Giám đốc công ty em hay dùng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán các khoản quảng cáo trên Google và Facebook sau đó về thanh toán lại với công ty bằng tiền mặt, em muốn hỏi là nếu em có đầy đủ biên lai của Google/Facebook mang tên giám đốc kèm theo bảng kê và chứng từ thanh toán nội bộ thì cơ quan thuế có chấp nhận đây là chi phí hợp lý không, hay bắt buộc phải thanh toán bằng thẻ tín dụng đứng tên công ty?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí quảng cáo được khấu trừ thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025, chi phí được khấu trừ phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính chất hợp lý và được chứng minh bằng chứng từ hợp pháp. Trong trường hợp chi phí quảng cáo trên Google và Facebook, đây là khoản chi hợp lý nếu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để được cơ quan thuế chấp nhận, chi phí phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng từ và hình thức thanh toán, tránh tình trạng chi phí cá nhân hóa.

Xem thêm: Dạ em xin hỏi, nếu doanh nghiệp chậm nộp tiền thuế do khó khăn tài chính nhưng đã chủ động báo cáo, thì có cơ chế miễn giảm tiền chậm nộp không?

Yêu cầu về chứng từ và hình thức thanh toán

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế), chứng từ thanh toán phải đảm bảo tính minh bạch và traceability (khả năng truy vết). Biên lai từ Google hoặc Facebook đứng tên cá nhân (giám đốc) có thể được chấp nhận làm cơ sở chứng minh khoản chi thực tế, nhưng phải kết hợp với chứng từ nội bộ như bảng kê chi phí và biên bản bàn giao/hoàn ứng tiền từ công ty.

Tuy nhiên, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn về quản lý chi phí khấu trừ thuế TNDN), đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng, hình thức thanh toán bắt buộc phải không sử dụng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ đứng tên doanh nghiệp). Việc giám đốc sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán, sau đó công ty hoàn trả bằng tiền mặt, có nguy cơ không được chấp nhận vì:

• Chứng từ gốc (biên lai Google/Facebook) không đứng tên công ty, dẫn đến khó chứng minh tính chất kinh doanh.
• Thanh toán nội bộ bằng tiền mặt vi phạm quy định không dùng tiền mặt, có thể bị cơ quan thuế loại trừ khỏi chi phí khấu trừ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (hướng dẫn chứng từ khấu trừ chi phí).

Nếu khoản chi dưới 20 triệu đồng, cơ quan thuế có thể linh hoạt hơn nếu hồ sơ nội bộ đầy đủ, nhưng vẫn khuyến nghị sử dụng thẻ/tài khoản công ty để tránh rủi ro kiểm tra sau. Trong thực tiễn, Tổng cục Thuế thường yêu cầu chứng từ thanh toán trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp.

Rủi ro nếu không tuân thủ và khuyến nghị

Xem thêm: Dạ mọi người cho mình hỏi, trường hợp hộ kinh doanh bán vật liệu xây dựng, có xuất hóa đơn cho công trình nhưng lại kê khai thiếu một phần doanh thu do khách thanh toán nhiều đợt khác nhau, đến cuối năm mới phát hiện sai sót, vậy có được làm tờ khai bổ sung không và mức xử phạt nếu có thì tính theo thời điểm nào?

Nếu cơ quan thuế không chấp nhận, công ty có thể bị truy thu thuế TNDN với mức thuế suất 20% trên khoản chi bị loại trừ, kèm phạt chậm nộp 0,03%/ngày theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế truy thu, với mức cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy quy mô vi phạm.

Để an toàn, công ty nên:

• Sử dụng thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để thanh toán trực tiếp các khoản quảng cáo quốc tế.
• Nếu đã thực hiện theo cách cũ, bổ sung hợp đồng ủy quyền giữa công ty và giám đốc, kèm sao kê thẻ cá nhân và biên bản hoàn ứng rõ ràng.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ điện tử để sẵn sàng kiểm tra.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa chi phí khấu trừ và nâng cao uy tín với cơ quan quản lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.