Phần mềm lấy đủ hóa đơn mua vào cho kế toán
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý về hóa đơn mua vào và vai trò của phần mềm hỗ trợ
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn mua vào là chứng từ bắt buộc để doanh nghiệp kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể, Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử phải được lập, truyền và lưu trữ đầy đủ, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể thay đổi.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là Thông tư 78/2021/TT-BTC) tại Điều 7 nhấn mạnh rằng người mua phải nhận hóa đơn điện tử từ người bán qua hệ thống điện tử, và doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hóa đơn để phục vụ công tác kế toán.
Việc sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm hỗ trợ lấy dữ liệu hóa đơn từ cơ quan thuế là khuyến khích để đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời, tránh sai sót trong kê khai thuế. Phần mềm này thường tích hợp với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, giúp tự động tra cứu và tải về toàn bộ hóa đơn mua vào đã được cơ quan thuế xác nhận.
Điều kiện sử dụng phần mềm lấy hóa đơn mua vào
Để sử dụng phần mềm lấy đủ hóa đơn mua vào, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau theo quy định pháp luật:
- Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm việc thông báo với cơ quan thuế về phần mềm kế toán đang sử dụng.
- Phần mềm phải được chứng nhận tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo Phụ lục I Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo kết nối an toàn với hệ thống dữ liệu quốc gia về hóa đơn điện tử.
- Người sử dụng phải có tài khoản giao dịch điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn), với chữ ký số hợp lệ theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023.
- Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp pháp của phần mềm, tránh sử dụng phần mềm không được cơ quan thuế công nhận để tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế.
Quy trình lấy hóa đơn mua vào qua phần mềm
Việc lấy hóa đơn mua vào qua phần mềm được thực hiện theo quy trình sau, dựa trên hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC về tra cứu và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử:
Bước 1: Đăng nhập và kết nối hệ thống
Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm kế toán bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế. Phần mềm sẽ tự động kết nối với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế qua API (Application Programming Interface – giao diện lập trình ứng dụng) để truy cập dữ liệu hóa đơn. Quá trình này yêu cầu xác thực bằng chữ ký số, đảm bảo an toàn dữ liệu theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời gian kết nối thường mất dưới 5 phút nếu hệ thống ổn định.
Bước 2: Tra cứu và lọc hóa đơn
Trong phần mềm, chọn chức năng tra cứu hóa đơn mua vào theo kỳ kế toán (tháng/quý/năm), nhập mã số thuế người bán hoặc khoảng thời gian giao dịch. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn điện tử đã được người bán truyền đến cơ quan thuế và chuyển cho người mua. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế để được công nhận hợp lệ; nếu thiếu, doanh nghiệp cần yêu cầu người bán bổ sung. Kết quả tra cứu sẽ bao gồm đầy đủ thông tin như số hóa đơn, ngày lập, giá trị, thuế suất.
Bước 3: Tải về và nhập dữ liệu vào sổ sách kế toán
Sau khi xác nhận, phần mềm tự động tải file XML hoặc PDF của hóa đơn về máy chủ doanh nghiệp. Dữ liệu sẽ được nhập trực tiếp vào phần mềm kế toán để ghi nhận vào sổ cái, tính toán khấu trừ GTGT theo Điều 15 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính chính xác trước khi lưu trữ, với thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu phát hiện hóa đơn sai sót, liên hệ người bán để lập biên bản điều chỉnh theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Báo cáo và lưu trữ
Hoàn tất, phần mềm tạo báo cáo tổng hợp hóa đơn mua vào để nộp kèm tờ khai thuế GTGT theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Dữ liệu được lưu trữ điện tử, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng tra cứu sau này, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu kê khai thiếu hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ quy định về hóa đơn mua vào qua phần mềm giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế, tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt, đồng thời tối ưu hóa quy trình kế toán. Việc áp dụng công nghệ này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính theo pháp luật hiện hành. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận