Nộp hồ sơ ủy thác tư pháp ở cơ quan nào tại Việt Nam?

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, các giao dịch và quan hệ dân sự có yếu tố nước ngoài phát sinh ngày càng nhiều, kéo theo đó là nhu cầu thực hiện tương trợ tư pháp – cụ thể là ủy thác tư pháp – trở nên phổ biến. Để giải đáp thắc mắc về việc nộp hồ sơ ủy thác tư pháp ở đâu cho đúng quy định mới nhất, Công ty Luật ACC xin chia sẻ những thông tin pháp lý quan trọng được cập nhật từ Nghị định 158/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026).

1. Tổng quan về Nghị định 158/2026/NĐ-CP

Ngày 15/05/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định 158/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Tương trợ tư pháp về dân sự. Văn bản này đóng vai trò then chốt trong việc hướng dẫn trình tự, thủ tục, trách nhiệm của các cơ quan và quy định cụ thể về chi phí trong hoạt động tương trợ tư pháp giữa Việt Nam và các quốc gia khác.

Đối tượng áp dụng của Nghị định bao gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài có liên quan đến hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự. Việc nắm vững các quy định này giúp đương sự, cơ quan thi hành án và các tổ chức liên quan thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh sai sót trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ.

2. Nộp hồ sơ ủy thác tư pháp tại cơ quan nào?

Theo quy định tại Nghị định 158/2026/NĐ-CP, trình tự nộp hồ sơ được thiết lập để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả thông qua sự phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước.

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Việc nộp hồ sơ không thực hiện tại một điểm duy nhất mà thông qua quy trình tiếp nhận và chuyển giao giữa các bộ, ngành:

• Bộ Tư pháp: Đây là cơ quan đầu mối chủ trì trong việc quản lý, tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ ủy thác tư pháp về dân sự của Việt Nam.
• Bộ Ngoại giao: Sau khi hồ sơ được Bộ Tư pháp kiểm tra và đủ điều kiện, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm tiếp nhận và thực hiện việc chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (thông qua đường ngoại giao).
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chuyển giao, theo dõi quá trình thực hiện và thông báo kết quả từ nước ngoài về trong nước.

Lưu ý: Đương sự hoặc cơ quan có yêu cầu (như Tòa án, cơ quan Thi hành án) cần phối hợp chặt chẽ với Bộ Tư pháp ngay từ bước lập hồ sơ để đảm bảo hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung và số lượng.

>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục khai nhận di sản thừa kế xuyên biên giới

3. Quy định về chi phí thực hiện ủy thác tư pháp

Một điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 158/2026/NĐ-CP là quy định cụ thể về việc nộp tạm ứng chi phí khi chi phí thực tế chưa được xác định.

3.1. Đối tượng có nghĩa vụ nộp chi phí

Người có nghĩa vụ nộp chi phí thực tế thực hiện yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự của Việt Nam bao gồm:

• Đương sự trong vụ việc dân sự (đối với các yêu cầu tống đạt, thu thập chứng cứ, quyết định kháng nghị…).
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu thi hành bản án, quyết định.
• Cơ quan thi hành án dân sự (trong trường hợp chủ động ra quyết định thi hành án).

3.2. Ví dụ về mức tạm ứng chi phí

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 158/2026/NĐ-CP, trường hợp chi phí thực tế chưa xác định được tại thời điểm lập hồ sơ, người có nghĩa vụ phải nộp tạm ứng 03 triệu đồng tại cơ quan thi hành án dân sự tỉnh, thành phố nơi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tương trợ tư pháp đặt trụ sở.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn tranh chấp tài sản với việt kiều

4. Những lưu ý để hồ sơ hợp lệ

Để tránh bị trả lại hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý, hồ sơ ủy thác tư pháp cần đáp ứng các điều kiện sau theo hướng dẫn tại Nghị định 158/2026/NĐ-CP:

• Đủ thành phần: Đảm bảo đủ số lượng bản dịch và tài liệu theo quy định của Luật Tương trợ tư pháp.
• Tính pháp lý: Bản dịch phải được chứng thực chữ ký của người dịch theo đúng quy định.
• Định dạng: Văn bản yêu cầu phải là bản chính, được lập đúng mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.
• Phạm vi: Lập hồ sơ riêng biệt cho từng đương sự, từng địa chỉ và từng phạm vi tương trợ tư pháp cụ thể.

Việc nắm bắt chính xác quy định tại Nghị định 158/2026/NĐ-CP là chìa khóa để hoàn tất hồ sơ ủy thác tư pháp nhanh chóng và đúng luật. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo hồ sơ hoặc tư vấn chi tiết hơn về các tình huống pháp lý phức tạp, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu.