Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online có bắt buộc phải có chữ ký số (Token) không hay chỉ cần xác nhận qua mã OTP gửi về điện thoại là xong vậy mọi người?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về chữ ký số và xác thực OTP trong quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 33, 34) và Thông tư 19/2021/TT-BTC (Điều 4, 5), quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hệ thống eTax). Việc sử dụng chữ ký số (thường dưới dạng USB Token) là bắt buộc đối với cá nhân để ký điện tử tờ khai quyết toán, nhằm đảm bảo tính xác thực và pháp lý của hồ sơ theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (Điều 24, 25). Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) được công nhận, và cá nhân cần đăng ký sử dụng trước khi nộp.

Mã OTP (One-Time Password) gửi về điện thoại chỉ được sử dụng để xác thực đăng nhập tài khoản cá nhân trên hệ thống eTax, không thay thế cho chữ ký số trong việc ký và nộp tờ khai quyết toán. Cụ thể, OTP hỗ trợ xác minh danh tính ban đầu khi truy cập, nhưng không đủ để hoàn tất giao dịch pháp lý như ký tờ khai, vì Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử phải có giá trị tương đương chữ ký tay (Điều 26). Nếu không có chữ ký số, cá nhân chỉ có thể điền thông tin sơ bộ mà không nộp được hồ sơ chính thức, dẫn đến phải quyết toán trực tiếp tại cơ quan thuế.

Xem thêm: Công ty tôi có nhận đặt cọc của khách hàng từ năm trước nhưng đến năm sau mới thực hiện hợp đồng và xuất hóa đơn, doanh thu tính thuế được xác định tại thời điểm nhận cọc hay khi hoàn thành nghĩa vụ?

Quy trình quyết toán thuế TNCN online

Quy trình được thực hiện qua hệ thống eTax theo Thông tư 19/2021/TT-BTC (Điều 6-8), với các bước sau để đảm bảo tuân thủ:

Bước 1: Đăng ký và xác thực tài khoản trên eTax

Cá nhân truy cập website etax.thue.gdt.gov.vn, chọn đăng ký tài khoản bằng số điện thoại hoặc email đã đăng ký với cơ quan thuế. Hệ thống sẽ gửi mã OTP về điện thoại để xác thực đăng nhập lần đầu. Sau khi xác thực, tài khoản được kích hoạt để sử dụng lâu dài, nhưng bước này chỉ hỗ trợ truy cập, không thay thế chữ ký số cho nộp hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị và điền tờ khai quyết toán

Chọn chức năng "Quyết toán thuế TNCN" trên eTax, điền thông tin theo mẫu 02/QTT-TNCN (theo Thông tư 19/2021/TT-BTC, Phụ lục I). Bao gồm thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (gia cảnh, từ thiện), và tính toán số thuế phải nộp hoặc hoàn. Lưu ý kiểm tra dữ liệu từ cơ quan chi trả thu nhập để tránh sai sót, vì hệ thống tự động đồng bộ một phần thông tin theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 38).

Bước 3: Ký điện tử và nộp tờ khai

Xem thêm: Công ty có khoản chi trả tiền bản quyền cho đối tác nước ngoài, đã khấu trừ thuế nhà thầu nhưng kê khai chậm, vậy mức phạt được tính từ thời điểm phát sinh hay thời điểm thanh toán?

Sử dụng chữ ký số (Token) để ký tờ khai điện tử trên hệ thống. Nếu chưa có, cá nhân phải đăng ký tại nhà cung cấp CA như VNPT-CA hoặc BKAV-CA, với chi phí khoảng 1.200.000 đồng đến 2.000.000 đồng cho bộ token một năm. Sau khi ký, hệ thống xác nhận nộp và gửi biên nhận điện tử về email hoặc tài khoản. Không sử dụng OTP ở bước này, vì sẽ bị từ chối theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023 (Điều 27).

Bước 4: Theo dõi và hoàn tất nghĩa vụ

Sau nộp, kiểm tra trạng thái trên eTax. Nếu cần nộp bổ sung thuế, chuyển khoản qua ngân hàng liên kết; nếu được hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ xử lý trong 40 ngày theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 60). Vi phạm thời hạn quyết toán (đến 90 ngày sau năm tài chính) có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 13).

Việc tuân thủ quy trình online giúp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục giấy tờ và tránh phạt hành chính. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế, hỗ trợ cá nhân theo dõi dễ dàng qua hệ thống điện tử. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.