Em là kế toán mới ra trường và đang làm ở một công ty. Em có nhận tiền từ tài khoản ngân hàng cá nhân của sếp chuyển qua tài khoản cá nhân của em để em thanh toán tiền lương, thanh toán đơn hàng, thanh toán các chi phí văn phòng khác thì em có bị truy thu đóng thuế thu nhập cá nhân không? Và nếu bị truy thu thì em cần những gì để giải trình? Mong mọi người giải đáp dùm em. Em cảm ơn mọi người!

Nhận tiền từ sếp để thanh toán, có bị truy thu thuế thu nhập cá nhân?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Khái niệm thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Theo Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 (được sửa đổi, bổ sung), thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Theo đó, khoản tiền người lao động nhận được từ người sử dụng lao động sẽ được coi là thu nhập chịu thuế nếu mang bản chất là tiền lương, tiền công, không có nghĩa vụ hoàn trả và không thuộc các khoản được miễn thuế theo Điều 4 Luật Thuế TNCN.

Trường hợp khoản tiền chỉ là tạm ứng hoặc hoàn trả chi phí phục vụ công việc, có chứng từ hợp lệ và được quyết toán theo đúng quy định, thì không được xác định là thu nhập chịu thuế, theo hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Ngược lại, nếu khoản tiền chi trả không có chứng từ chứng minh, không gắn với quyết toán chi phí và làm phát sinh lợi ích cho người lao động, thì cơ quan thuế có thể xác định đây là thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và thực hiện truy thu theo quy định.

2. Phân tích trường hợp nhận tiền từ sếp để thanh toán

Trong tình huống Anh/Chị nhận tiền từ sếp để thanh toán các khoản chi phí (như hóa đơn công việc, mua sắm thiết bị), việc này có thể bị cơ quan thuế coi là thu nhập chịu thuế TNCN nếu không đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản tiền phải được ghi nhận rõ ràng là tạm ứng trong hợp đồng lao động hoặc biên bản giao nhận, theo quy định tại Nghị định 65/2013/NĐ-CP (Điều 5) hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNCN.
• Phải có chứng từ thanh toán hợp lệ (hóa đơn GTGT, biên lai) và hoàn trả số dư (nếu có) trong thời hạn quy định, thường không quá 30 ngày kể từ ngày nhận tạm ứng.

Nếu không chứng minh được, khoản tiền này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế với mức thuế suất lũy tiến từng phần từ 5% đến 35% (theo Biểu thuế lũy tiến tại Điều 7 Luật Thuế TNCN). Ví dụ, nếu nhận 20 triệu đồng mà không hoàn trả, cơ quan thuế có thể truy thu từ 1.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng tiền thuế, cộng thêm tiền phạt chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (Điều 59).

Rủi ro truy thu thường xảy ra khi cơ quan thuế kiểm tra định kỳ hoặc qua kê khai của doanh nghiệp, đặc biệt nếu sếp không khấu trừ thuế tại nguồn theo Điều 25 Luật Thuế TNCN.

3. Cách tránh rủi ro truy thu thuế TNCN

Để tránh bị truy thu, Anh/Chị cần thực hiện các biện pháp sau:

• Lập biên bản tạm ứng tiền rõ ràng, ghi chi tiết mục đích sử dụng, số tiền và thời hạn hoàn trả, ký xác nhận giữa sếp và nhân viên.
• Thu thập đầy đủ chứng từ thanh toán (hóa đơn, biên lai) và nộp lại cho doanh nghiệp để hạch toán chi phí, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC (Điều 4).
• Doanh nghiệp phải kê khai và khấu trừ thuế nếu khoản tiền vượt 2 triệu đồng/lần (theo Điều 25 Luật Thuế TNCN), đồng thời lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm để đối chiếu khi kiểm tra.

Nếu đã bị truy thu sai, Anh/Chị có quyền khiếu nại theo quy trình tại Luật Quản lý thuế 2019 (Chương VII), với thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận quyết định. Việc tuân thủ giúp tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế truy thu, theo Điều 142 Luật Quản lý thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định về tạm ứng và chứng từ không chỉ giúp tránh truy thu thuế TNCN mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quan hệ lao động, giảm rủi ro pháp lý cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Đồng thời, điều này hỗ trợ doanh nghiệp khấu trừ chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.