Phương thức nộp hồ sơ xin phép hội thảo quốc tế

Việc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế là hoạt động quan trọng trong quá trình hội nhập và phát triển. Tuy nhiên, để đảm bảo đúng quy định pháp luật, đơn vị tổ chức cần nắm vững quy trình và thủ tục xin phép theo các văn bản mới nhất. Công ty Luật ACC là đơn vị uy tín trong lĩnh vực tư vấn pháp luật, sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng làm rõ các quy định về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế theo Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg Về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

1. Hiểu đúng về phạm vi điều chỉnh của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ xin phép, đơn vị tổ chức cần xác định xem hoạt động dự kiến của mình có thuộc phạm vi quản lý của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg Về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam hay không.

Theo quy định, "Hội nghị, hội thảo quốc tế" là hoạt động có chương trình, có diễn giả hoặc thảo luận, tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến (có đầu cầu tại Việt Nam) và có "yếu tố nước ngoài" (sự tham gia, chủ trì hoặc tài trợ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài).

Lưu ý: Một số hoạt động đặc thù như: hội nghị của cơ quan Đảng, Nhà nước; hội nghị nội bộ doanh nghiệp không có nội dung kiến nghị sửa đổi chính sách; lễ kỷ niệm, lễ ký kết; các khóa đào tạo đã được phê duyệt… sẽ không thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản này và thực hiện theo các quy định chuyên biệt khác.

2. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền quyết định là bước quan trọng nhất để hồ sơ được thụ lý nhanh chóng. Dựa trên Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg Về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, thẩm quyền được phân cấp như sau:

• Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ: Có thẩm quyền cho phép tổ chức hoặc phân cấp cho các đơn vị trực thuộc đối với hội nghị, hội thảo của bộ, cơ quan ngang bộ; các tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng thành lập; các hội, quỹ xã hội/từ thiện hoạt động toàn quốc hoặc liên tỉnh thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ.
• Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Có thẩm quyền cho phép tổ chức đối với hội nghị của UBND tỉnh, cơ quan chuyên môn thuộc tỉnh; hội nghị của UBND cấp xã.
• Cơ quan chuyên môn phụ trách đối ngoại thuộc UBND cấp tỉnh: Có thẩm quyền đối với các tổ chức Việt Nam do địa phương thành lập, các hội/quỹ hoạt động tại địa phương hoặc chi nhánh/văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại địa phương.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn trường hợp không phải xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

3. Phương thức nộp hồ sơ xin phép hội thảo quốc tế

Để tiến hành nộp hồ sơ xin phép, đơn vị tổ chức thực hiện theo các bước chuyên nghiệp, đảm bảo tính pháp lý như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ: Đơn vị cần soạn thảo văn bản đề nghị nêu rõ mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, dự kiến kinh phí và các tài liệu liên quan đến yếu tố nước ngoài.
• Xác định địa chỉ nộp: Căn cứ vào quy định về thẩm quyền tại Điều 5 của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg Về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, quý khách hàng xác định cơ quan chủ quản (Bộ hoặc UBND cấp tỉnh/Cơ quan đối ngoại) để nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định.
• Theo dõi tiến độ: Các cơ quan nhà nước sẽ tiếp nhận và thẩm định hồ sơ. Trong trường hợp cần bổ sung thông tin hoặc giải trình, đơn vị tổ chức cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

>>> Xem thêm tại đây: Tư vấn xử lý hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chưa hợp lệ

4. Bảng tóm tắt các yếu tố cần chuẩn bị trong hồ sơ

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định thẩm quyền, soạn thảo hồ sơ hoặc cần tư vấn sâu hơn về các thủ tục pháp lý liên quan đến Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg Về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC. Với đội ngũ luật sư am hiểu sâu sắc về lĩnh vực này, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, đảm bảo hoạt động của quý khách hàng được triển khai thông suốt, đúng luật.