Em có quán cà phê nhỏ ở quê, mới hoạt động 6 tháng đầu năm thì bị yêu cầu kê khai lại doanh thu do bị hàng xóm báo là khách đông, cơ quan thuế xuống khảo sát, vậy trong trường hợp em chứng minh chi phí nhiều thì có được giảm thuế khoán không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Việc xác định và điều chỉnh nghĩa vụ thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như quán cà phê của Anh/Chị được quy định tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, cụ thể tại Điều 47 về khai thuế, nộp thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Ngoài ra, Thông tư số 40/2021/TT-BTC ngày 01 tháng 6 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và Luật Thuế thu nhập cá nhân (TNCN), tại Điều 5 và Điều 6 quy định chi tiết về việc xác định doanh thu, chi phí để tính thuế khoán hoặc theo thực tế cho hộ kinh doanh. Theo đó, nếu hộ kinh doanh có chứng từ, sổ sách hợp pháp chứng minh được doanh thu và chi phí thực tế, cơ quan thuế sẽ xác định lại nghĩa vụ thuế dựa trên dữ liệu này thay vì áp dụng mức khoán ban đầu, nhằm đảm bảo tính chính xác và công bằng.

Điều kiện chứng minh chi phí để giảm thuế khoán

Hộ kinh doanh có thể yêu cầu giảm thuế khoán nếu chứng minh được chi phí thực tế cao hơn mức ước tính ban đầu, dẫn đến thu nhập chịu thuế thấp hơn. Cụ thể, Anh/Chị cần đáp ứng các điều kiện sau theo Thông tư 40/2021/TT-BTC:

• Có sổ sách kế toán đơn giản hoặc đầy đủ theo quy định tại Điều 6 Thông tư này, ghi chép đầy đủ doanh thu và chi phí phát sinh trong 6 tháng hoạt động.
• Chi phí phải được chứng minh bằng chứng từ hợp pháp, bao gồm hóa đơn GTGT, biên lai thu chi, hợp đồng mua bán nguyên liệu (như cà phê, sữa, thiết bị quán), tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên và các chi phí vận hành khác.
• Doanh thu thực tế phải thấp hơn mức khoán do cơ quan thuế khảo sát ban đầu (dựa trên báo cáo khách đông từ hàng xóm), và chi phí phải hợp lý, liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, không vượt quá tỷ lệ khấu trừ theo quy định (ví dụ: chi phí nguyên liệu thường chiếm 40-60% doanh thu đối với quán cà phê).

Nếu chứng minh được, thuế khoán có thể được điều chỉnh giảm, ví dụ từ mức khoán ban đầu 20-30 triệu đồng/tháng xuống còn 10-15 triệu đồng/tháng tùy theo dữ liệu thực tế, giúp giảm số thuế phải nộp (thuế GTGT 1-5%, thuế TNCN 0,5-2% trên doanh thu khoán).

Quy trình yêu cầu xác định lại thuế

Để chứng minh chi phí và yêu cầu cơ quan thuế xác định lại nghĩa vụ thuế sau khi bị khảo sát, Anh/Chị cần thực hiện theo quy trình tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP (Điều 47) và Thông tư 40/2021/TT-BTC (Điều 12). Quy trình được chia thành các bước cụ thể sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh

Thu thập và sắp xếp đầy đủ chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí trong 6 tháng đầu năm. Hồ sơ bao gồm:

• Sổ sách kế toán (sổ theo dõi doanh thu hàng ngày, sổ chi phí).
• Hóa đơn, biên lai chứng minh chi phí (nguyên liệu, thuê mặt bằng, điện nước, lương).
• Báo cáo doanh thu thực tế (hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền khách).
• Giấy tờ chứng minh quy mô kinh doanh (hợp đồng thuê quán, danh sách nhân viên).

Hồ sơ phải được lưu trữ gốc, không chỉnh sửa, và có thể cần công chứng nếu cơ quan thuế yêu cầu để đảm bảo tính xác thực.

Bước 2: Nộp hồ sơ yêu cầu xác định lại

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế địa phương (Cơ quan Thuế địa phương nơi quán cà phê đăng ký kinh doanh) trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận thông báo khảo sát hoặc yêu cầu kê khai lại. Kèm theo đơn đề nghị xác định lại nghĩa vụ thuế theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 40/2021/TT-BTC. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ trong 3-5 ngày làm việc.

Bước 3: Tham gia kiểm tra và quyết định

Cơ quan thuế sẽ tổ chức kiểm tra thực tế tại quán (có thể mời đại diện Anh/Chị tham gia) để đối chiếu hồ sơ với hoạt động kinh doanh. Thời gian kiểm tra không quá 30 ngày. Sau đó, cơ quan thuế ban hành quyết định xác định lại doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế mới (ví dụ: điều chỉnh giảm thuế khoán nếu chi phí chứng minh được cao). Nếu không đồng ý, Anh/Chị có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011 (sửa đổi, bổ sung 2020) trong 30 ngày.

Bước 4: Nộp bổ sung hoặc hoàn thuế

Nếu quyết định điều chỉnh giảm thuế, Anh/Chị sẽ nộp số thuế chênh lệch (nếu có) hoặc được hoàn nếu đã nộp thừa. Thời hạn nộp là 10 ngày kể từ quyết định. Trường hợp vi phạm kê khai sai (nếu phát hiện), có thể bị phạt hành chính từ 20% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nhưng nếu chứng minh được thiện chí, mức phạt có thể giảm.

Việc tuân thủ quy trình này giúp tránh rủi ro phạt chậm nộp (0,03%/ngày) và đảm bảo quyền lợi kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.