Các bác giúp em với, công ty em chi tiền mua quà khuyến mãi, hóa đơn ghi tên cá nhân. Có cách nào để cơ quan thuế chấp nhận không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hợp lệ của quà khuyến mãi trong hoạt động kinh doanh

Quà khuyến mãi là một hình thức khuyến khích mua hàng, được quy định tại Nghị định số 81/2018/NĐ-CP. Theo đó, quà khuyến mãi phải thuộc các hình thức được phép như tặng kèm hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc giảm giá, với điều kiện không được vượt quá 50% giá trị hàng hóa, dịch vụ khuyến mại (trừ trường hợp đặc biệt). Doanh nghiệp phải thông báo hoặc đăng ký chương trình khuyến mại với cơ quan quản lý nhà nước nếu giá trị chương trình từ 100 triệu đồng trở lên, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh lạm dụng. Việc sử dụng quà khuyến mãi phải gắn liền với hoạt động kinh doanh hợp pháp, không được dùng để che giấu doanh thu hoặc trốn thuế.

Tính hợp lệ của hóa đơn cá nhân trong chi phí khuyến mãi

Hóa đơn cá nhân (thường là hóa đơn bán lẻ hoặc biên lai thu tiền không phải hóa đơn GTGT) không được chấp nhận làm căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với chi phí quà khuyến mãi, theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Cụ thể, để quà khuyến mãi được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp từ nhà cung cấp quà tặng, kèm theo chứng từ chứng minh tính chất khuyến mại như hợp đồng, biên bản bàn giao. Nếu sử dụng hóa đơn cá nhân, cơ quan thuế sẽ không công nhận, dẫn đến không được khấu trừ thuế đầu vào và có thể bị truy thu thuế kèm phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế trốn tránh, theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ để chứng minh quà khuyến mãi là chi phí kinh doanh thực tế, tránh rủi ro kiểm tra thuế.

Hồ sơ cần thiết để chứng minh tính hợp lệ

• Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ tương đương từ nhà cung cấp quà khuyến mãi, ghi rõ nội dung hàng hóa/dịch vụ.
• Thông báo hoặc giấy xác nhận đăng ký chương trình khuyến mại từ Sở Công Thương (nếu áp dụng).
• Biên bản bàn giao quà tặng cho khách hàng, kèm danh sách người nhận và giá trị tương đương.
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận nội bộ về chương trình khuyến mại, chứng minh liên kết với hoạt động kinh doanh.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đồng thời đảm bảo chi phí khuyến mãi được khấu trừ thuế hợp lý, tối ưu hóa lợi nhuận. Đồng thời, điều này góp phần xây dựng uy tín kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.