Mình đang gặp vướng mắc về việc hoàn thuế cho chuyên gia nước ngoài đã rời Việt Nam, hiện tại họ đã đóng tài khoản ngân hàng tại đây, vậy tiền hoàn thuế có thể chuyển thẳng vào tài khoản của họ ở nước ngoài được không hay bắt buộc phải có một bên thứ ba ở Việt Nam đứng ra nhận thay thông qua hợp đồng ủy quyền có công chứng?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý về hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, cá nhân nước ngoài là đối tượng cư trú hoặc không cư trú tại Việt Nam đều có quyền được hoàn thuế nếu số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán. Đối với chuyên gia đã kết thúc hợp đồng và rời khỏi Việt Nam, việc quyết toán và hoàn thuế thường được thực hiện trước khi xuất cảnh hoặc thông qua ủy quyền sau khi đã về nước.

Căn cứ theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người nước ngoài cần được thực hiện tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập hoặc nơi cá nhân đăng ký cư trú cuối cùng trước khi về nước. Việc hoàn thuế được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản để đảm bảo tính minh bạch và an toàn.

Phương thức nhận tiền hoàn thuế: Trực tiếp hay Ủy quyền?

Xem thêm: Việc đứng tên hộ một cửa hàng mỹ phẩm online cho người thân trong thời gian họ chưa đủ điều kiện pháp lý đã khiến tôi trở thành chủ thể bị gọi làm việc khi phát sinh chênh lệch lớn giữa doanh thu thực tế và mức thuế khoán đã đăng ký, mặc dù tôi không trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh, không hưởng lợi nhuận và cũng không tham gia điều hành, hiện tại cơ quan thuế yêu cầu tôi kê khai bổ sung toàn bộ doanh thu trên tài khoản liên quan và nộp phần chênh lệch, trong tình huống này tôi có thể chuyển nghĩa vụ sang người thực tế kinh doanh hay bắt buộc phải chịu hoàn toàn vì là người đứng tên?

Pháp luật Việt Nam hiện nay khá linh hoạt trong việc chi trả tiền hoàn thuế cho cá nhân nước ngoài, cụ thể:

• Nhận qua tài khoản nước ngoài: Anh/Chị hoàn toàn có thể yêu cầu cơ quan thuế chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng quốc tế của chuyên gia. Tuy nhiên, hồ sơ phải cung cấp chính xác các thông tin: Tên chủ tài khoản (khớp với hộ chiếu), số tài khoản, tên ngân hàng bằng tiếng Anh, địa chỉ ngân hàng và mã SWIFT/BIC. Cần lưu ý rằng người nộp thuế sẽ chịu phí chuyển tiền quốc tế và rủi ro về chênh lệch tỷ giá.
• Nhận qua bên thứ ba (Ủy quyền): Đây là phương thức phổ biến nhất khi chuyên gia không còn tài khoản tại Việt Nam và muốn tránh các thủ tục xác minh tài khoản quốc tế phức tạp. Chuyên gia sẽ ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức tại Việt Nam (thường là công ty cũ hoặc công ty luật) đứng ra thực hiện thủ tục và nhận tiền thay. Hợp đồng ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự (nếu ký tại nước ngoài) để có giá trị pháp lý tại Việt Nam theo Bộ luật Dân sự 2015.

Quy trình thực hiện hoàn thuế và ủy quyền

Để đảm bảo chuyên gia nhận được tiền hoàn thuế một cách nhanh chóng, Anh/Chị thực hiện theo quy trình 3 bước sau:

Bước 1: Quyết toán thuế và nộp hồ sơ hoàn thuế Anh/Chị cần lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 02/QTT-TNCN kèm theo các chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị chi trả cấp. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Đối với chuyên gia nước ngoài đã về nước, hồ sơ quyết toán phải kèm theo bản sao hộ chiếu thể hiện ngày nhập cảnh và xuất cảnh để xác định chính xác số ngày cư trú tại Việt Nam trong năm tính thuế. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc xác định tư cách "cá nhân cư trú" hay "không cư trú" sẽ quyết định mức thuế suất áp dụng (lũy tiến hoặc 20% toàn phần), từ đó xác định chính xác số thuế nộp thừa. Anh/Chị cần lưu ý nộp kèm xác nhận thu nhập từ đơn vị chi trả tại Việt Nam để cơ quan thuế có cơ sở đối soát dữ liệu trên hệ thống trước khi ra quyết định hoàn thuế.

Bước 2: Lập văn bản ủy quyền và xác thực pháp lý Trong trường hợp chuyên gia đã về nước, văn bản ủy quyền nhận tiền hoàn thuế phải được thực hiện đúng trình tự pháp luật quốc tế. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Nếu chuyên gia ký văn bản ủy quyền tại nước ngoài, văn bản này bắt buộc phải được công chứng tại nước sở tại và thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam trước khi gửi về Việt Nam sử dụng. Văn bản ủy quyền cần ghi rõ nội dung: "Ủy quyền cho bên nhận thay được thực hiện thủ tục kê khai, ký tên vào các văn bản thuế và nhận tiền hoàn thuế TNCN năm [năm quyết toán] vào tài khoản của bên được ủy quyền". Việc thực hiện đúng trình tự này theo Bộ luật Dân sự 2015 giúp hồ sơ không bị cơ quan thuế từ chối vì lý do thiếu căn cứ pháp lý về quyền thụ hưởng.

Xem thêm: Công ty tôi ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân không có đăng ký kinh doanh và đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ quy định, nhưng khi quyết toán thì bên thuế cho rằng hợp đồng mang tính chất thường xuyên và yêu cầu chuyển sang quan hệ lao động, vậy phần thuế đã khấu trừ xử lý thế nào?

Bước 3: Cơ quan thuế thẩm định và chi trả tiền hoàn Sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ nộp thuế và nội dung ủy quyền. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế "kiểm tra trước, hoàn thuế sau" thường là 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Sau khi có Quyết định hoàn thuế, Kho bạc Nhà nước sẽ thực hiện lệnh chi trả tiền vào tài khoản đã đăng ký (của chuyên gia hoặc của bên được ủy quyền). Trong trường hợp chuyển khoản quốc tế, thời gian nhận tiền có thể kéo dài hơn do quy trình trung gian của các ngân hàng đại lý. Anh/Chị nên theo dõi thông báo trên hệ thống Thuế điện tử để kịp thời giải trình các vướng mắc phát sinh trong quá trình đối soát chứng từ giữa cơ quan thuế và đơn vị chi trả thu nhập.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp chuyên gia nước ngoài nhận được khoản hoàn thuế đầy đủ, kịp thời, tránh các rủi ro pháp lý như chậm trễ hoặc mất quyền lợi. Đồng thời, giảm thiểu chi phí ủy quyền không cần thiết nếu có tài khoản nước ngoài sẵn sàng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.