Công ty mình là nhà hàng ăn, có những khoản rau, củ, quả mua từ tiểu thương của chợ, mình lập bảng kê hàng hóa theo tháng, phần này có được tính vào chi phí bán hàng không, xin cao nhân chỉ giáo ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để tính chi phí mua rau củ từ tiểu thương vào chi phí bán hàng

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015), các khoản chi phí mua hàng hóa như rau củ từ tiểu thương có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Chi phí phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phải có chứng từ hợp pháp chứng minh giao dịch, bao gồm bảng kê thu mua hàng hóa từ cá nhân không kinh doanh hoặc tiểu thương không xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Giá trị giao dịch không vượt quá mức quy định cho phép sử dụng chứng từ khác hóa đơn GTGT, cụ thể là dưới 20 triệu đồng mỗi lần giao dịch (nếu vượt, phải có hóa đơn hợp pháp).
• Doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế thay cho người bán nếu áp dụng (theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC).

Việc lập bảng kê thu mua là hình thức chứng từ thay thế phù hợp cho các giao dịch mua rau củ từ tiểu thương, giúp đảm bảo tính hợp pháp và được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hồ sơ, chứng từ cần thiết

Để bảng kê thu mua rau củ được công nhận là chi phí bán hàng hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau theo mẫu quy định tại Phụ lục Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC):

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu 01/TNDN): Lập chi tiết thông tin người bán (họ tên, địa chỉ, CMND/CCCD), số lượng, đơn giá, thành tiền rau củ mua; chữ ký xác nhận của cả hai bên; ghi rõ ngày giao dịch.
• Chứng từ thanh toán: Biên lai thu tiền, chuyển khoản ngân hàng hoặc chứng từ tương đương chứng minh việc chi trả (nếu thanh toán bằng tiền mặt, phải có chữ ký người nhận).
• Hợp đồng mua bán (nếu có): Không bắt buộc nhưng khuyến khích để tăng tính minh bạch, đặc biệt với giao dịch lớn.
• Sổ sách kế toán: Ghi nhận đầy đủ vào sổ cái chi phí nguyên liệu, hàng hóa theo chế độ kế toán doanh nghiệp.

Lưu ý, bảng kê phải được lập ngay tại thời điểm giao dịch và lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế. Nếu không có chứng từ đầy đủ, chi phí sẽ bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế kê khai thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Lưu ý khi áp dụng

Doanh nghiệp cần kê khai bảng kê vào tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu 03/TNDN) và nộp kèm theo hồ sơ quyết toán hàng năm cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong trường hợp tiểu thương là hộ kinh doanh cá thể có đăng ký thuế, ưu tiên yêu cầu hóa đơn GTGT để tránh rủi ro. Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh truy thu thuế và phạt chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp).

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa các khoản chi mua rau củ từ tiểu thương mà còn tối ưu hóa lợi nhuận chịu thuế, giảm rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí. Đồng thời, điều này góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, tránh các tranh chấp pháp lý sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.