Mọi người cho em hỏi, bên em đang bị truy thu thuế do nghi ngờ bán hàng không xuất hóa đơn, nhưng thực tế nhiều khách không yêu cầu hóa đơn, vậy em có cách nào để chứng minh không cố tình trốn thuế không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về việc xuất hóa đơn khi bán hàng

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 9 (như bán hàng cho cá nhân không kinh doanh với giá trị nhỏ lẻ dưới 200.000 đồng mỗi lần và khách không yêu cầu hóa đơn). Tuy nhiên, nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn nhưng giao dịch vượt ngưỡng này hoặc thuộc đối tượng bắt buộc kê khai thuế, người bán vẫn có trách nhiệm chủ động lập hóa đơn để đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế. Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định rõ tại Điều 14 rằng người bán phải giao hóa đơn cho người mua ngay sau khi hoàn thành giao dịch, nhằm chứng minh doanh thu và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Hậu quả của việc không xuất hóa đơn

Việc không lập hóa đơn dẫn đến nghi ngờ trốn thuế, cơ quan thuế có quyền truy thu số thuế GTGT tương ứng với doanh thu chưa kê khai, cộng thêm tiền chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019). Ngoài ra, người bán có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn (Điều 25), hoặc cao hơn nếu chứng minh được có yếu tố cố ý trốn thuế (có thể lên đến 3 lần số thuế trốn). Trong trường hợp của Anh/Chị, nếu nhiều khách không yêu cầu hóa đơn, cơ quan thuế vẫn coi đây là vi phạm trừ khi chứng minh được giao dịch thực tế và không có ý định trốn tránh.

Cách chứng minh không cố tình trốn thuế

Để chứng minh không có hành vi cố tình trốn thuế, Anh/Chị cần tập trung vào việc thể hiện thiện chí tuân thủ pháp luật, dựa trên nguyên tắc tại Điều 109 Luật Quản lý thuế 2019, cho phép người nộp thuế được xem xét giảm nhẹ nếu hợp tác và cung cấp đầy đủ chứng cứ. Các biện pháp cụ thể bao gồm:

• Thu thập và lưu trữ chứng từ thay thế hóa đơn, như hợp đồng mua bán, biên nhận thanh toán, sao kê ngân hàng chứng minh dòng tiền thực tế từ khách hàng, hoặc dữ liệu từ hệ thống quản lý bán hàng (POS, phần mềm kế toán) để chứng minh doanh thu không bị che giấu.
• Lập biên bản giải trình chi tiết về lý do không xuất hóa đơn (ví dụ: khách hàng là cá nhân không kinh doanh và không yêu cầu), kèm theo danh sách khách hàng liên quan và bằng chứng giao dịch (hóa đơn nội bộ, phiếu xuất kho).
• Nộp đơn khiếu nại hoặc giải trình trực tiếp cho cơ quan thuế theo quy trình tại Điều 111 Luật Quản lý thuế 2019, yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ và đề xuất giảm mức truy thu nếu chứng minh được không có yếu tố chủ đích.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh

Thu thập toàn bộ chứng từ liên quan đến giao dịch bị nghi vấn, bao gồm hợp đồng, biên nhận, sao kê tài khoản ngân hàng và dữ liệu bán hàng. Đảm bảo hồ sơ được sắp xếp theo từng giao dịch cụ thể, với thời gian và giá trị rõ ràng, để chứng minh doanh thu thực tế khớp với báo cáo thuế. Việc này giúp cơ quan thuế xác nhận không có hành vi gian lận, theo hướng dẫn tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Bước 2: Nộp giải trình cho cơ quan thuế

Soạn thảo văn bản giải trình chính thức, trích dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nêu rõ lý do khách không yêu cầu hóa đơn, kèm theo hồ sơ chứng minh. Nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận thông báo truy thu (theo Điều 58 Luật Quản lý thuế 2019). Cơ quan thuế sẽ xem xét và có thể tổ chức đối thoại để xác minh.

Bước 3: Theo dõi và khiếu nại nếu cần

Sau khi nộp, theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế trong vòng 30 ngày. Nếu không đồng ý với quyết định truy thu, Anh/Chị có quyền khiếu nại lần đầu theo Điều 115 Luật Quản lý thuế 2019, với cơ sở là chứng cứ chứng minh thiện chí, nhằm giảm mức phạt hoặc hủy truy thu nếu chứng minh được không cố tình.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu và phạt, đồng thời xây dựng uy tín với cơ quan thuế, đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.