Công ty Luật ACC xin gửi lời cảm ơn đến bạn vì đã tin tưởng và đặt câu hỏi về vấn đề pháp lý liên quan đến việc xuất hóa đơn khi người mua không cung cấp thông tin. Đây là một tình huống phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với các giao dịch bán lẻ hoặc với khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh. Dựa trên các quy định pháp luật mới nhất tại Việt Nam, chúng tôi xin cung cấp hướng dẫn chi tiết để giải quyết vấn đề này một cách đúng luật và hiệu quả.
1. Quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn điện tử
1.1. Nguyên tắc bắt buộc lập hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/6/2025), khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định, bất kể giá trị giao dịch là bao nhiêu và không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu lấy hóa đơn hay không. Điều này áp dụng cho tất cả các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, trừ một số trường hợp đặc thù được pháp luật quy định.
Hóa đơn điện tử phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: thông tin người bán, thông tin người mua (nếu có), nội dung giao dịch, thuế suất, số tiền thuế, và các thông tin khác theo quy định. Việc không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến các hình phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
1.2. Trường hợp người mua không cung cấp thông tin
Trong thực tế, không phải người mua nào cũng cung cấp đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế để xuất hóa đơn, đặc biệt là khách lẻ hoặc hộ kinh doanh nhỏ. Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC (vẫn được áp dụng trong giai đoạn chuyển đổi và được hướng dẫn thêm tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, được thay thế bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC), trường hợp người mua không cung cấp thông tin hoặc không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ dòng chữ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” trên hóa đơn.
Đối với các giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, việc lập hóa đơn là bắt buộc, trừ trường hợp người mua yêu cầu không lấy hóa đơn nhưng vẫn phải ghi chú rõ như trên. Đối với giao dịch dưới 200.000 đồng, nếu người mua không yêu cầu, người bán có thể lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thay vì xuất hóa đơn từng lần, nhưng phải tổng hợp vào một hóa đơn cuối ngày.
2. Hướng dẫn xử lý khi người mua không cung cấp thông tin
2.1. Đối với giao dịch từ 200.000 đồng trở lên
Khi người mua không cung cấp thông tin để xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
- Lập hóa đơn điện tử đúng quy định: Người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử và ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ thông tin người mua. Trong phần thông tin người mua, ghi rõ “người mua không cung cấp thông tin” hoặc “người mua không lấy hóa đơn”. Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, không bắt buộc ghi mã số thuế.
- Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống máy tính theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế khi cần thiết.
- Ghi chú trên hóa đơn: Đối với khách hàng nước ngoài, có thể thay thông tin địa chỉ bằng số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh, và quốc tịch theo Khoản 5, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ví dụ, trong trường hợp bán hàng tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại, nếu người mua là cá nhân không kinh doanh và không cung cấp thông tin, hóa đơn có thể bỏ trống các trường thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế, nhưng phải ghi rõ “khách lẻ không lấy hóa đơn”.
2.2. Đối với giao dịch dưới 200.000 đồng
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, đối với các giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, người bán không bắt buộc lập hóa đơn từng lần. Thay vào đó, cuối mỗi ngày, người bán cần lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ (theo mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC, vẫn được áp dụng trong một số trường hợp). Bảng kê này phải ghi rõ tổng số tiền bán hàng trong ngày, và một hóa đơn tổng hợp được lập với tiêu thức “bán lẻ không giao hóa đơn” tại phần thông tin người mua.
Nếu người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần bao gồm tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng” để đảm bảo minh bạch.
2.3. Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc hoạt động trong một số lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, vận tải hành khách, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Trong trường hợp này, hóa đơn vẫn cần được lập đầy đủ, ngay cả khi người mua không cung cấp thông tin. Hệ thống máy tính tiền sẽ tự động ghi nhận và tạo hóa đơn với các thông tin tối thiểu theo quy định.
3. Hậu quả pháp lý khi không tuân thủ
3.1. Mức phạt hành chính
Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu người bán không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua (trừ các trường hợp được miễn), sẽ bị xử phạt như sau:
- Phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng nếu không lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch khuyến mại, tặng, biếu, hoặc trả lương.
- Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn cho các giao dịch khác từ 200.000 đồng trở lên.
Ngoài ra, người bán có thể bị buộc lập hóa đơn bổ sung để khắc phục vi phạm.
3.2. Nguy cơ bị coi là trốn thuế
Nếu hành vi không lập hóa đơn được cơ quan thuế xác định là cố ý nhằm trốn thuế, người bán có thể bị truy cứu trách nhiệm theo Điều 17, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt cao hơn và có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
4. Giải pháp thực tiễn cho doanh nghiệp
4.1. Tăng cường nhận thức và đào tạo
Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên kế toán và bán hàng về quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là cách xử lý các trường hợp người mua không cung cấp thông tin. Việc nắm rõ quy định giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm.
4.2. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có tích hợp tính năng lập bảng kê bán lẻ hoặc ghi chú tự động khi người mua không cung cấp thông tin, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
4.3. Khuyến khích khách hàng cung cấp thông tin
Doanh nghiệp có thể khuyến khích khách hàng cung cấp thông tin bằng cách giải thích lợi ích của việc lấy hóa đơn, như minh bạch giao dịch hoặc sử dụng hóa đơn để bảo hành, khiếu nại.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC hy vọng rằng các hướng dẫn trên đã cung cấp cho bạn một cái nhìn rõ ràng và thực tiễn về cách xử lý khi người mua không cung cấp thông tin để xuất hóa đơn. Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn cần thêm sự tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng và chính xác.
Để lại một bình luận