Em chào các anh chị trong nhóm. Vừa rồi em có xuất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho một lao động để tiến hành hoàn thuế, nhưng thuế từ chối với lý do chỉ tiêu 18 trên chứng từ khấu trừ thuế đang bị sai. Anh chị xem giúp em đang sai ở đâu ạ? Em thấy số đã khớp với eTax của người lao động và tờ quyết toán thuế rồi nên không biết sai ở đâu.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện sửa lỗi chỉ tiêu 18 trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chỉ tiêu 18 trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo Mẫu 16/TH-TNCN thường liên quan đến thông tin về số tiền thu nhập chịu thuế hoặc các chi tiết liên quan đến khấu trừ. Việc sửa lỗi chỉ được thực hiện khi chứng từ đã được cấp nhưng phát hiện sai sót về chỉ tiêu này, chẳng hạn như ghi sai số liệu hoặc thông tin cá nhân.

Theo Thông tư 92/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức khấu trừ thuế có trách nhiệm khắc phục sai sót trên chứng từ mà không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người nộp thuế. Sai sót phải được phát hiện trong thời hạn kê khai thuế TNCN của kỳ phát sinh, và không áp dụng cho trường hợp chứng từ đã được sử dụng để quyết toán thuế.

Quy trình sửa lỗi

Việc sửa lỗi chỉ tiêu 18 cần tuân thủ quy trình điều chỉnh chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Thông tư 111/2013/TT-BTC. Quy trình được thực hiện bởi tổ chức khấu trừ (đơn vị trả thu nhập), đảm bảo tính minh bạch và báo cáo kịp thời cho cơ quan thuế.

Bước 1: Xác định và ghi nhận sai sót

Tổ chức khấu trừ phải kiểm tra nội bộ để xác định lỗi cụ thể tại chỉ tiêu 18, chẳng hạn như sai số tiền thu nhập hoặc mã số thuế. Lập biên bản nội bộ ghi nhận sai sót, bao gồm ngày phát hiện, nội dung lỗi và lý do (ví dụ: nhập liệu sai). Biên bản này cần chữ ký của người có trách nhiệm và người nộp thuế liên quan để làm cơ sở pháp lý, tránh tranh chấp sau này.

Thời hạn thực hiện bước này là ngay khi phát hiện, nhưng không quá 10 ngày kể từ ngày cấp chứng từ ban đầu theo quy định quản lý hồ sơ thuế.

Bước 2: Lập chứng từ điều chỉnh

Dựa trên biên bản sai sót, tổ chức khấu trừ lập chứng từ khấu trừ điều chỉnh theo Mẫu 16/TH-TNCN (phiếu điều chỉnh), ghi rõ nội dung sửa đổi tại chỉ tiêu 18 và các chỉ tiêu liên quan. Chứng từ mới phải có dấu "Điều chỉnh" và tham chiếu đến chứng từ gốc (số hiệu, ngày cấp). Gửi bản sao chứng từ điều chỉnh cho người nộp thuế trong vòng 03 ngày làm việc.

Việc này đảm bảo tính chính xác dữ liệu theo Thông tư 92/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Thông tư 111/2013/TT-BTC, và không yêu cầu hủy chứng từ cũ trừ khi lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng đến quyết toán thuế.

Bước 3: Báo cáo và nộp cho cơ quan thuế

Tổ chức khấu trừ kê khai bổ sung sai sót vào tờ khai thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN) của kỳ phát sinh, kèm theo chứng từ điều chỉnh và biên bản sai sót. Nộp hồ sơ qua hệ thống iHTKK hoặc eTax trước thời hạn kê khai tháng/quý tiếp theo.

Nếu lỗi dẫn đến thiếu khấu trừ thuế, phải nộp bổ sung số tiền thuế (tối thiểu 20% số thuế thiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính thuế). Cơ quan thuế sẽ xác nhận và cập nhật dữ liệu, giúp tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi, bổ sung năm 2023).

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Biên bản xác nhận sai sót (gốc, có chữ ký hai bên).
• Chứng từ khấu trừ điều chỉnh (Mẫu 16/TH-TNCN, ít nhất 02 bản).
• Bản sao chứng từ khấu trừ gốc bị lỗi.
• Tờ khai bổ sung thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN) nếu áp dụng.
• Giấy ủy quyền nếu người nộp thuế ủy thác cho tổ chức khấu trừ xử lý.

Tuân thủ quy định sửa lỗi giúp đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế TNCN, tránh rủi ro phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời bảo vệ quyền lợi quyết toán thuế của cá nhân. Việc thực hiện đúng hạn còn hỗ trợ tổ chức khấu trừ duy trì uy tín với cơ quan thuế.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.