Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật khi xuất hóa đơn, tránh các rủi ro về thuế và tranh chấp sau này. Việc nắm rõ các yếu tố bắt buộc không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn hỗ trợ công tác kế toán, kê khai thuế được chính xác. Doanh nghiệp cần hiểu rõ để áp dụng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong giao dịch kinh doanh

Hóa đơn điện tử là chứng từ do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập dưới dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, thuận tiện trong lưu trữ, tra cứu và hỗ trợ cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong công tác quản lý thuế.

Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập, quản lý, sử dụng và lưu trữ đúng quy định, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và toàn vẹn của dữ liệu.

Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử để hạn chế sai sót, bảo đảm việc hạch toán kế toán, kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.

2. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo quy định về nội dung hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải thể hiện các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Số hóa đơn;
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
• Thông tin người bán gồm tên, địa chỉ, mã số thuế;
• Thông tin người mua (nếu thuộc trường hợp phải thể hiện) gồm tên, địa chỉ, mã số thuế;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền;
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có);
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký điện tử theo quy định đối với từng loại hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Các thông tin trên hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch thực tế, thống nhất với hợp đồng, chứng từ giao nhận và hồ sơ kế toán liên quan. Doanh nghiệp không được lược bỏ hoặc ghi sai các nội dung bắt buộc làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hóa đơn.

Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn tiền điện miền Nam

3. Cách kiểm tra nội dung trên hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp nên kiểm tra nội dung hóa đơn điện tử trước khi hạch toán hoặc kê khai thuế theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thông tin người bán, người mua, mã số thuế và ngày lập hóa đơn.

Bước 2: Đối chiếu tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền với giao dịch thực tế.

Bước 3: Kiểm tra thuế suất, tiền thuế và tổng giá trị thanh toán.

Bước 4: Kiểm tra chữ ký điện tử, mã của cơ quan thuế (nếu có) và tra cứu tình trạng hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế theo Luật Quản lý thuế 2025.

Bước 5: Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán 2015, bảo đảm dữ liệu có thể truy cập, tra cứu và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Trường hợp phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý theo quy định về điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Xem thêm: Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì? Tìm hiểu thêm

4. Lưu ý khi lập hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định;
• Bảo đảm tên hàng hóa, dịch vụ phản ánh đúng bản chất của giao dịch;
• Kiểm tra chính xác số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất;
• Không tự ý sửa đổi dữ liệu của hóa đơn đã phát hành mà phải xử lý theo quy định khi phát hiện sai sót;
• Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử bảo đảm khả năng truy cập, tra cứu theo quy định của Luật Kế toán 2015 và Luật Quản lý thuế 2025.

Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung bắt buộc, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nếu hành vi vi phạm thuộc trường hợp bị xử phạt, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử thiếu một nội dung bắt buộc có bị phạt không?

Trả lời: Có thể. Trường hợp hóa đơn không đáp ứng quy định về nội dung bắt buộc, doanh nghiệp cần kịp thời xử lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nếu thuộc trường hợp vi phạm hành chính thì có thể bị xử lý theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp có được tự ý thêm bớt nội dung trên hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Doanh nghiệp được bổ sung một số thông tin phục vụ quản lý hoặc nhận diện thương hiệu nếu không làm thay đổi, che khuất hoặc lược bỏ các nội dung bắt buộc theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử có cần in giấy để lưu trữ không?

Trả lời: Không. Theo Luật Kế toán 2015, Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu được lưu giữ an toàn, đầy đủ và có thể cung cấp khi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững để hoạt động tuân thủ pháp luật. Việc áp dụng đúng quy định không chỉ tránh rủi ro mà còn nâng cao hiệu quả quản lý. Liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện đúng chuẩn.