Cho mình hỏi, công ty em chi tiền mua quà sinh nhật nhân viên, hóa đơn cá nhân. Có cách nào để cơ quan thuế chấp nhận không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính chất pháp lý của quà sinh nhật nhân viên

Quà sinh nhật chi cho người lao động được xác định là khoản chi có tính chất phúc lợi, nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, tổng các khoản chi phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động, bao gồm quà sinh nhật, không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì được trừ, với điều kiện có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.

Về thuế thu nhập cá nhân, theo Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp chi quà sinh nhật bằng tiền hoặc hiện vật có thể xác định được giá trị cụ thể cho từng người lao động thì khoản chi này được coi là thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và kê khai thuế theo quy định.

Yêu cầu về chứng từ và hóa đơn cá nhân

Hóa đơn bán hàng (không phải hóa đơn GTGT) không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào do không phát sinh thuế GTGT, theo quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC.

Tuy nhiên, đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, hóa đơn bán hàng hợp pháp vẫn có thể được sử dụng làm căn cứ hạch toán chi phí nếu đáp ứng các điều kiện theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, bao gồm: chi phí phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên.

Trường hợp doanh nghiệp mua quà tặng từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng, để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao quà tặng, danh sách người nhận, đồng thời bảo đảm khoản chi này thuộc chi phí phúc lợi và không vượt mức khống chế theo quy định.

Để an toàn pháp lý và thuận lợi khi quyết toán, doanh nghiệp nên ưu tiên mua hàng hóa, quà tặng từ nhà cung cấp xuất hóa đơn GTGT hợp pháp, giúp minh bạch hồ sơ và giảm rủi ro bị loại chi phí.

Rủi ro và hậu quả nếu không tuân thủ

Việc sử dụng hóa đơn bán hàng (hóa đơn cá nhân) cho chi phí quà sinh nhật nhân viên có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ nếu không đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (thuế suất 20%).

Trường hợp doanh nghiệp kê khai chi phí không đúng quy định dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt 20% số thuế thiếu theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời phải nộp tiền chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng chính sách phúc lợi nội bộ rõ ràng, quy định cụ thể về chi quà tặng cho người lao động; đồng thời bảo đảm việc ghi nhận chi phí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01.

Việc tuân thủ quy định về chứng từ và chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh phạt hành chính và duy trì uy tín với cơ quan nhà nước. Đồng thời, điều này góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh lâu dài. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.