Hướng dẫn cách làm phụ lục giao dịch liên kết

Việc lập và kê khai phụ lục giao dịch liên kết là thủ tục hành chính thuế quan trọng đối với các doanh nghiệp có quan hệ nội bộ nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng các biểu mẫu kê khai không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt hành chính mà còn hạn chế rủi ro bị ấn định thuế trong các kỳ thanh tra, cùng Công ty Luật ACC.

1. Bản chất và vai trò của các phụ lục trong hồ sơ giao dịch liên kết

Các phụ lục này đóng vai trò là "chìa khóa" giúp cơ quan thuế nắm bắt được bức tranh tổng thể về các hoạt động giao dịch nội bộ, từ đó kiểm soát chặt chẽ rủi ro chuyển giá.  

Theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP, việc lập các mẫu biểu phụ lục kèm theo tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết về quan hệ liên kết và các giao dịch kinh tế đã phát sinh trong kỳ. Vai trò của phụ lục không chỉ dừng lại ở việc báo cáo số liệu đơn thuần, mà còn là căn cứ pháp lý để cơ quan quản lý thuế đối chiếu, đánh giá tính hợp lý của các mức giá giao dịch so với giá thị trường độc lập.

Khi doanh nghiệp hoàn thiện đầy đủ các phụ lục này, họ đã thể hiện được sự tuân thủ tối đa đối với các yêu cầu minh bạch hóa thông tin, giúp cơ quan thuế có cơ sở dữ liệu để đánh giá rủi ro, từ đó giúp doanh nghiệp tránh được các cuộc kiểm tra hoặc ấn định thuế bất ngờ không đáng có.

2. Hướng dẫn cách làm phụ lục giao dịch liên kết

Để hoàn thiện các mẫu biểu này một cách chính xác và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình làm việc khoa học từ khâu nhận diện cho đến khâu kiểm tra số liệu.  

Bước 1: Nhận diện các bên liên kết và tập hợp các giao dịch phát sinh.

Doanh nghiệp cần dựa vào các tiêu chí tại Điều 5 Nghị định 132/2020/NĐ-CP để xác định các đối tác có quan hệ liên kết (ví dụ: các bên nắm giữ cổ phần, quan hệ điều hành, hoặc cùng nằm trong một tập đoàn). Sau đó, bộ phận kế toán cần liệt kê toàn bộ các giao dịch đã phát sinh trong kỳ như mua bán hàng hóa, vay mượn vốn, sử dụng dịch vụ hoặc chuyển nhượng tài sản hữu hình/vô hình để làm cơ sở dữ liệu cho việc kê khai.

Bước 2: Điền thông tin vào các mẫu biểu phụ lục quy định.

Căn cứ vào dữ liệu đã tập hợp, doanh nghiệp thực hiện nhập liệu vào các mẫu biểu tương ứng. Cụ thể, Phụ lục I dùng để khai báo về thông tin quan hệ liên kết và các giao dịch kinh tế thông thường; Phụ lục II dành riêng cho các giao dịch vay vốn với bên liên kết; Phụ lục III cho các giao dịch độc lập cần so sánh; và Phụ lục IV là danh mục các tài liệu chứng minh trong hồ sơ xác định giá. Lưu ý rằng mọi số liệu phải được trích xuất trực tiếp từ sổ sách kế toán đã được kiểm toán hoặc chốt số liệu cuối năm để đảm bảo tính đồng nhất.

Bước 3: Đối chiếu, kiểm tra dữ liệu và thực hiện nộp hồ sơ thuế điện tử.

Đây là bước quan trọng cuối cùng trước khi gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu trong phụ lục với tờ khai quyết toán thuế TNDN và các báo cáo tài chính đã lập. Sau khi đảm bảo toàn bộ số liệu đã khớp và phản ánh đúng bản chất giao dịch, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để nộp các phụ lục này cùng lúc với tờ khai quyết toán thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Các lưu ý quan trọng để tránh sai sót trong quá trình kê khai

Việc thực hiện kê khai không chỉ cần đúng biểu mẫu mà còn cần phải nhất quán trong cách diễn giải dữ liệu, tránh việc cung cấp thông tin mâu thuẫn giữa các tờ khai.  

Trước hết, doanh nghiệp cần lưu ý đến tính thống nhất giữa số liệu trong phụ lục và dữ liệu trên sổ sách kế toán. Một sai lầm phổ biến là số dư nợ vay trong Phụ lục II không khớp với số dư công nợ trên bảng cân đối kế toán, điều này thường là dấu hiệu bị cơ quan thuế "soi" kỹ.

Ngoài ra, việc lựa chọn phương pháp định giá trong hồ sơ phải phù hợp với tính chất của giao dịch được kê khai trong các phụ lục. Các thuật ngữ, mã số thuế của các bên liên kết và các mô tả giao dịch cần phải được nhập liệu chính xác, tránh sai lệch về định danh các bên. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có thay đổi mô hình kinh doanh hoặc phương pháp định giá so với năm trước đó, cần có phần thuyết minh bổ sung đầy đủ trong phụ lục hoặc kèm theo bộ hồ sơ xác định giá để cơ quan thuế có đủ căn cứ hiểu được sự biến động của dữ liệu.

4. Rủi ro khi thực hiện sai hoặc chậm trễ các thủ tục kê khai

Việc không thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro lớn từ các chế tài xử phạt hành chính đến các quyết định ấn định thuế khó lường.  

Hệ quả pháp lý đầu tiên là các mức phạt tiền hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP đối với hành vi chậm nộp hoặc không nộp đầy đủ phụ lục thuế. Nếu việc kê khai sai lệch số liệu dẫn đến giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo tỷ lệ phần trăm trên số thuế khai thiếu, đồng thời phải nộp đủ số tiền thuế gốc và tiền chậm nộp.

Nghiêm trọng hơn, hành vi không kê khai hoặc kê khai không đầy đủ phụ lục giao dịch liên kết là căn cứ để cơ quan thuế thực hiện ấn định thuế theo các cơ sở dữ liệu so sánh có sẵn của họ. Thông thường, mức thuế bị ấn định sẽ cao hơn nhiều so với mức thuế doanh nghiệp tự kê khai, chưa kể đến việc doanh nghiệp sẽ bị liệt vào danh sách các đơn vị có rủi ro cao, kéo theo việc liên tục bị thanh tra, kiểm tra trong các kỳ quyết toán tiếp theo.

5. Câu hỏi thường gặp về thủ tục lập phụ lục

Nếu doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết nhưng chưa kịp chuẩn bị hồ sơ thì có được nộp phụ lục trước không?

Theo quy định, phụ lục phải được nộp kèm với tờ khai quyết toán thuế TNDN, do đó doanh nghiệp vẫn phải thực hiện kê khai các phụ lục đầy đủ trong tờ khai quyết toán, dù hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết có thể được hoàn thiện và nộp cho cơ quan thuế sau khi có yêu cầu thanh tra.

Có cần thiết phải kê khai các giao dịch liên kết có giá trị rất nhỏ không?

Có, về mặt nguyên tắc, mọi giao dịch phát sinh với bên liên kết đều phải được liệt kê vào các phụ lục tương ứng. Pháp luật không có quy định loại trừ các giao dịch nhỏ, vì vậy việc kê khai đầy đủ là giải pháp an toàn nhất để tránh bị quy lỗi khai không trung thực hoặc khai thiếu thông tin.

Nếu tôi thay đổi đơn vị cung cấp dữ liệu so sánh thì có phải làm lại phụ lục không?

Bạn không cần phải làm lại phụ lục nếu số liệu giao dịch không thay đổi, nhưng nếu việc thay đổi nguồn dữ liệu so sánh dẫn đến cần điều chỉnh các số liệu về giá hoặc lợi nhuận thì bạn cần thực hiện khai bổ sung tờ khai quyết toán và các phụ lục liên quan theo đúng quy trình khai bổ sung của Luật Quản lý thuế 2019.

Phụ lục giao dịch liên kết là một phần không thể tách rời trong nghĩa vụ kê khai thuế hàng năm của các doanh nghiệp, đòi hỏi sự chỉn chu và hiểu biết pháp lý vững vàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hướng dẫn chi tiết cách lập các mẫu biểu này hoặc cần sự hỗ trợ rà soát hồ sơ để đảm bảo an toàn tuyệt đối, hãy liên hệ Công ty luật ACC  để được đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn và giải quyết vấn đề của bạn một cách tối ưu nhất.