Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định về đăng ký giảm trừ người phụ thuộc
Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012), người nộp thuế chỉ được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc tại một đơn vị chi trả thu nhập trong cùng thời kỳ tính thuế. Cụ thể, Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn tại Điều 19 quy định rằng đăng ký giảm trừ phải được thực hiện một lần duy nhất tại nơi làm việc chính, và nếu chuyển đổi nơi làm việc, người nộp thuế phải hủy đăng ký cũ trước khi đăng ký mới để tránh trùng lặp. Thông tư 80/2021/TT-BTC (có hiệu lực từ năm 2022) bổ sung chi tiết tại Điều 13, nhấn mạnh rằng việc đăng ký trùng sẽ dẫn đến khấu trừ thuế sai, và cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra, thông báo để điều chỉnh. Trong trường hợp này, người lao động đã đăng ký trùng từ tháng 8/2024, dẫn đến tình trạng khấu trừ giảm trừ kép, vi phạm nguyên tắc không cho phép khai báo trùng người phụ thuộc tại nhiều đơn vị cùng lúc.
Lý do cơ quan thuế thông báo cho đơn vị cũ và trách nhiệm của các bên
Cơ quan thuế gửi thông báo trùng lặp đến đơn vị chi trả thu nhập ban đầu (công ty cũ) vì đây là nơi đã tiếp nhận và áp dụng đăng ký giảm trừ từ tháng 1/2024 đến tháng 8/2024, đồng thời là cơ sở dữ liệu đầu tiên ghi nhận người phụ thuộc theo hệ thống quản lý thuế điện tử (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, Điều 14). Việc gửi đến đơn vị cũ nhằm yêu cầu điều chỉnh kịp thời các khoản khấu trừ đã thực hiện sai từ tháng 8/2024, thay vì gửi đơn vị mới để tránh phức tạp hóa dữ liệu. Công ty cũ có trách nhiệm phối hợp với người lao động để xác minh và điều chỉnh, bao gồm tính toán lại số thuế đã khấu trừ thừa (nếu có) và thu hồi từ người lao động theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Công ty mới chỉ cần kiểm tra lại đăng ký và tiếp tục khấu trừ nếu đăng ký hợp lệ sau khi hủy cũ. Người lao động chịu trách nhiệm chính trong việc hủy đăng ký trùng, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 126/2020/NĐ-CP) nếu cố tình khai sai.
Quy trình giải quyết trường hợp trùng lặp và điều chỉnh thuế
Vì trường hợp này liên quan đến thủ tục điều chỉnh khấu trừ thuế và chuẩn bị quyết toán, quy trình được thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh phát sinh phạt.
Bước 1: Xác minh và thông báo nội bộ
Công ty cũ nhận thông báo từ cơ quan thuế cần ngay lập tức liên hệ người lao động để xác nhận tình trạng trùng lặp, yêu cầu cung cấp giấy tờ chứng minh hủy đăng ký tại đơn vị mới (nếu chưa). Đồng thời, kiểm tra hồ sơ nội bộ về các tháng khấu trừ từ tháng 8/2024 để tính toán số tiền giảm trừ thừa (mức giảm trừ hiện hành là 4.400.000 đồng/tháng/người phụ thuộc theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). Thời hạn thực hiện bước này là trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận thông báo để tránh chậm trễ quyết toán năm.
Bước 2: Hủy đăng ký giảm trừ tại đơn vị cũ
Người lao động phải nộp đơn hủy đăng ký giảm trừ người phụ thuộc cho công ty cũ theo mẫu tại Phụ lục 01 ban hành kèm Thông tư 111/2013/TT-BTC, kèm theo xác nhận từ công ty mới về việc đã đăng ký hợp lệ từ tháng 8/2024. Công ty cũ cập nhật vào hệ thống kê khai thuế TNCN hàng tháng (mẫu 05/KK-TNCN) và gửi bổ sung đến cơ quan thuế địa phương trong kỳ kê khai tiếp theo. Nếu người lao động không hợp tác, công ty cũ có quyền tạm dừng khấu trừ và báo cáo cơ quan thuế để xử lý.
Bước 3: Điều chỉnh khấu trừ thuế và thu hồi (nếu áp dụng)
Công ty cũ tính toán lại thuế TNCN phải nộp cho các tháng từ 8/2024 đến nay, bổ sung số thuế thiếu (nếu khấu trừ thừa giảm trừ) và khấu trừ vào lương các tháng sau hoặc yêu cầu người lao động hoàn trả một lần. Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:
- Bảng kê điều chỉnh khấu trừ thuế (mẫu tự lập dựa trên Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Bản sao thông báo trùng lặp từ cơ quan thuế.
- Xác nhận hủy đăng ký từ người lao động.
Nộp hồ sơ điều chỉnh qua hệ thống iHTKK hoặc eTax trong vòng 10 ngày sau khi hoàn tất bước 2, tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm theo Luật Quản lý thuế 2019.
Bước 4: Chuẩn bị quyết toán thuế năm 2024
Vì người lao động chưa quyết toán thuế 2024, toàn bộ năm sẽ được điều chỉnh tập trung tại quyết toán cuối năm (thời hạn đến 31/3/2025 theo Điều 44 Luật Thuế TNCN). Người lao động nộp quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (nếu có nhiều nơi làm việc) hoặc ủy quyền cho công ty mới. Công ty cũ cung cấp chứng từ khấu trừ (mẫu 14A/TNCN) đã điều chỉnh cho người lao động. Nếu phát hiện sai sót lớn, cơ quan thuế có thể truy thu và phạt từ 20% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, giảm thiểu chi phí phạt và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế TNCN. Đồng thời, người lao động được bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi quyết toán chính xác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận