Có ai biết vì sao khi nhập chứng từ khấu trừ thuế vào tờ khai quyết toán mà hệ thống báo trùng chứng từ dù mình chỉ nhập một lần không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên nhân có thể dẫn đến lỗi báo trùng chứng từ

Lỗi hệ thống báo trùng chứng từ khi nhập vào tờ khai quyết toán thuế (thường là tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 02/QTT-TNCN hoặc thuế giá trị gia tăng) có thể xuất phát từ một số nguyên nhân kỹ thuật và quy trình kê khai, dù người nộp thuế chỉ thực hiện nhập một lần. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, việc kê khai thuế phải đảm bảo tính chính xác và không trùng lặp dữ liệu để tránh sai sót trong cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.

Các nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Dữ liệu chứng từ đã được hệ thống tự động đồng bộ từ kỳ kê khai trước;
• Lỗi cache tạm thời trong phần mềm hỗ trợ kê khai như iHTKK hoặc eTax;
• Hoặc trùng mã số chứng từ do nhập sai định dạng (ví dụ: mã số thuế người khấu trừ hoặc số chứng từ không khớp với dữ liệu gốc từ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Ngoài ra, nếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã được người trả thu nhập báo cáo trước đó qua hệ thống điện tử, hệ thống sẽ tự động phát hiện trùng lặp để ngăn chặn kê khai kép, nhằm tuân thủ nguyên tắc minh bạch dữ liệu theo Điều 27 Luật Quản lý thuế 2019.

Để khắc phục lỗi này, Anh/Chị cần thực hiện theo quy trình kiểm tra và xử lý sau, dựa trên hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định về quy trình kê khai, nộp thuế điện tử (có hiệu lực từ ngày 01/9/2021). Quy trình này giúp đảm bảo dữ liệu được cập nhật chính xác mà không vi phạm quy định pháp luật.

Bước 1: Kiểm tra dữ liệu chứng từ gốc

Xác minh lại chứng từ khấu trừ thuế (như biên lai khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 14/TH-TNCN) để đảm bảo mã số, ngày tháng và số tiền không bị trùng với bất kỳ chứng từ nào đã kê khai trước đó. Nếu chứng từ được cấp qua hệ thống hóa đơn điện tử, truy xuất dữ liệu từ Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) để đối chiếu. Việc này tránh sai sót theo Điều 15 Luật Quản lý thuế 2019, nơi yêu cầu người nộp thuế chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.

Bước 2: Xóa cache và thử nhập lại

Đóng phần mềm kê khai (iHTKK hoặc eTax), xóa bộ nhớ tạm (cache) bằng cách vào phần cài đặt hệ thống và chọn tùy chọn xóa dữ liệu tạm thời, sau đó khởi động lại và nhập chứng từ một lần nữa. Nếu sử dụng eTax, đăng xuất hoàn toàn và đăng nhập lại để hệ thống làm mới dữ liệu. Quy trình này được khuyến nghị trong hướng dẫn sử dụng phần mềm của Tổng cục Thuế, giúp khắc phục lỗi kỹ thuật tạm thời mà không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của tờ khai.

Bước 3: Kiểm tra lịch sử kê khai và liên hệ hỗ trợ

Truy cập lịch sử kê khai trên tài khoản eTax để xem chứng từ có bị ghi nhận trùng lặp từ kỳ trước không. Nếu vẫn báo lỗi, liên hệ đường dây nóng hỗ trợ của Tổng cục Thuế (1800-1523) hoặc Chi cục Thuế địa phương để được hướng dẫn chỉnh sửa hoặc hủy tờ khai tạm thời theo Điều 50 Luật Quản lý thuế 2019. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan thuế có thể hỗ trợ cập nhật dữ liệu thủ công, nhưng Anh/Chị phải cung cấp bản scan chứng từ gốc để xác thực.

Nếu lỗi vẫn tiếp diễn sau các bước trên, có thể do vấn đề hệ thống chung, và Anh/Chị nên nộp tờ khai giấy kèm giải trình theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung quy định về quản lý thuế) để tránh chậm trễ quyết toán, với mức phạt chậm nộp từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy theo thời gian vi phạm theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ đúng quy trình kê khai giúp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo quyết toán thuế chính xác và kịp thời, từ đó giảm thiểu phạt hành chính và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, sử dụng hệ thống điện tử tăng cường tính minh bạch, hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân quản lý tài chính hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.