Em làm kế toán, công ty quên kê khai hóa đơn đầu ra, bổ sung giờ có bị phạt không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về khai báo hóa đơn đầu ra

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp phải khai báo đầy đủ hóa đơn đầu ra (hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ) vào hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo kỳ hạn quy định. Thông tư 32/2025/TT-BTC yêu cầu hóa đơn phải được kê khai chính xác, kịp thời để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế. Việc quên khai hoặc khai thiếu hóa đơn đầu ra dẫn đến sai sót trong hồ sơ thuế, ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế đầu vào của bên mua và nghĩa vụ nộp thuế của bên bán.

Khả năng bổ sung hóa đơn đầu ra sau khi quên khai

Doanh nghiệp vẫn có thể bổ sung hóa đơn đầu ra bị quên khai vào hồ sơ thuế, ngay cả sau khi hết hạn nộp tờ khai thuế GTGT. Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ khai thuế được phép thực hiện trong thời hạn quy định pháp luật về quản lý thuế, thường là trước khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra. Tuy nhiên, nếu bổ sung sau hạn nộp (thường là ngày 20 của tháng tiếp theo kỳ tính thuế), doanh nghiệp phải nộp kèm giải trình lý do và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin bổ sung. Quy trình bổ sung cần tuân thủ các bước sau để đảm bảo hợp lệ:

Bước 1: Kiểm tra và lập biên bản nội bộ

Doanh nghiệp rà soát lại hệ thống hóa đơn điện tử hoặc sổ sách kế toán để xác định hóa đơn đầu ra bị thiếu. Lập biên bản nội bộ ghi nhận lý do quên khai (như lỗi kỹ thuật hoặc sơ suất), kèm danh sách hóa đơn cụ thể (số hóa đơn, ngày lập, giá trị). Biên bản này giúp chứng minh tính chủ động khắc phục, tránh bị coi là cố tình vi phạm.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ bổ sung

Lập tờ khai bổ sung thuế GTGT theo mẫu quy định, ghi rõ phần điều chỉnh hóa đơn đầu ra thiếu. Kèm theo:

• Bản sao hóa đơn đầu ra bị quên (nếu là hóa đơn điện tử, in ra hoặc xuất dữ liệu XML).
• Giải trình lý do bổ sung và biên bản nội bộ.
• Bảng kê hóa đơn bổ sung.

Hồ sơ phải được ký điện tử nếu nộp online qua hệ thống iHTKK hoặc eTax.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nộp bổ sung số thuế (nếu có)

Nộp hồ sơ bổ sung trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trước thời hạn kiểm tra thuế. Nếu bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp ngay khoản chênh lệch kèm tiền chậm nộp (0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019). Cơ quan thuế sẽ xử lý và thông báo kết quả trong vòng 10 ngày làm việc.

Mức xử phạt vi phạm

Việc quên khai hóa đơn đầu ra sau hạn nộp được coi là hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế GTGT, bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP kết hợp với quy định xử lý. Cụ thể:

• Phạt hành chính từ 20% đến 100% số tiền thuế khai thiếu, tùy mức độ (ví dụ: nếu thiếu dưới 100 triệu đồng, phạt 20%; trên 100 triệu đồng, phạt lên đến 100%).
• Phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng, tùy quy mô doanh nghiệp và thời gian chậm.
• Nếu vi phạm lặp lại hoặc cố tình, mức phạt có thể tăng gấp đôi và bị truy thu toàn bộ số thuế thiếu cộng lãi chậm nộp. Doanh nghiệp cần chủ động bổ sung để giảm mức phạt, tránh các biện pháp cưỡng chế như phong tỏa tài khoản.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về khai báo hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và duy trì uy tín với cơ quan nhà nước. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.