Hóa đơn cũ chưa dùng hết, nay bị yêu cầu thêm hóa đơn liên kết máy tính tiền thì mình có được sử dụng song song không ạ? Bên mình không bán lẻ nhưng khách không hay lấy hóa đơn.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về sử dụng song song hóa đơn

Pháp luật không cho phép doanh nghiệp sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử sau khi đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp cơ quan thuế có thông báo cho phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy trong giai đoạn chuyển tiếp.

Quy định này nhằm tạo điều kiện chuyển đổi dần từ hóa đơn giấy (hóa đơn cũ) sang hóa đơn điện tử, đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng song song được áp dụng trong giai đoạn chuyển tiếp, nhưng từ ngày 01/7/2022, hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết các đối tượng, trừ một số trường hợp đặc thù được cơ quan thuế cho phép.

Điều kiện sử dụng song song hóa đơn cũ và hóa đơn máy tính tiền

Để sử dụng song song, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành:

• Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi triển khai, bao gồm cả hóa đơn từ máy tính tiền (hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thực hiện theo Điều 8, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Hóa đơn cũ (hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử cũ chưa chuyển đổi) chỉ được sử dụng cho các giao dịch phát sinh trước thời điểm chuyển sang hóa đơn điện tử đầy đủ, và phải hủy hoặc hoàn thành các liên theo quy định tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Đối với hóa đơn máy tính tiền, thiết bị phải được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để truyền dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và chống thất thu thuế (theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ cả hai loại hóa đơn theo thời hạn 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019.

Lưu ý khi áp dụng sử dụng song song

Khi sử dụng song song, doanh nghiệp cần tránh các rủi ro pháp lý sau:

• Không được sử dụng hóa đơn cũ cho giao dịch mới sau thời hạn chuyển đổi bắt buộc (01/7/2022), nếu không sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm.
• Hóa đơn máy tính tiền phải tuân thủ định dạng chuẩn XML theo quy định, và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu truyền đến cơ quan thuế; nếu có sai sót, phải lập biên bản điều chỉnh theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Trong trường hợp hộ kinh doanh nhỏ lẻ, có thể sử dụng hóa đơn máy tính tiền đơn giản hóa, nhưng vẫn phải đăng ký mã số thuế và kết nối dữ liệu để tránh phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp với cơ quan thuế và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán.

Việc tuân thủ quy định sử dụng song song hóa đơn giúp doanh nghiệp chuyển đổi mượt mà, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Đồng thời, nó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.