Dạ, em chào anh chị, em đang làm nhân viên ở doanh nghiệp nhỏ, các khoản chi phí như tiền điện, nước, tiền điện thoại, dịch vụ khác, tiền hàng (loại không có hóa đơn đầu vào)… thường sếp sẽ chuyển tiền từ cá nhân qua tài khoản cá nhân của em, và em sẽ thanh toán bằng tài khoản cá nhân thay cho công ty (không có hóa đơn nên không ghi vào chi phí). Các anh chị hỗ trợ giúp em, việc em chuyển thanh toán từ tài khoản cá nhân thì có bị ảnh hưởng gì về thuế cá nhân không? Hay em phải ra ngân hàng nộp tiền thẳng đến các tài khoản đó là tốt nhất?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014 và 2023), thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương, tiền công bao gồm tất cả các khoản thu nhập mà cá nhân nhận được dưới hình thức tiền hoặc không phải tiền từ việc làm, trừ các khoản được miễn thuế. Cụ thể, nếu nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán chi phí liên quan đến công việc (như chi phí đi lại, ăn ở, hội nghị), và sau đó được công ty hoàn trả, khoản hoàn trả này có thể được coi là thu nhập chịu thuế TNCN nếu không chứng minh được tính chất chi phí hợp lý, hợp lệ theo quy định pháp luật.

Các trường hợp ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế

• Trường hợp được miễn thuế: Theo Điều 2 và Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản chi phí mà nhân viên tự chi trả và được hoàn lại sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế nếu thuộc diện chi phí được miễn thuế, chẳng hạn như chi phí đi lại, ăn ở trong nước hoặc nước ngoài theo mức quy định (ví dụ: mức ăn ở nước ngoài không vượt quá 100 USD/ngày theo Nghị định 65/2013/NĐ-CP). Nhân viên cần cung cấp hóa đơn, chứng từ hợp lệ để chứng minh chi phí phục vụ trực tiếp cho công việc, tránh bị cơ quan thuế coi là thu nhập cá nhân.
• Trường hợp chịu thuế: Nếu khoản hoàn trả không có chứng từ chứng minh hoặc vượt mức miễn thuế, toàn bộ hoặc phần vượt mức sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Ví dụ, theo Điều 7 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập từ các khoản bồi thường chi phí cá nhân (như điện thoại, xăng xe) chỉ được miễn nếu có quy định nội bộ công ty và chứng từ rõ ràng; nếu không, nhân viên phải kê khai và nộp thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần (từ 5% đến 35% tùy mức thu nhập).
• Trách nhiệm của doanh nghiệp và nhân viên: Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN tại nguồn theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014 và 2023), bao gồm việc kiểm tra chứng từ trước khi hoàn trả. Nhân viên cần lưu giữ hồ sơ để quyết toán thuế hàng năm, tránh rủi ro bị truy thu thuế kèm phạt chậm nộp (0,03%/ngày theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Lời khuyên thực tiễn để tránh rủi ro thuế

Để giảm thiểu ảnh hưởng thuế, doanh nghiệp nên ban hành quy chế nội bộ về chi phí công việc, yêu cầu nhân viên sử dụng thẻ công ty hoặc hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu phát sinh hoàn trả, cần lập biên bản chi tiết và kê khai đầy đủ trong tờ khai thuế TNCN (mẫu 05/KK-TNCN). Việc tuân thủ giúp tránh tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa chi phí.

Việc tuân thủ đúng quy định thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp và nhân viên tránh phạt hành chính (từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP) mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro kiểm tra thuế sau này, góp phần ổn định hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.