Dạ em hỏi, nếu em mua hàng hóa từ một hộ cá thể mà họ không xuất hóa đơn thì công ty em phải làm chứng từ gì để hạch toán hợp lệ ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Căn cứ pháp lý

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, và Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng như hợp tác xã, doanh nghiệp được phép sử dụng các chứng từ thay thế hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để hạch toán chi phí hợp lệ khi mua hàng hóa từ hộ kinh doanh cá thể không xuất hóa đơn. Các chứng từ này phải đảm bảo tính hợp pháp, đầy đủ thông tin về giao dịch (như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, thông tin bên bán) và được lưu trữ theo quy định kế toán. Việc sử dụng chứng từ thay thế giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đủ điều kiện, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Các chứng từ thay thế hợp lệ

Để hạch toán chi phí mua hàng hóa một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần lập và thu thập các chứng từ sau, tùy thuộc vào hình thức thanh toán và quy mô doanh nghiệp:

• Phiếu chi: Đây là chứng từ nội bộ ghi nhận việc chi tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên bán, phải có chữ ký của người nhận tiền (đại diện hộ cá thể), kèm thông tin chi tiết giao dịch. Phiếu chi được sử dụng khi thanh toán trực tiếp và phải tuân thủ mẫu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Phụ lục 4) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (Phụ lục 3).
• Giấy đề nghị thanh toán: Áp dụng khi thanh toán qua ngân hàng hoặc ủy nhiệm chi, phải ghi rõ nội dung mua hàng, số tiền và có xác nhận của bên bán. Chứng từ này hỗ trợ hạch toán khoản phải trả và được chấp nhận nếu kèm theo hợp đồng hoặc biên bản giao nhận hàng hóa.
• Biên bản ghi nhận mua hàng hoặc hợp đồng mua bán: Lập biên bản giữa doanh nghiệp và hộ cá thể, ghi nhận chi tiết giao dịch (thời gian, địa điểm, hàng hóa, giá trị), có chữ ký hai bên. Nếu giá trị giao dịch lớn, nên công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã/phường để tăng tính pháp lý, theo quy định tại Điều 16 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Lưu ý khi sử dụng chứng từ thay thế

Doanh nghiệp phải đảm bảo chứng từ được lập ngay tại thời điểm giao dịch, lưu trữ đầy đủ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu hộ cá thể thuộc diện phải xuất hóa đơn nhưng không thực hiện, doanh nghiệp có thể báo cáo cơ quan thuế địa phương để hỗ trợ xác minh, tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa, ưu tiên áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC để đơn giản hóa thủ tục, nhưng vẫn cần kiểm toán nội bộ định kỳ để đảm bảo tính minh bạch.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí khấu trừ thuế và duy trì uy tín với cơ quan quản lý. Đồng thời, nó góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh minh bạch, giảm thiểu tranh chấp sau này. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.