Phí tham gia Quỹ bảo toàn được hạch toán như thế nào?

Nghĩa vụ trích nộp phí tham gia Quỹ bảo đảm an toàn hệ thống quỹ tín dụng nhân dân (Quỹ bảo toàn) không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt tuân thủ pháp lý ngân hàng mà còn là một nghiệp vụ kế toán quan trọng tại các quỹ tín dụng nhân dân và Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam. Việc hạch toán đúng tài khoản, ghi nhận đúng kỳ kế toán và xác định đúng bản chất chi phí không chỉ phản ánh trung thực kết quả kinh doanh mà còn bảo đảm tính hợp lý của chi phí khi quyết toán thuế. Công ty Luật ACC xin hướng dẫn chi tiết quy trình hạch toán kế toán đối với khoản phí tham gia Quỹ bảo toàn theo khung chuẩn mực pháp lý mới nhất.

1. Bản chất kế toán và căn cứ pháp lý của khoản phí Quỹ bảo toàn

Việc ghi nhận, hạch toán và phản ánh chi phí trích nộp Quỹ bảo toàn được điều chỉnh bởi hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng và Thông tư 10/2026/TT-NHNN (sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 27/2024/TT-NHNN quy định về ngân hàng hợp tác xã, việc trích nộp, quản lý và sử dụng Quỹ bảo đảm an toàn hệ thống quỹ tín dụng nhân dân đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 28/2025/TT-NHNN).

Có hiệu lực từ ngày 03/07/2026, văn bản này tái khẳng định khoản phí trích nộp Quỹ bảo toàn là chi phí hoạt động hợp lệ của tổ chức tín dụng, được tính vào chi phí quản lý/chi phí hoạt động trong kỳ tính thuế và phải được theo dõi, phản ánh chính xác trên hệ thống sổ sách kế toán.

2. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận nghiệp vụ hạch toán phí Quỹ bảo toàn

Tại đơn vị có nghĩa vụ trích nộp (Quỹ tín dụng nhân dân thành viên và Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam), kế toán thực hiện ghi nhận nghiệp vụ theo các bút toán chuẩn theo Điều 5, 6 Thông tư 10/2026/TT-NHNN:

• Trích lập/Phân bổ chi phí trong kỳ: Khoản phí Quỹ bảo toàn xác định phải nộp cho năm tài chính được hạch toán trực tiếp vào Chi phí hoạt động (Tài khoản chi phí quản lý/chi phí trích nộp Quỹ bảo toàn) đối ứng với Tài khoản phải trả:
  Nợ: Tài khoản Chi phí hoạt động (Chi phí nộp Quỹ bảo toàn)
  Có: Tài khoản Phải trả khác (Phải trả Quỹ bảo toàn)
• Thực hiện chuyển tiền nộp phí: Khi đơn vị trích nộp tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam hoặc Ngân hàng Thương mại vào tài khoản chuyên thu của Quỹ bảo toàn, kế toán ghi nhận:
  Nợ: Tài khoản Phải trả khác (Phải trả Quỹ bảo toàn)
  Có: Tài khoản Tiền gửi tại NHNN/NHHTX/NHTM
• Xử lý khoản phạt lãi chậm nộp (nếu có): Trường hợp phát sinh tiền lãi do chậm trích nộp, khoản phạt này phải được hạch toán vào Tài khoản Chi phí khác, không được gộp chung vào nguyên giá khoản phí trích nộp định kỳ:
  Nợ: Tài khoản Chi phí khác (Chi phí phạt do vi phạm nghĩa vụ tài chính)
  Có: Tài khoản Tiền gửi/Tiền mặt

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn quản lý và sử dụng Quỹ bảo toàn tại đây.

3. Quy chuẩn hồ sơ, chứng từ kế toán làm căn cứ trích lập và quyết toán thuế

Để khoản chi phí trích nộp Quỹ bảo toàn được Cơ quan Thuế chấp nhận là chi phí được trừ hợp lệ khi tính thuế TNDN, bộ phận kế toán cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ bộ chứng từ gồm:

• Bản tự tính số phí phải nộp: Bảng kê chi tiết dư nợ cho vay bình quân năm trước, công thức áp dụng và số phí trích nộp có chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt.
• Chứng từ chuyển tiền ngân hàng: Giấy báo Nợ/Lệnh chi tiền có xác nhận của ngân hàng chuyển tiền vào đúng tài khoản của Quỹ bảo toàn.
• Xác nhận từ Ban quản lý Quỹ: Biên bản đối soát số liệu hoặc Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ đóng phí Quỹ bảo toàn do Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam (đơn vị quản lý Quỹ) cấp.

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn xử lý nộp chậm phí Quỹ bảo toàn tại đây.

4. Những rủi ro kế toán – thuế thường gặp và cách kiểm soát

Trong kỳ quyết toán tài chính, việc hạch toán sai phí Quỹ bảo toàn có thể dẫn đến các chế tài về thuế và vi phạm chế độ kế toán:

• Hạch toán sai niên độ kế toán: Trích nộp phí của năm này nhưng lại hạch toán dồn toàn bộ vào chi phí của năm sau mà không thực hiện trích trước chi phí phải trả vào cuối năm tài chính trước, gây lệch kết quả kinh doanh giữa các kỳ.
• Thiếu chứng từ chứng minh tính hợp lệ: Không lưu trữ Bảng tính dư nợ cho vay bình quân hoặc không có xác nhận đối soát, dẫn đến rủi ro bị Cơ quan Thuế loại khoản chi này khỏi chi phí hợp lý khi kiểm tra quyết toán.
• Gộp khoản phạt chậm nộp vào chi phí được trừ: Lầm tưởng tiền phạt/lãi chậm nộp phí Quỹ bảo toàn là chi phí hợp lý; trên thực tế, các khoản phạt vi phạm tài chính pháp luật quy định không được trừ khi tính thuế TNDN.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa quy định pháp luật ngân hàng và chuẩn mực kế toán là chìa khóa giúp các quỹ tín dụng nhân dân vận hành an toàn và tối ưu hóa chi phí. Công ty Luật ACC chuyên tư vấn chuyên sâu về pháp luật tài chính – ngân hàng, hỗ trợ rà soát tính hợp pháp của chứng từ hạch toán, hướng dẫn phân bổ chi phí Quỹ bảo toàn chuẩn xác và đại diện làm việc với các cơ quan quản lý. Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm nhất!