Dạ công ty em vừa bán cho công ty, vừa bán lẻ. Mặt hàng nông sản, các công ty lấy hàng thường xuyên trong tháng. Có vài trường hợp như sau nhờ anh chị hướng dẫn giúp em ạ. Có công ty thì ví dụ hôm nay giao hàng, nhưng mấy ngày sau họ mới xác nhận số lượng để xuất hóa đơn thì có được không? Có công ty thì cuối tháng mới tổng hợp đối chiếu, mà thường thì 10-15 ngày (hoặc có khi trễ hơn) họ mới phản hồi để chốt xuất hóa đơn, như vậy có bị sai thời điểm xuất hóa đơn không ạ? Bán lẻ thì vẫn bán cả ngày đêm, cả các ngày trong tuần, trong khi kế toán nghỉ thứ Bảy, Chủ Nhật. Vậy các đơn phát sinh buổi tối, cuối tuần không có kế toán thì qua hôm sau, sang đầu tuần mới xuất hóa đơn có được không ạ? Nhờ anh chị biết chỉ giúp ạ. Em cảm ơn trước ạ!

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định xuất hóa đơn khi bán nông sản cho công ty

Theo quy định pháp luật hiện hành, việc xuất hóa đơn khi bán nông sản cho công ty (tức doanh nghiệp mua vào) nhằm đảm bảo minh bạch trong giao dịch, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tuân thủ nghĩa vụ kê khai thuế. Cụ thể, Luật Quản lý thuế 2019 quy định người nộp thuế phải sử dụng hóa đơn, chứng từ hợp pháp trong hoạt động kinh doanh, bao gồm mua bán nông sản. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP) chi tiết hóa việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng bắt buộc từ ngày 01/7/2022 đối với hầu hết tổ chức, cá nhân kinh doanh.

• Đối tượng bán nông sản: Nếu người bán là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nông sản (như nông dân, hợp tác xã), họ phải xuất hóa đơn điện tử khi bán cho công ty, trừ trường hợp đặc thù. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với nông dân thu hoạch mùa vụ không kinh doanh thường xuyên (doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm), họ có thể không bắt buộc xuất hóa đơn mà sử dụng biên lai thu tiền hoặc chứng từ nội bộ, nhưng công ty mua vẫn cần chứng từ để khấu trừ thuế đầu vào theo Luật Quản lý thuế 2019.
• Nội dung hóa đơn: Hóa đơn phải ghi rõ thông tin hàng hóa (tên nông sản, số lượng, đơn giá, thành tiền), mã số thuế của người bán và người mua, thời điểm giao dịch. Nếu bán nông sản chưa qua chế biến, áp dụng mức thuế GTGT 5% hoặc 10% tùy loại. Công ty mua có quyền yêu cầu hóa đơn điện tử để kê khai thuế, và nếu người bán không xuất, công ty có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu nông sản được bán qua sàn giao dịch nông sản, hóa đơn có thể do sàn giao dịch xuất thay. Vi phạm không xuất hóa đơn có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy định xuất hóa đơn khi bán lẻ nông sản

Khi bán lẻ nông sản trực tiếp cho người tiêu dùng cá nhân (không phải công ty), quy định tập trung vào việc đơn giản hóa thủ tục để phù hợp với quy mô nhỏ lẻ, nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát thuế. Luật Quản lý thuế 2019 yêu cầu sử dụng hóa đơn, chứng từ để ghi nhận doanh thu, tránh trốn thuế. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử là hình thức chính, nhưng có linh hoạt cho bán lẻ.

• Đối tượng bán lẻ: Hộ kinh doanh bán lẻ nông sản tại chợ hoặc cửa hàng phải xuất hóa đơn điện tử nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên. Với doanh thu dưới mức này, có thể sử dụng biên lai bán hàng hoặc hóa đơn giấy (nếu được cơ quan thuế chấp thuận), nhưng từ 01/7/2022, hóa đơn điện tử là bắt buộc toàn quốc trừ một số trường hợp đặc biệt như bán hàng rong không thường xuyên.
• Nội dung và hình thức: Hóa đơn bán lẻ cần ghi thông tin cơ bản như tên hàng hóa, giá bán, tổng tiền, không bắt buộc mã số thuế người mua nếu là cá nhân. Thuế GTGT áp dụng tương tự mua cho công ty (5-10%). Người bán có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cung cấp miễn phí để giảm chi phí.
• Trách nhiệm và chế tài: Người bán lẻ phải kê khai doanh thu định kỳ, nộp thuế khoán hoặc theo phương pháp kê khai. Không xuất hóa đơn khi khách yêu cầu có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Đối với nông sản tươi sống, có thể áp dụng chứng từ thu gom nếu bán qua trung gian.

Việc tuân thủ quy định xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa khấu trừ thuế và nâng cao uy tín giao dịch. Đồng thời, đảm bảo nguồn gốc nông sản rõ ràng, hỗ trợ truy xuất xuất xứ theo các tiêu chuẩn quốc gia. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.