Công ty em mua xe ô tô đứng tên cá nhân giám đốc. Khi quyết toán thuế thì có được đưa vào chi phí không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp), chi phí được trừ phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

(i) phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

(ii) có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;

(iii) không thuộc các khoản chi phí không được trừ theo quy định.

Trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp chỉ được khấu trừ những khoản chi phí thực tế phát sinh và chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ. Việc mua sắm tài sản cố định như xe ô tô phải tuân thủ nguyên tắc này để tránh bị cơ quan thuế loại trừ khi kiểm tra.

Điều kiện cụ thể đối với tài sản cố định như xe ô tô

Xe ô tô là tài sản cố định (TSCĐ) thuộc loại tài sản có thời gian sử dụng trên 1 năm, theo quy định tại Điều 3 Nghị định 91/2015/NĐ-CP về đầu tư, quản lý và sử dụng tài sản công (áp dụng tương tự cho doanh nghiệp). Để đưa giá trị khấu hao của xe ô tô vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, tài sản phải:

• Đứng tên doanh nghiệp trên giấy tờ pháp lý (giấy đăng ký xe, hợp đồng mua bán);
• Được ghi nhận vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ kế toán Việt Nam (Thông tư 99/2025/TT-BTC);
• Có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp pháp từ nhà cung cấp, chứng minh giao dịch mua sắm thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

Nếu xe ô tô được sử dụng cho mục đích kinh doanh, doanh nghiệp có thể khấu hao theo phương pháp đường thẳng hoặc theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, với mức khấu hao tối đa cho xe ô tô con là 20% giá trị mỗi năm, tùy thuộc vào loại xe và thời gian sử dụng.

Trường hợp xe ô tô đứng tên cá nhân giám đốc

Trong trường hợp công ty mua xe nhưng đứng tên cá nhân giám đốc, khoản chi phí mua xe không được coi là TSCĐ của doanh nghiệp và không được đưa vào chi phí khấu hao khi quyết toán thuế TNDN, theo Điều 6 Thông tư 96/2014/TT-BTC quy định về chi phí không được trừ (khoản chi liên quan đến tài sản không thuộc sở hữu doanh nghiệp). Cụ thể:

• Doanh nghiệp chỉ có thể ghi nhận khoản chi này dưới dạng cho vay không lãi hoặc tạm ứng cho cá nhân giám đốc, không được khấu trừ thuế;
• Nếu xe được sử dụng cho công ty, doanh nghiệp có thể coi là chi phí thuê xe từ cá nhân giám đốc, nhưng phải có hợp đồng thuê rõ ràng, hóa đơn GTGT (nếu áp dụng), và giá thuê hợp lý theo thị trường để được trừ (theo Điều 4 Thông tư 96/2014/TT-BTC).
• Trường hợp không có hợp đồng thuê, cơ quan thuế có thể truy thu thuế TNDN, phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền truy thu (theo Điều 128 Luật Quản lý thuế 2019), và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận (Nghị định 125/2020/NĐ-CP), với mức phạt cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm.

Để khắc phục, doanh nghiệp nên chuyển nhượng quyền sở hữu xe sang tên công ty thông qua thủ tục sang tên tại cơ quan đăng ký xe (Cục Cảnh sát giao thông), kèm theo điều chỉnh sổ sách kế toán và kê khai bổ sung thuế nếu cần.

Việc tuân thủ đúng quy định về sở hữu tài sản và chứng từ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, giảm thiểu chi phí phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, điều này hỗ trợ tối ưu hóa lợi nhuận sau thuế một cách hợp pháp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty Luật ACC.