Thật tình là em đang rất rối, công ty em có chi trả tiền lương cho một số nhân viên lao động thời vụ dưới 3 tháng nhưng không ký hợp đồng lao động mà chỉ có bảng kê, khi thanh toán em có khấu trừ 10% thuế TNCN của họ nhưng lại quên không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho họ, bây giờ họ quay lại đòi để đi quyết toán thuế thì em có được phép cấp chứng từ bổ sung của năm cũ không hay phải làm thủ tục gì khác?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN bổ sung

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung), tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập, ngay cả đối với lao động thời vụ không ký hợp đồng lao động bằng văn bản (áp dụng cho trường hợp dưới 01 tháng theo Bộ luật Lao động 2019). Việc quên cấp chứng từ không làm mất hiệu lực nghĩa vụ khấu trừ, và công ty vẫn được phép cấp chứng từ bổ sung cho năm cũ nếu người lao động yêu cầu để quyết toán thuế. Điều kiện chính là chứng từ phải phản ánh đúng số thuế đã khấu trừ (10% theo mức tạm khấu trừ tại chỗ quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC), và không vượt quá thời hiệu kê khai quyết toán thuế TNCN (thường là 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019). Lưu ý rằng, đối với lao động thời vụ dưới 03 tháng, nếu thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, khấu trừ 10% là đúng quy định, ngay cả khi chỉ có bảng kê thanh toán thay vì hợp đồng lao động đầy đủ.

Thủ tục cấp chứng từ bổ sung và các lưu ý liên quan

Xem thêm: Cho em hỏi về việc đóng thuế khi bán hàng trên Facebook cá nhân, em chỉ bán nhỏ lẻ kiểu cộng tác viên thôi, không có kho hàng cũng không có cửa hàng thực tế, khách chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của em thì cơ quan thuế có cách nào kiểm soát được doanh thu của em để yêu cầu đóng thuế không hay em cứ im lặng mà bán thôi ạ?

Việc cấp chứng từ bổ sung không yêu cầu thủ tục phức tạp với cơ quan thuế nếu không ảnh hưởng đến tờ khai quyết toán của công ty, nhưng cần đảm bảo tính chính xác để tránh rủi ro kiểm tra sau. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ), chứng từ khấu trừ phải được lập điện tử hoặc giấy, với đầy đủ thông tin người nhận thu nhập. Nếu cấp muộn, công ty nên lập biên bản nội bộ giải trình lý do (như quên cấp do số lượng lao động lớn) để lưu trữ hồ sơ. Trường hợp tờ khai khấu trừ thuế TNCN của năm cũ đã nộp (theo mẫu 05/KK-TNCN tại Thông tư 32/202/TT-BTC), nếu cấp bổ sung không thay đổi số thuế đã kê khai thì không cần điều chỉnh; ngược lại, phải nộp tờ khai bổ sung theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019.

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị dữ liệu

Xác minh lại hồ sơ nội bộ, bao gồm bảng kê thanh toán lương, số thuế TNCN đã khấu trừ 10% và nộp cho cơ quan thuế. Thu thập thông tin người lao động (họ tên, mã số thuế nếu có, địa chỉ, số tiền thu nhập và thuế khấu trừ). Đảm bảo dữ liệu khớp với sổ sách kế toán để tránh sai sót, vì chứng từ bổ sung phải chính xác theo Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Bước 2: Lập và cấp chứng từ khấu trừ bổ sung

Sử dụng mẫu số 16/TNCN (theo Phụ lục Thông tư 111/2013/TT-BTC) để lập chứng từ, ghi rõ "bổ sung" và ngày cấp thực tế. Cấp trực tiếp cho người lao động qua email, bưu điện hoặc gặp mặt, kèm biên bản xác nhận nhận chứng từ nếu cần. Nếu sử dụng chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phải ký số và gửi qua hệ thống của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Lưu trữ và báo cáo nếu cần

Xem thêm: Cho em hỏi ạ, em đăng ký hộ kinh doanh cá thể bán quần áo online, chủ yếu bán qua Facebook và sàn thương mại điện tử, tiền khách chuyển khoản vào tài khoản cá nhân, nhưng em chưa kê khai đầy đủ vì nghĩ doanh thu nhỏ, đến nay ngân hàng gọi hỏi sao giao dịch nhiều, vậy liệu cơ quan thuế có phối hợp ngân hàng rà soát và truy thu thuế các khoản đã phát sinh từ các năm trước không?

Lưu trữ chứng từ bổ sung cùng hồ sơ gốc ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện cấp muộn, công ty có thể bị phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP) do vi phạm thời hạn cấp chứng từ, trừ trường hợp chứng minh được lý do bất khả kháng.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Bảng kê thanh toán lương và khấu trừ thuế TNCN gốc.
• Biên bản nội bộ giải trình lý do cấp chứng từ muộn.
• Thông tin cá nhân của người lao động (CMND/CCCD, mã số thuế).
• Bản sao tờ khai khấu trừ thuế TNCN năm cũ (nếu có điều chỉnh).

Việc tuân thủ đúng quy trình giúp công ty tránh phạt hành chính, đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế cho người lao động và giảm rủi ro tranh chấp lao động. Đồng thời, duy trì uy tín doanh nghiệp trong quản lý thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.