Sau khi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online thì có cần in ra và nộp thêm bản giấy lên cơ quan thuế hay chỉ cần theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống là đủ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Giá trị pháp lý của hồ sơ hoàn thuế TNCN nộp điện tử

Theo quy định tại Điều 15 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ thuế điện tử được nộp qua hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan thuế có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ giấy. Việc thực hiện giao dịch điện tử là hình thức chính thống được pháp luật khuyến khích, giúp tối ưu hóa thời gian và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hành chính.

Cụ thể, Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định rằng khi Anh/Chị đã nộp hồ sơ hoàn thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, thủ tục được coi là đã hoàn tất mà không bắt buộc phải in ra nộp bản giấy. Cơ quan thuế chỉ yêu cầu nộp hồ sơ giấy trong một số trường hợp đặc biệt phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thực tế khi phát hiện dấu hiệu rủi ro hoặc sai lệch dữ liệu nghiêm trọng mà hồ sơ điện tử chưa làm rõ được.

Quy trình theo dõi xử lý hồ sơ sau khi nộp online

Xem thêm: Em đang gặp tình huống là trong năm vừa rồi có nhận lương tại công ty chính và thêm một số khoản thu nhập từ việc nhận làm báo cáo thuê cho người quen, tiền chuyển khoản nhiều lần nhỏ lẻ và không bị khấu trừ thuế tại nguồn, vậy khi tổng hợp để quyết toán thuế TNCN thì em có cần cộng toàn bộ các khoản này lại để kê khai chung không ạ?

Sau khi gửi hồ sơ thành công, Anh/Chị chỉ cần theo dõi trạng thái trên hệ thống eTax mà không cần trực tiếp đến cơ quan thuế. Quy trình này được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thông báo tiếp nhận và tính hợp lệ của hồ sơ Ngay sau khi Anh/Chị gửi tờ khai, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo bước 1 xác nhận đã nhận được hồ sơ điện tử và sau đó là thông báo bước 2 về việc hồ sơ được chấp nhận hay không. Việc theo dõi sát sao hai thông báo này rất quan trọng để đảm bảo hồ sơ không bị lỗi kỹ thuật hoặc sai sót thông tin định danh ngay từ đầu, giúp Anh/Chị kịp thời điều chỉnh nếu có phản hồi từ chối tiếp nhận từ hệ thống quản lý thuế tập trung. Đoạn văn này làm rõ rằng mã giao dịch điện tử được cấp tại bước này chính là bằng chứng pháp lý duy nhất chứng minh Anh/Chị đã hoàn thành nghĩa vụ nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định, là cơ sở để bảo vệ quyền lợi nếu phát sinh khiếu nại về sau.

Bước 2: Theo dõi tiến độ xử lý và phản hồi từ cơ quan thuế Anh/Chị cần định kỳ đăng nhập vào tài khoản eTax cá nhân để kiểm tra trạng thái hồ sơ, thường chuyển từ "Đang xử lý" sang "Chấp nhận" hoặc "Yêu cầu giải trình". Thời gian xử lý hoàn thuế thường kéo dài từ 06 ngày làm việc (diện hoàn trước kiểm sau) đến 40 ngày (diện kiểm trước hoàn sau) theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Việc phản hồi kịp thời các yêu cầu bổ sung thông tin qua mạng không chỉ giúp đẩy nhanh tiến độ thẩm định mà còn giúp Anh/Chị tránh được rủi ro bị từ chối hoàn thuế do không cung cấp đủ chứng từ chứng minh các khoản giảm trừ gia cảnh hoặc số thuế đã nộp thừa trong năm.

Xem thêm: Một anh quen của em làm việc cho công ty nước ngoài và nhận lương chuyển trực tiếp về tài khoản cá nhân tại Việt Nam, không qua khấu trừ tại nguồn, nên đang không rõ khi quyết toán thuế TNCN thì anh ấy phải tự kê khai toàn bộ thu nhập đó theo năm hay theo từng lần nhận tiền?

Bước 3: Nhận thông báo kết quả và tất toán hoàn thuế Khi cơ quan thuế phê duyệt, một Quyết định hoàn thuế điện tử sẽ được ban hành và gửi vào hòm thư thuế của Anh/Chị, đồng thời lệnh chi tiền sẽ được gửi sang Kho bạc Nhà nước. Nếu hồ sơ bị từ chối, cơ quan thuế phải nêu rõ lý do bằng văn bản điện tử để Anh/Chị có cơ sở chỉnh sửa và nộp lại tờ khai bổ sung mà không phải nộp lại từ đầu các chứng từ đã được xác nhận. Việc hoàn tất quy trình này một cách chuẩn xác sẽ giúp tiền hoàn thuế được chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng chính chủ, đồng thời bảo vệ Anh/Chị khỏi các chế tài xử phạt hành chính về thuế vốn có mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng nếu để xảy ra sai phạm nghiêm trọng trong kê khai.

Việc tuân thủ nộp và theo dõi hồ sơ điện tử giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí di chuyển và đảm bảo tính chính xác trong quản lý thuế. Đồng thời, tránh các sai sót dẫn đến từ chối hoàn thuế hoặc phát sinh nghĩa vụ bổ sung. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.