Sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử là lỗi thường gặp trong quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chứng từ kế toán và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc xử lý sai sót kịp thời giúp tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết cách khắc phục vấn đề này.
1. Sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử xử lý thế nào?
Khi phát hiện sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng của hóa đơn và mức độ ảnh hưởng của sai sót để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán không được sửa trực tiếp nội dung trên hóa đơn điện tử đã lập.
- Trường hợp hóa đơn đã lập, đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện xử lý hóa đơn sai sót theo quy định về hóa đơn điện tử, lập hóa đơn mới với thông tin chính xác. Trường hợp thuộc diện phải thông báo cho cơ quan thuế thì người bán thực hiện gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu quy định.
- Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định, đồng thời thực hiện thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Nếu sai đơn vị tính không làm thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nghĩa vụ thuế thì doanh nghiệp vẫn phải xử lý hóa đơn theo đúng trình tự để bảo đảm thông tin trên hóa đơn phản ánh đúng giao dịch thực tế.
2. Nguyên nhân dẫn đến sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử
Sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử thường phát sinh từ các nguyên nhân sau:
- Nhân viên kế toán nhập sai thông tin khi lập hóa đơn;
- Danh mục hàng hóa trên phần mềm hóa đơn điện tử chưa được cập nhật chính xác;
- Sử dụng dữ liệu hàng hóa hoặc khách hàng cũ nhưng chưa kiểm tra lại;
- Doanh nghiệp thay đổi quy cách đóng gói hoặc đơn vị quản lý hàng hóa nhưng chưa cập nhật trên hệ thống.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, các thông tin về hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải được thể hiện đầy đủ, chính xác và phù hợp với giao dịch thực tế. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi ký số và phát hành hóa đơn.
Xem thêm: Cách phân biệt hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in
3. Hậu quả khi để xảy ra sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử
Sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử nếu không được xử lý đúng quy định có thể gây khó khăn trong việc đối chiếu chứng từ, hạch toán kế toán và kê khai thuế.
Trường hợp sai sót làm thay đổi bản chất giao dịch, giá trị hàng hóa, số thuế phải nộp hoặc ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng của bên mua thì doanh nghiệp phải thực hiện xử lý hóa đơn và điều chỉnh hồ sơ khai thuế (nếu có) theo Luật Quản lý thuế 2025.
Nếu không xử lý hóa đơn sai sót theo đúng quy định hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo với cơ quan thuế theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Ngoài ra, việc ghi sai đơn vị tính còn có thể ảnh hưởng đến công tác quản lý kho, đối chiếu công nợ và lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử VNPT
4. Cách khắc phục sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử
Bước 1: Kiểm tra và xác định sai sót
Doanh nghiệp rà soát hóa đơn đã lập, đối chiếu với hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hoặc các chứng từ liên quan để xác định đơn vị tính chính xác.
Bước 2: Lựa chọn phương án xử lý
Căn cứ vào tình trạng của hóa đơn để thực hiện xử lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Nếu hóa đơn đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện hủy hóa đơn, gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế và lập hóa đơn mới.
- Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, đồng thời gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong trường hợp pháp luật quy định phải thông báo.
Bước 3: Gửi hóa đơn đã xử lý cho bên mua
Sau khi hoàn thành việc xử lý, người bán gửi hóa đơn mới, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho bên mua để cập nhật hồ sơ kế toán và hồ sơ khai thuế.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp lưu giữ hóa đơn sai sót, hóa đơn đã xử lý, Mẫu số 04/SS-HĐĐT, cùng các tài liệu liên quan theo Luật Kế toán 2015 để phục vụ việc thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.
5. Câu hỏi thường gặp
Sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Trả lời: Không phải mọi trường hợp đều bị xử phạt. Nếu doanh nghiệp chủ động phát hiện và xử lý đúng quy định về hóa đơn điện tử có sai sót, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo với cơ quan thuế khi pháp luật yêu cầu thì sẽ hạn chế rủi ro pháp lý. Trường hợp không xử lý hoặc không thực hiện đúng trình tự theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì có thể bị xử lý theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Có cần hủy hóa đơn khi sai đơn vị tính không?
Trả lời: Không phải mọi trường hợp sai đơn vị tính đều phải hủy hóa đơn. Nếu hóa đơn đã lập, đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua thì doanh nghiệp thực hiện xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử có sai sót và lập hóa đơn mới nếu cần thiết. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua thì doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy theo tính chất sai sót.
Có cần lập biên bản khi điều chỉnh sai đơn vị tính không?
Trả lời: Nghị định 254/2026/NĐ-CP không quy định bắt buộc mọi trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đều phải lập biên bản giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ xử lý, bao gồm Mẫu số 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi), hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và các tài liệu liên quan để phục vụ việc giải trình với cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi cần thiết.
Sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử cần được xử lý nhanh chóng và đúng quy định để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục một cách chuyên nghiệp.
Để lại một bình luận