Quản lý, sử dụng tài sản công sau khi mua sắm

Sau khi hoàn tất quy trình mua sắm từ nguồn kinh phí chi thường xuyên ngân sách nhà nước, công tác quản lý, sử dụng tài sản công đóng vai trò quyết định trong việc bảo toàn giá trị, kéo dài tuổi thọ vận hành và ngăn ngừa lãng phí, thất thoát tài sản nhà nước. Nếu giai đoạn mua sắm đòi hỏi việc tuân thủ chặt chẽ thẩm quyền phân cấp thì giai đoạn post-procurement (sau mua sắm) yêu cầu tính minh bạch, sự tuân thủ nghiêm ngặt các chế độ kế toán, đăng ký, bảo dưỡng và theo dõi tài sản. Công ty Luật ACC tổng hợp bài viết phân tích toàn diện khía cạnh quản lý, sử dụng tài sản công sau mua sắm giúp các đơn vị triển khai chuẩn xác, an toàn.

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động quản lý, sử dụng tài sản công sau mua sắm

Hành lang pháp lý nền tảng định hình cơ chế phân cấp quản lý, vận hành và khai thác tài sản công sau khi mua sắm trong ngành xây dựng hiện nay dựa trên Thông tư 27/2026/TT-BXD Quy định phân cấp thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Xây dựng trong lĩnh vực quản lý, sử dụng tài sản công; đầu tư xây dựng, mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản, trang thiết bị sử dụng kinh phí chi thường xuyên ngân sách nhà nước.

Văn bản này đã quy định rõ trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Xây dựng trong việc trực tiếp tiếp nhận, hạch toán, đăng ký và theo dõi việc khai thác sử dụng tài sản. Việc áp dụng đúng các quy định sau mua sắm giúp đảm bảo mọi trang thiết bị, máy móc công được đưa vào vận hành đúng mục đích, đúng đối tượng và sẵn sàng cho công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán định kỳ.

2. Quy trình tiếp nhận, hạch toán và đăng ký tài sản công sau mua sắm

Ngay khi hoàn thành nghiệm thu bàn giao từ nhà cung cấp, đơn vị phải thực hiện ngay các thủ tục pháp lý để đưa tài sản vào hệ thống quản lý chính thức:

• Tổ chức nghiệm thu và lập biên bản bàn giao: Kiểm tra toàn bộ số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật và tình trạng hoạt động thực tế của tài sản so với hợp đồng trước khi ký biên bản tiếp nhận.
• Đăng ký tài sản vào Cơ sở dữ liệu quốc gia: Thực hiện kê khai, đăng ký thông tin tài sản công mới mua sắm vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công và phần mềm quản lý nội bộ theo đúng thời hạn quy định.
• Hạch toán kế toán và ghi sổ tài sản: Phân loại tài sản (tài sản cố định hoặc công cụ, dụng cụ), xác định nguyên giá và thực hiện mở sổ theo dõi chi tiết theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
• Gán mã định danh và dán nhãn tài sản: Tiến hành cấp mã quản lý nội bộ và dán tem/nhãn nhận diện lên từng máy móc, trang thiết bị để thuận tiện cho việc kiểm kê và theo dõi vị trí vận hành.

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thẩm quyền quản lý, sử dụng tài sản công theo phân cấp tại Bộ Xây dựng tại đây.

3. Nguyên tắc vận hành, bảo dưỡng và phân công trách nhiệm sử dụng

Tài sản công sau khi trang bị phải được khai thác đúng công năng và bảo dưỡng thường xuyên để duy trì hiệu suất làm việc:

• Giao quyền quản lý cho cá nhân, bộ phận: Ban hành quyết định giao tài sản cho từng phòng, ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về việc bảo quản, khai thác sử dụng.
• Sử dụng đúng mục đích được duyệt: Tài sản mua sắm bằng nguồn kinh phí chi thường xuyên chỉ được dùng để thực hiện nhiệm vụ được giao, tuyệt đối không sử dụng vào mục đích cá nhân, cho mượn hoặc kinh doanh trái quy định.
• Thực hiện bảo trì, sửa chữa định kỳ: Lập kế hoạch và thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa tài sản theo đúng quy trình kỹ thuật của nhà sản xuất nhằm kéo dài thời gian khai thác và đảm bảo an toàn vận hành.
• Bảo đảm an toàn và phòng chống cháy nổ: Bố trí tài sản tại các vị trí đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, môi trường bảo quản khô ráo và trang bị đầy đủ các phương tiện PCCC phụ trợ.

>>> Xem thêm bài viết: Dịch vụ tư vấn thẩm quyền cải tạo, nâng cấp tài sản công theo phân cấp tại đây.

4. Kiểm kê, đánh giá lại và xử lý tài sản công trong quá trình khai thác

Trong quá trình sử dụng, đơn vị phải định kỳ rà soát thực trạng tài sản để có phương án xử lý kịp thời:

• Tổ chức kiểm kê định kỳ hằng năm: Tiến hành kiểm kê thực tế toàn bộ tài sản công vào thời điểm 31/12 hằng năm để đối chiếu giữa sổ sách kế toán và hiện trạng thực tế.
• Trích hao mòn và tính giá trị còn lại: Thực hiện trích hao mòn tài sản cố định hằng năm theo đúng tỷ lệ và quy định của Bộ Tài chính để xác định chính xác giá trị còn lại của tài sản.
• Xử lý tài sản hư hỏng, hết hạn sử dụng: Lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt thanh lý, hủy bỏ hoặc điều chuyển đối với các tài sản hỏng hóc không thể khắc phục hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
• Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản: Tổng hợp báo cáo khai thác, biến động tài sản công gửi về cơ quan quản lý cấp trên trước ngày 28/02 hằng năm theo đúng quy định phân cấp.

Nhằm hỗ trợ các cơ quan, đơn vị chuẩn hóa quy trình quản lý, sử dụng tài sản công sau mua sắm và tuân thủ đúng các quy định phân cấp hiện hành, Công ty Luật ACC cung cấp giải pháp tư vấn pháp lý chuyên sâu về lập sổ sách hạch toán, dán mã tài sản, kiểm kê và lập hồ sơ thanh lý tài sản công. Quý đơn vị vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được sự tư vấn tận tâm và hiệu quả nhất.