Mọi người cho mình hỏi, khi quyết toán thuế mà bị loại chi phí thì thường bị loại ở những khoản nào nhất để mình biết đường rà soát trước?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Các khoản chi phí thường bị loại do thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC), chi phí được trừ phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Các sai sót phổ biến dẫn đến bị loại trừ bao gồm:

• Hóa đơn không hợp lệ: Mua hàng hóa, dịch vụ nhưng hóa đơn bị sai thông tin định danh (tên công ty, mã số thuế) hoặc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động.
• Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ bị loại toàn bộ chi phí khi tính thuế TNDN.
• Hồ sơ đi kèm không đầy đủ: Các khoản chi quảng cáo, tiếp thị trên mạng xã hội nhưng thiếu hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu hoặc các bằng chứng chứng minh dịch vụ đã thực hiện thực tế.

Các khoản chi phí mang tính cá nhân hoặc không phục vụ kinh doanh

Căn cứ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 32/2013/QH13 (sửa đổi, bổ sung năm 2014, 2020), chi phí được trừ phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Những khoản thường bị cơ quan thuế loại ra bao gồm:

Xem thêm: Nhờ luật sư tư vấn giúp, tôi có nhận được tiền bồi thường bảo hiểm sức khỏe do bị tai nạn giao thông, khoản tiền này lên đến 200 triệu đồng để chi trả phí phẫu thuật, tôi muốn hỏi là tiền bồi thường từ các hợp đồng bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn của công ty bảo hiểm nhân thọ chi trả thì có phải là thu nhập chịu thuế không và tôi có cần phải đưa số tiền này vào tờ khai quyết toán thuế hàng năm để giải trình về nguồn tiền của mình không?

• Chi phí cá nhân của lãnh đạo và nhân viên: Tiền học phí cho con em lãnh đạo, chi phí du lịch gia đình, hoặc các hóa đơn ăn uống, tiêu dùng cá nhân không chứng minh được mục đích tiếp khách hay phục vụ công việc.
• Chi phí trang phục vượt định mức: Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 triệu đồng/người/năm sẽ bị loại trừ phần vượt mức theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Phúc lợi không có hồ sơ: Các khoản chi hiếu, hỷ, khen thưởng nhưng không được quy định cụ thể trong Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể của đơn vị.

Các khoản chi phí vượt giới hạn hoặc không đúng quy định khấu hao

Việc hạch toán sai định mức hoặc phương pháp khấu hao là trọng điểm kiểm tra của cơ quan thuế dựa trên Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2013, sửa đổi:

Bước 1: Kiểm soát khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) Doanh nghiệp cần rà soát lại thời gian và mức khấu hao theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Đặc biệt lưu ý đối với xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ kinh doanh vận tải), phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được trích khấu hao vào chi phí được trừ. Việc hạch toán sai định mức này dẫn đến truy thu thuế và tính lãi chậm nộp trên phần chi phí bị loại, gây ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp.

Bước 2: Rà soát chi phí lãi vay và giao dịch liên kết Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay được trừ không được vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng với lãi vay và chi phí khấu hao (EBITDA) trong kỳ. Đây là quy định chặt chẽ nhằm chống chuyển giá. Kế toán cần thực hiện tính toán lại chỉ tiêu này để chủ động loại trừ phần lãi vay vượt mức ngay trên tờ khai quyết toán thuế TNDN, tránh việc bị cơ quan thuế ấn định và xử phạt vi phạm hành chính sau này.

Bước 3: Phân loại các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính như: phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm giao thông, phạt vi phạm chế độ kế toán thống kê đều không được tính vào chi phí hợp lý. Doanh nghiệp phải tách bạch các khoản này trên sổ sách kế toán để loại ra khi xác định thu nhập chịu thuế. Việc nhầm lẫn đưa các khoản phạt này vào chi phí sản xuất kinh doanh là lỗi phổ biến dẫn đến bị truy thu thuế với mức phạt 20%trên số thuế khai thiếu theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Em có thắc mắc là trường hợp cá nhân được thừa kế cổ phần trong một công ty gia đình nhưng công ty đó đang trong tình trạng nợ thuế và bị đóng mã số thuế, vậy khi em làm thủ tục nhận thừa kế và đăng ký thay đổi cổ đông thì em có phải chịu trách nhiệm nộp thay phần thuế nợ của công ty trước khi được thực hiện quyền quyết toán thuế cá nhân cho số cổ phần đó không, và nếu em không có tiền nộp thuế thay thì quyền sở hữu của em có bị pháp luật công nhận không ạ?

Các khoản chi phí khác thường bị kiểm tra chặt chẽ

• Chi phí nghiên cứu phát triển (R&D): Phải đảm bảo có báo cáo kết quả nghiên cứu và chứng minh được sự liên quan đến ngành nghề kinh doanh theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Trích lập dự phòng: Các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ đúng đối tượng và mức trích lập theo quy định, nếu trích vượt mức sẽ bị loại phần chênh lệch.
• Chi phí của doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký: Nếu doanh nghiệp bị xác định không hoạt động tại trụ sở, toàn bộ hóa đơn đầu vào phát sinh trong thời gian đó có nguy cơ bị loại bỏ.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chi phí được trừ giúp doanh nghiệp tránh truy thu thuế, phạt chậm nộp (0,03%/ngày) và giảm rủi ro kiểm tra sau quyết toán. Đồng thời, tối ưu hóa chi phí hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả tài chính dài hạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.