán vào tài khoản phải nộp ngân sách. Theo quy định, công ty có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân (mẫu chứng từ tự in hoặc mua của cơ quan thuế) để cá nhân có căn cứ thực hiện quyết toán thuế hoặc hoàn thuế sau này. Việc cấp chứng từ kịp thời giúp đảm bảo quyền lợi pháp lý cho cá nhân và minh bạch hóa dòng tiền chi trả của đơn vị.

Bước 3: Kê khai và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước Sau khi khấu trừ, công ty thực hiện lập tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN và nộp tiền thuế vào kho bạc nhà nước chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo (đối với khai theo tháng) hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (đối với khai theo quý). Nếu không thực hiện đúng thời hạn nộp thuế thay, công ty sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 20% đến 100% số thuế chậm nộp kèm theo tiền lãi chậm nộp 0,03%/ngày theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ đúng quy định về xử lý thuế giúp công ty tránh các rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa chi phí khấu trừ và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, hỗ trợ cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế cá nhân một cách hợp pháp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.