Chào các anh/chị ạ! Có ai gặp trục trặc đăng nhập vào web thuế điện tử bị báo sai mật khẩu và không lấy lại bằng chữ ký số được không ạ (đăng nhập bằng định danh cũng không được luôn)? Xin anh/chị hướng dẫn em cách xử lý với do em gọi cho chuyên quản thì cũng không được.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tính hợp lý của chi phí

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp), chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc sếp sử dụng thẻ cá nhân để mua máy in có thể được coi là hợp lý nếu máy in phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như in ấn tài liệu nội bộ hoặc hợp đồng. Doanh nghiệp cần chứng minh mối liên hệ này thông qua biên bản sử dụng tài sản hoặc quyết định phê duyệt mua sắm từ ban lãnh đạo, nhằm tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi quyết toán thuế.

Trường hợp cá nhân thanh toán bằng thẻ cá nhân cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có hồ sơ chứng minh việc cá nhân thanh toán thay theo ủy quyền của doanh nghiệp (quyết định cử đi mua hàng, quy chế tài chính, chứng từ hoàn ứng…). Nếu không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp hoặc thanh toán thay hợp lệ, thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ.

Quy trình hợp thức hóa chi phí

Để hợp thức hóa khoản chi này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau một cách rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định kế toán, thuế theo Luật Kế toán 2015 và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2013).

Bước 1: Thu thập chứng từ gốc

Doanh nghiệp yêu cầu sếp cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) gốc từ nhà cung cấp máy in, kèm theo sao kê giao dịch thẻ cá nhân chứng minh khoản thanh toán. Hóa đơn phải ghi rõ thông tin người mua là cá nhân (sếp), nhưng doanh nghiệp sẽ sử dụng để làm cơ sở hoàn tiền.

Trường hợp không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào do thanh toán bằng thẻ cá nhân, doanh nghiệp vẫn có thể tính toàn bộ giá thanh toán (bao gồm cả phần thuế GTGT) vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Bước 2: Lập biên bản hoàn tiền và phê duyệt nội bộ

Sếp lập đơn đề nghị hoàn tiền chi phí tạm ứng, kèm theo biên bản giải trình lý do sử dụng thẻ cá nhân (ví dụ: khẩn cấp, không kịp dùng tài khoản công ty). Ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt biên bản này, xác nhận khoản chi phục vụ kinh doanh. Biên bản cần ghi rõ giá trị máy in, ngày mua, mục đích sử dụng, và chữ ký của ít nhất hai người có thẩm quyền, theo quy định nội bộ kế toán để đảm bảo tính hợp pháp khi kiểm tra.

Bước 3: Ghi nhận kế toán và khấu trừ thuế

Kế toán doanh nghiệp ghi nhận khoản hoàn tiền cho sếp dưới dạng tạm ứng hoặc chi phí tài sản cố định (nếu máy in có giá trị lớn hơn 30 triệu đồng theo Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC). Đồng thời, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn hợp lệ, và đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp tại kỳ quyết toán.

Nếu máy in có nguyên giá dưới 30 triệu đồng, doanh nghiệp có thể ghi nhận là công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí theo quy định; từ 30 triệu đồng trở lên phải ghi nhận là tài sản cố định và trích khấu hao.

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo

Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (hóa đơn, biên bản, sao kê) ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Khi nộp tờ khai thuế, đảm bảo phản ánh chính xác để tránh truy thu thuế hoặc phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Hóa đơn GTGT gốc hoặc hóa đơn điện tử hợp lệ từ nhà cung cấp.
• Sao kê giao dịch thẻ cá nhân chứng minh thanh toán.
• Biên bản giải trình và phê duyệt nội bộ.
• Quyết định sử dụng máy in cho hoạt động kinh doanh.
• Phiếu hoàn tiền hoặc tạm ứng cho cá nhân sếp.

Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa lợi ích khấu trừ thuế. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ.

Nếu cần hỗ trợ sạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.