Anh chị em có kinh nghiệm chỉ giúp. Lúc trước kế toán cũ nhập hàng tồn kho ảo nhiều giá thấp, mà bây giờ hàng tồn thực tế ít, giá cao gấp 10 lần. Giờ xử lý ra sao? Bán ra lời nhiều chủ không chịu.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Phân tích tình huống và hậu quả pháp lý

Tình huống hiện tại cho thấy sự sai lệch nghiêm trọng giữa sổ sách và thực tế: số lượng tồn kho ảo lớn nhưng giá trị ghi nhận thấp, trong khi thực tế hàng ít nhưng giá trị cao. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung) và Điều 9 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận chi phí được trừ khi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc không điều chỉnh kịp thời sẽ dẫn đến hành vi khai sai căn cứ tính thuế, gây thiếu số thuế phải nộp.

Nếu cơ quan thuế thanh tra và phát hiện, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế TNDN trên phần lợi nhuận chưa kê khai, kèm theo tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Ngoài ra, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu thuế là 20% số tiền thuế thiếu; nếu bị quy kết là trốn thuế, mức phạt có thể lên đến 1 – 3 lần số thuế trốn (từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ).

2. Quy trình điều chỉnh tồn kho và kê khai bổ sung

Để xử lý dứt điểm sai sót từ kế toán cũ và đưa số liệu về đúng thực tế, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình 4 bước sau:

Bước 1: Kiểm kê và lập biên bản thực tế

Doanh nghiệp thực hiện kiểm kê tổng thể kho hàng tại thời điểm phát hiện sai sót để xác định chính xác số lượng và giá trị hàng hóa hiện có. Biên bản kiểm kê phải được lập chi tiết, có xác nhận của ban lãnh đạo, kế toán trưởng và thủ kho, nêu rõ lý do chênh lệch (do sai sót trong ghi nhận của kế toán cũ). Việc này tạo cơ sở dữ liệu gốc để giải trình với cơ quan thuế về tính trung thực của việc điều chỉnh, tránh bị nghi ngờ là hành vi tẩu tán tài sản hoặc gian lận thương mại.

Bước 2: Điều chỉnh sổ sách kế toán và tờ khai

Dựa trên biên bản kiểm kê, kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh giảm số lượng ảo và tăng giá trị thực tế của hàng tồn kho theo nguyên tắc của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Nếu việc tăng giá trị hàng tồn kho dẫn đến phát sinh thu nhập, doanh nghiệp ghi nhận vào thu nhập khác (TK 711) và chuẩn bị hồ sơ khai bổ sung. Việc tự giác điều chỉnh sổ sách và nộp tờ khai bổ sung trong vòng 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót là minh chứng cho sự cầu thị của doanh nghiệp, giúp giảm thiểu đáng kể các tình tiết tăng nặng khi cơ quan thuế xem xét xử phạt.

Bước 3: Kê khai và nộp bổ sung thuế TNDN

Doanh nghiệp tính toán lại thu nhập chịu thuế của các kỳ bị ảnh hưởng và lập tờ khai bổ sung thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN. Số thuế chênh lệch phát sinh sau khi điều chỉnh giá trị tồn kho phải được nộp ngay vào ngân sách nhà nước cùng với tiền chậm nộp tự tính để hoàn tất nghĩa vụ. Theo Điều 138 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp chủ động khai bổ sung trước khi có quyết định kiểm tra, mức xử phạt sẽ được giảm nhẹ đáng kể so với việc để cơ quan thuế tự phát hiện trong quá trình thanh tra định kỳ.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi

Sau khi hoàn tất kê khai và nộp thuế, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ để làm cơ sở chứng minh khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra. Việc lưu trữ giúp tránh tranh chấp pháp lý sau này và tuân thủ quy định tại Điều 37 Luật Kế toán 2015. Đồng thời, theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế trong vòng 30 ngày để xử lý khiếu nại nếu cần, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Các hồ sơ chính cần lưu trữ bao gồm:

• Biên bản kiểm kê tồn kho thực tế và báo cáo giải trình sai sót nội bộ.
• Hóa đơn, chứng từ gốc liên quan đến việc nhập hàng thực tế.
• Tờ khai thuế TNDN bổ sung và biên lai nộp tiền vào ngân sách.
• Sổ chi tiết hàng tồn kho đã được điều chỉnh.

Việc tuân thủ điều chỉnh tồn kho và kê khai thuế kịp thời giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt nặng, đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững và minh bạch theo pháp luật. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro pháp lý từ sai sót kế toán quá khứ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi với ạ: Một. Phần cho thuê nhà có bị vướng vào doanh thu của hộ kinh doanh không? Hai. Năm hai nghìn không trăm hai mươi lăm chủ thuê đã tự kê khai và nộp thuế. Qua năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu muốn chuyển sang doanh nghiệp kê khai hộ và nộp thuế hộ, thì cần những thủ tục gì để chuyển từ chủ thuê sang doanh nghiệp? Em cảm ơn.

Xem thêm: Năm hai nghìn không trăm hai mươi lăm thì cửa hàng bán điện thoại của chúng tôi được đứng tên của chồng em. Và cửa hàng giày chỉ bán online tại nhà cũng được đứng tên của chồng em nhưng sang năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu. Giờ em muốn tách riêng ra hai hộ kinh doanh khác nhau vì em không bán giày nữa chỉ có chồng em bán thôi. Hai địa chỉ tại hai cơ sở khác nhau. Hai mặt hàng khác nhau. Chồng em có lên đóng giấy phép kinh doanh lại thì cán bộ thuế tại khu vực báo nếu để người nhà là em mà lại đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa điểm chồng em vừa hủy giấy phép kinh doanh thì có nguy cơ vi phạm lách thuế. Nhưng bây giờ em muốn tách riêng để quản lý rõ ràng, cũng như kê khai thuận tiện. Và thực tế chúng tôi không tham gia vào công việc kinh doanh của nhau. Nếu gộp chung vào như vậy rất bất cập cho hai vợ chồng. Em gọi hotline thuế thì họ bảo tách được. Mà cán bộ thuế tại khu vực thì lại dọa. Giờ em phải làm sao nhỉ.