Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý về xử lý hóa đơn điện tử lập sai
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, và Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm trường hợp đã được cấp mã của cơ quan thuế và đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế), người bán có quyền lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử. Sai sót về số tiền như trường hợp của Anh/Chị (giá sản phẩm bị ghi sai từ 2.200 đồng thành 16.345 đồng) thuộc trường hợp cần xử lý kịp thời để tránh rủi ro về thuế và trách nhiệm pháp lý. Việc xử lý phải đảm bảo tính minh bạch, có sự thỏa thuận với người mua nếu áp dụng, và thông báo cho cơ quan thuế.
Các lựa chọn xử lý hóa đơn sai sót
Anh/Chị có thể chọn một trong hai phương án sau, tùy thuộc vào tình huống cụ thể (ví dụ: nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, có thể ưu tiên điều chỉnh để đơn giản hóa thủ tục).
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Phương án này phù hợp khi sai sót không ảnh hưởng lớn đến bản chất giao dịch và người mua đồng ý. Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi nhận sự chênh lệch để sửa chữa sai sót mà không hủy hóa đơn gốc.
Bước 1: Xác định nội dung sai sót
Người bán kiểm tra và ghi nhận chi tiết sai sót về số tiền (từ 2.200 đồng thành 16.345 đồng), đồng thời chuẩn bị dữ liệu để lập hóa đơn mới. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác khi lập hóa đơn điều chỉnh, tránh phát sinh thêm lỗi.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn mới với nội dung điều chỉnh cho hóa đơn gốc, phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”. Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi nhận phần chênh lệch (ví dụ: điều chỉnh giảm 14.145 đồng), không lập lại toàn bộ giao dịch. Sau khi ký số, gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua và cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung).
Bước 3: Gửi và lưu trữ
Gửi hóa đơn điều chỉnh đến người mua qua phương tiện điện tử và báo cáo dữ liệu cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định (thường là ngày làm việc tiếp theo). Lưu trữ hóa đơn gốc và điều chỉnh để phục vụ kiểm tra sau này.
Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Phương án này áp dụng khi sai sót lớn hoặc cần làm rõ toàn bộ giao dịch, đặc biệt nếu người mua yêu cầu. Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn sai, yêu cầu sự thỏa thuận từ người mua.
Bước 1: Thông báo cho người mua
Người bán thông báo ngay cho người mua về hóa đơn bị sai sót (qua email, website của người bán nếu có, hoặc văn bản trực tiếp). Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và đồng ý thay thế.
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận (nếu áp dụng)
Văn bản thỏa thuận phải nêu rõ thông tin hóa đơn sai (mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập), nội dung sai sót cụ thể (giá sản phẩm sai từ 2.200 đồng thành 16.345 đồng), và cam kết của hai bên về hóa đơn thay thế. Văn bản này là cơ sở pháp lý để tránh tranh chấp sau này, theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bước 3: Lập và ký số hóa đơn thay thế
Sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin chính xác (giá sản phẩm đúng là 2.200 đồng), ghi rõ “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”. Người bán ký số trên hóa đơn mới theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 4: Gửi hóa đơn thay thế
Gửi hóa đơn mới cho người mua và cơ quan thuế qua hệ thống điện tử. Hóa đơn gốc sẽ được coi là không còn hiệu lực sau khi thay thế.
Thông báo cho cơ quan thuế
Dù chọn phương án nào, Anh/Chị phải thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Thời hạn: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi phát hiện sai sót.
- Nội dung: Ghi rõ thông tin hóa đơn sai, lý do (sai giá do lỗi nhập liệu), và phương án xử lý đã chọn.
- Hình thức: Gửi qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn.
Việc thông báo này giúp tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng quy trình xử lý hóa đơn sai sót không chỉ giúp khắc phục lỗi kịp thời mà còn tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo uy tín kinh doanh và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hệ thống kế toán minh bạch, giảm thiểu kiểm tra sau này. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận