Mua hàng hộ kinh doanh không xuất hóa đơn điện tử, chỉ có phiếu thu, có hợp lệ không.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về hóa đơn và chứng từ trong mua hàng hóa, dịch vụ

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn là chứng từ kế toán bắt buộc do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin giao dịch. Hóa đơn điện tử là hình thức phổ biến hiện nay, giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra. Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch mua hàng đều yêu cầu hóa đơn điện tử; một số trường hợp đặc biệt cho phép sử dụng chứng từ thay thế nếu đáp ứng điều kiện pháp lý.

Tính hợp lệ của việc mua hàng chỉ có phiếu thu mà không có hóa đơn điện tử

Việc mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh mà chỉ có phiếu thu (không có hóa đơn điện tử) vẫn có thể được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế hoặc ghi nhận chi phí kế toán, miễn là thuộc các trường hợp được phép theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể, nếu người bán là hộ kinh doanh cá thể không bắt buộc xuất hóa đơn (ví dụ: quy mô nhỏ, doanh thu dưới ngưỡng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP), bên mua có thể lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN để thay thế. Phiếu thu phải chứng minh được giao dịch thực tế, kèm theo thông tin rõ ràng về người bán, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá trị và ngày giao dịch.

Điều kiện để giao dịch hợp lệ

Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi quyết toán, bên mua cần đáp ứng các điều kiện sau theo Thông tư 78/2014/TT-BTC:

• Giao dịch phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên), như chuyển khoản ngân hàng, hoặc chứng từ thanh toán bằng tiền mặt kèm phiếu thu hợp lệ.
• Lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào (mẫu 01/TNDN) với đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ người bán; mô tả hàng hóa/dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền; chữ ký xác nhận của bên bán.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, bao gồm:
• Hợp đồng mua bán (nếu có).
• Biên nhận giao hàng hoặc phiếu xuất kho.
• Phiếu thu tiền và chứng từ ngân hàng (nếu áp dụng).
• Ghi nhận chính xác thông tin hàng hóa/dịch vụ mua vào trên hóa đơn điện tử bán ra của bên mua, để cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu.

Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, giao dịch có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lời khuyên cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh nên khuyến khích người bán xuất hóa đơn điện tử nếu có điều kiện, vì điều này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và dễ dàng hơn trong việc kê khai thuế. Nếu chỉ có phiếu thu, hãy yêu cầu người bán cung cấp thêm thông tin chi tiết (như mã số thuế nếu có) và lưu trữ toàn bộ chứng từ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015. Trong trường hợp nghi ngờ tính hợp lệ, hộ kinh doanh có thể tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương để tránh phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn và chứng từ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Đồng thời, nó hỗ trợ minh bạch hóa sổ sách kế toán, dễ dàng hơn trong kiểm toán hoặc vay vốn. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.