Phụ cấp xăng xe có phải đóng BHXH không? Giải đáp

Phụ cấp xăng xe có phải đóng BHXH không là câu hỏi được nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi tính toán các khoản thu nhập hàng tháng. Việc xác định đúng khoản phụ cấp này có thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội hay không giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Nội dung dưới đây sẽ làm rõ vấn đề dựa trên quy định hiện hành cùng Công ty Luật ACC.

1. Phụ cấp xăng xe có phải đóng BHXH không? Giải đáp

Phụ cấp xăng xe thường được doanh nghiệp chi trả để hỗ trợ người lao động di chuyển trong quá trình làm việc. Theo Thông tư 12/2025/TT-BNV, các khoản phụ cấp mang tính chất bồi hoàn chi phí thực tế phát sinh không được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Do đó, nếu phụ cấp xăng xe chỉ nhằm hoàn trả chi phí nhiên liệu thực tế và có chứng từ hợp lệ thì khoản này không phải đóng BHXH.

Ngược lại, nếu khoản phụ cấp được trả cố định hàng tháng mà không căn cứ vào chi phí thực tế thì có thể bị coi là một phần thu nhập chịu đóng bảo hiểm xã hội. Việc phân biệt rõ hai trường hợp này giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi kê khai và người lao động hiểu rõ quyền lợi của mình.

2. Đặc điểm của phụ cấp xăng xe theo quy định hiện hành

Phụ cấp xăng xe được xem là khoản hỗ trợ chi phí đi lại chứ không phải là thu nhập cố định từ lao động. Thông tư 12/2025/TT-BNV quy định rõ các khoản phụ cấp không tính vào tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bao gồm những khoản bồi thường chi phí thực tế có chứng từ.

Đặc điểm quan trọng là khoản phụ cấp này thường được thanh toán theo mức thực tế phát sinh hoặc theo định mức đã thỏa thuận nhưng phải có cơ sở chứng minh.

Nếu doanh nghiệp trả phụ cấp xăng xe dưới dạng tiền cố định không kèm chứng từ thì khoản tiền này dễ bị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét và yêu cầu đóng bổ sung. Hiểu rõ đặc điểm này giúp các bên xây dựng chính sách lương thưởng phù hợp và minh bạch.

3. Hậu quả khi xác định sai phụ cấp xăng xe

Doanh nghiệp có thể bị truy thu bảo hiểm xã hội, phạt hành chính và phải chịu lãi chậm nộp theo quy định. Đối với người lao động, việc không đóng đúng có thể ảnh hưởng đến mức hưởng chế độ ốm đau, thai sản hoặc lương hưu sau này.

Ngoài ra, tranh chấp giữa người lao động và doanh nghiệp về khoản phụ cấp này cũng dễ phát sinh khi có sự thay đổi về chính sách hoặc khi thanh tra đột xuất. Do đó, việc tham khảo ý kiến chuyên môn từ Công ty Luật ACC là cần thiết để hạn chế rủi ro.

4. Cách xử lý phụ cấp xăng xe đúng quy định

Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế chi trả phụ cấp xăng xe rõ ràng, phân biệt giữa khoản bồi hoàn chi phí và khoản thu nhập cố định. Nên yêu cầu người lao động cung cấp chứng từ xăng xe hoặc áp dụng định mức hợp lý kèm theo quy trình thanh toán minh bạch.

Đồng thời, cần ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể về tính chất của khoản phụ cấp này. Việc làm này giúp doanh nghiệp tuân thủ Thông tư 12/2025/TT-BNV và tránh bị cơ quan bảo hiểm xã hội điều chỉnh sau này. Người lao động cũng nên kiểm tra bảng lương hàng tháng để đảm bảo quyền lợi được tính đúng.

5. Câu hỏi thường gặp

Phụ cấp xăng xe trả theo chứng từ có phải đóng BHXH không?

Theo Thông tư 12/2025/TT-BNV, khoản phụ cấp xăng xe được trả dựa trên chứng từ thực tế phát sinh không thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội vì đây là khoản bồi hoàn chi phí chứ không phải thu nhập từ lao động.

Doanh nghiệp có bị phạt nếu không đóng BHXH cho phụ cấp xăng xe cố định không?

Nếu khoản phụ cấp xăng xe được trả cố định hàng tháng mà không có cơ sở chứng minh chi phí thực tế thì doanh nghiệp có thể bị cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu đóng bổ sung và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

Người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh lại cách tính BHXH với phụ cấp xăng xe không?

Người lao động có quyền đề nghị doanh nghiệp làm rõ tính chất của khoản phụ cấp xăng xe và yêu cầu điều chỉnh nếu phát hiện sai sót, đồng thời có thể liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội để được hỗ trợ giải quyết khi cần thiết.

Phụ cấp xăng xe có phải đóng BHXH không là vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp và người lao động nên chủ động rà soát chính sách lương thưởng hiện tại. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để được hỗ trợ kịp thời.