Công ty em mua hàng nhưng nhà cung cấp xuất hóa đơn chậm sang tháng sau, vậy chi phí đó được tính vào tháng nào cho đúng?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm lập hóa đơn theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 42 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tương tự, Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ cũng xác định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ. Do đó, nhà cung cấp phải lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh giao dịch thực tế (tháng mua hàng), ngay cả khi hóa đơn được xuất muộn sang tháng sau. Việc xuất hóa đơn chậm không làm thay đổi thời điểm pháp lý của giao dịch, và hóa đơn phải ghi rõ ngày lập tương ứng với thời điểm bàn giao.

Thời điểm ghi nhận chi phí cho doanh nghiệp mua hàng

Việc ghi nhận chi phí mua hàng hóa trong kế toán và tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tuân thủ nguyên tắc dồn tích, nghĩa là chi phí được ghi nhận vào kỳ kế toán mà giao dịch phát sinh, bất kể thời điểm nhận hóa đơn. Cụ thể, chi phí mua hàng được tính vào tháng nhận hàng (thời điểm bàn giao), dựa trên hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc chứng từ liên quan, theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, để chi phí này được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp lệ (dù xuất chậm) kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, theo Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tài chính. Nếu hóa đơn xuất chậm, doanh nghiệp vẫn ghi nhận chi phí vào tháng phát sinh nhưng chỉ kê khai khấu trừ thuế GTGT từ kỳ có hóa đơn hợp lệ, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Hậu quả nếu không tuân thủ và lưu ý thực tiễn

Nếu nhà cung cấp xuất hóa đơn không đúng thời điểm, họ có thể bị xử phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Khoản 2 Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Đối với doanh nghiệp mua, việc ghi nhận chi phí sai kỳ có thể dẫn đến điều chỉnh số liệu kế toán, truy thu thuế và phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp theo Điều 13 Luật Quản lý thuế 2019. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn bổ sung đúng thời điểm và lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc, đồng thời tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương nếu giao dịch lớn.

Việc tuân thủ đúng thời điểm ghi nhận chi phí giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa khấu trừ thuế và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.