Công ty mình bị dính lỗi trên hệ thống thuế, thiếu thông tin ngày sinh người đại diện pháp luật nên không gia hạn chữ ký số trên phần mềm xuất hóa đơn được. Có bạn nào bị giống mình không? Mình liên hệ cán bộ thuế 3-4 lần rồi vẫn chưa xử lý sửa lỗi được.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Phân tích nguyên nhân lỗi thiếu thông tin ngày sinh

Lỗi thiếu thông tin ngày sinh của người đại diện pháp luật trên hệ thống thuế (thường là hệ thống ETAX của Tổng cục Thuế) thường xuất hiện khi dữ liệu đăng ký thuế ban đầu của doanh nghiệp không đầy đủ hoặc chưa được cập nhật đồng bộ. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 105/2020/TT-BTC, thông tin người đại diện pháp luật (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, địa chỉ) là bắt buộc để đăng ký và duy trì chữ ký số, xuất hóa đơn điện tử. Lỗi này có thể phát sinh từ các nguyên nhân:

• Thông tin ngày sinh không được cung cấp đầy đủ khi đăng ký thuế lần đầu.
• Sai lệch dữ liệu giữa hệ thống thuế và nhà cung cấp chữ ký số (ví dụ: VNPT, Viettel, FPT).
• Cập nhật thông tin chậm hoặc lỗi đồng bộ hóa giữa cơ quan thuế và doanh nghiệp.

Việc không thể gia hạn chữ ký số do lỗi này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xuất hóa đơn điện tử, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và tiềm ẩn rủi ro vi phạm quy định về hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Quy trình xử lý lỗi trên hệ thống thuế

Để khắc phục, Anh/Chị cần thực hiện các bước sau theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC (hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế):

• Kiểm tra thông tin đăng ký thuế: Truy cập hệ thống ETAX (etax.gov.vn) hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác minh thông tin doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin người đại diện pháp luật. Yêu cầu xem mẫu 01-ĐK-TCT (Tờ khai đăng ký thuế) để kiểm tra dữ liệu.
• Nộp hồ sơ điều chỉnh: Nếu thiếu ngày sinh, lập Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST) theo Thông tư 105/2020/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm: (i) Tờ khai 08-MST; (ii) Bản sao CMND/CCCD của người đại diện pháp luật (có ngày sinh); (iii) Giấy ủy quyền nếu người nộp không phải đại diện pháp luật. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua cổng ETAX.
• Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số: Sau khi cập nhật thông tin trên hệ thống thuế, thông báo cho đơn vị cung cấp chữ ký số (VNPT, Viettel, v.v.) để đồng bộ dữ liệu và gia hạn chữ ký số. Đảm bảo cung cấp mã số thuế, mã số hợp đồng chữ ký số và thông tin lỗi để được hỗ trợ nhanh.

Thời gian xử lý thường mất 3-5 ngày làm việc, nhưng có thể lâu hơn nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hồ sơ. Nếu đã liên hệ 3-4 lần mà chưa được giải quyết, có thể do hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai kênh liên hệ (ví dụ: liên hệ cán bộ thuế không đúng bộ phận).

3. Giải pháp khi gặp khó khăn trong việc liên hệ cơ quan thuế

Việc liên hệ nhiều lần mà chưa giải quyết được có thể xuất phát từ lỗi hệ thống hoặc thiếu hướng dẫn cụ thể từ cán bộ thuế. Công ty Luật ACC đề xuất các giải pháp sau:

• Gửi công văn chính thức: Soạn công văn đề nghị hỗ trợ, nêu rõ lỗi hệ thống, số lần liên hệ, và yêu cầu xử lý cụ thể. Công văn gửi trực tiếp đến Chi cục Thuế quản lý hoặc Tổng cục Thuế qua cổng ETAX (mục “Liên hệ”).
• Liên hệ qua kênh hỗ trợ chính thức: Gọi hotline Tổng cục Thuế (1800-1525) hoặc email hỗ trợ (etaxhotro@gdt.gov.vn) để được hướng dẫn. Ghi lại mã số giao dịch hoặc tên cán bộ hỗ trợ để theo dõi.
• Thuê dịch vụ kế toán/thuế: Nếu gặp khó khăn trong việc tự xử lý, Anh/Chị có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn pháp lý hoặc kế toán chuyên nghiệp để nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình.

Lưu ý: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc chậm xuất hóa đơn điện tử do lỗi chữ ký số có thể bị phạt từ 4-8 triệu đồng nếu không giải thích được lý do chính đáng. Do đó, cần xử lý nhanh chóng để tránh rủi ro pháp lý.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!