Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý về xử lý hóa đơn điện tử sai mẫu
Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng mẫu quy định tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/6/2025). Trường hợp hóa đơn điện tử sai mẫu (sai định dạng XML, thiếu nội dung bắt buộc, sai ký hiệu mẫu số, hoặc không đúng cấu trúc theo quy định) được coi là hóa đơn không hợp lệ, ảnh hưởng đến tính hợp pháp và kê khai thuế.
Việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử (bao gồm sai mẫu) được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), với nguyên tắc chính là thay thế hoặc điều chỉnh (không còn khái niệm "hủy" hóa đơn đã lập và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế). Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/6/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC) hướng dẫn chi tiết thực hiện.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai mẫu
Việc xử lý hóa đơn điện tử sai mẫu được thực hiện theo các bước sau đây, dựa trên hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý.
Bước 1: Xác định và kiểm tra hóa đơn sai mẫu
Doanh nghiệp cần rà soát ngay lập tức hóa đơn điện tử đã lập, xác định lỗi sai mẫu cụ thể (như sai trường thông tin bắt buộc hoặc không khớp với mẫu quy định). Lập biên bản ghi nhận lỗi nội bộ, bao gồm thông tin hóa đơn (số hóa đơn, ngày lập, nội dung sai sót) để làm cơ sở lưu trữ. Thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế (trực tuyến qua eTax).
Bước 2: Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh
- Ưu tiên thay thế cho sai mẫu: Lập hóa đơn mới đúng mẫu quy định (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi), ghi rõ dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày…".
- Điều chỉnh (nếu phù hợp): Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ dòng chữ: "Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày…" và dấu +/- cho phần sửa.
- Nếu sai cùng nội dung trên nhiều hóa đơn cùng người mua trong tháng: Lập một hóa đơn thay thế/điều chỉnh kèm bảng kê chi tiết (Mẫu 01/BK-ĐCTT).
- Ký số hóa đơn mới, gửi cơ quan thuế cấp mã (nếu áp dụng hóa đơn có mã), chuyển dữ liệu.
Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua và lưu trữ
- Gửi hóa đơn thay thế/điều chỉnh cho người mua qua hệ thống điện tử.
- Người mua sử dụng hóa đơn mới để kê khai thuế; hóa đơn cũ không còn giá trị.
- Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trước: Sẽ gửi thông báo rà soát (Mẫu 01/TB-RSĐT), doanh nghiệp phải xử lý trong thời hạn quy định.
Lưu ý rằng, nếu vi phạm lặp lại, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai quy định.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ quy trình trên giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán và giảm thiểu chi phí phát sinh từ kiểm tra thuế. Việc xử lý kịp thời còn góp phần nâng cao uy tín kinh doanh và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận