Một hộ kinh doanh gia đình tôi chuyên sửa xe máy nhiều năm nay chỉ ghi chép doanh thu bằng sổ tay, gần đây cán bộ thuế xuống khảo sát lại và dự kiến tăng mức thuế khoán vì cho rằng lượng khách tăng do mở thêm dịch vụ cứu hộ ban đêm, trong khi thực tế chi phí thuê thợ và mặt bằng cũng tăng mạnh khiến lợi nhuận không cao như họ ước tính, vậy tôi có quyền đề nghị xem xét lại mức khoán dựa trên số liệu thực tế không, và cần chuẩn bị những bằng chứng gì để chứng minh doanh thu bình quân tháng thấp hơn mức họ áp đặt?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quyền đề nghị xem xét lại mức thuế khoán dựa trên số liệu thực tế

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 101), hộ kinh doanh có quyền đề nghị cơ quan thuế xem xét lại mức thuế khoán nếu có sự thay đổi về quy mô, địa điểm hoặc tình hình kinh doanh dẫn đến doanh thu thực tế biến động lớn so với mức khoán đã áp đặt. Việc cơ quan thuế điều chỉnh tăng mức thuế dựa trên dịch vụ cứu hộ ban đêm là có cơ sở theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tuy nhiên, Anh/Chị hoàn toàn có quyền yêu cầu điều chỉnh giảm nếu chứng minh được chi phí vận hành (thuê thợ, mặt bằng) tăng cao làm giảm lợi nhuận thực tế.

Căn cứ hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, phương pháp xác định doanh thu khoán phải dựa trên cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế nhưng cũng phải xem xét đến các yếu tố thực tế do người nộp thuế cung cấp. Nếu Anh/Chị chứng minh được doanh thu thực tế thay đổi từ 20% trở lên so với mức doanh thu khoán, cơ quan thuế có trách nhiệm rà soát và điều chỉnh lại mức thuế cho phù hợp. Việc thực hiện quyền này giúp Anh/Chị đảm bảo nghĩa vụ thuế tương xứng với năng lực tài chính, tránh tình trạng nộp thuế "oan" do áp đặt định mức chủ quan.

Quy trình đề nghị xem xét lại mức thuế khoán

Anh/Chị cần thực hiện quy trình khiếu nại hoặc đề nghị điều chỉnh theo trình tự các bước dưới đây để đảm bảo tính pháp lý:

Bước 1: Soạn thảo đơn đề nghị và thu thập bộ hồ sơ minh chứng

Anh/Chị cần chuẩn bị Đơn đề nghị thay đổi mức thuế khoán (theo mẫu tại Thông tư 40/2021/TT-BTC), trong đó giải trình rõ lý do doanh thu không tăng như kỳ vọng và chi phí thợ, mặt bằng đang chiếm tỷ trọng lớn. Đơn này được nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Chi cục Thuế quận/huyện hoặc nộp điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Việc chủ động gửi đơn kèm theo các bảng kê chi phí ngay từ đầu giúp cơ quan thuế có cái nhìn khách quan về thực trạng kinh doanh của tiệm, từ đó tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra, xác minh thực địa tại cơ sở sửa xe của Anh/Chị.

Bước 2: Phối hợp kiểm tra và nhận thông báo kết quả từ cơ quan thuế

Sau khi tiếp nhận đơn, Chi cục Thuế sẽ tiến hành thẩm định và có thể cử cán bộ thuế xuống làm việc trực tiếp tại cửa hàng để xác minh số lượng thợ, lượng xe sửa chữa thực tế trong các khung giờ ban đêm. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan thuế phải ra thông báo điều chỉnh mức thuế hoặc văn bản trả lời lý do không điều chỉnh. Anh/Chị cần theo dõi sát phản hồi này để kịp thời bổ sung giải trình nếu cán bộ thuế cho rằng các chi phí thuê thợ cứu hộ chưa được ghi nhận hợp lý trong cơ cấu giá dịch vụ của tiệm.

Bước 3: Khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện hành chính nếu không đồng ý

Nếu không hài lòng với quyết định tại Bước 2, Anh/Chị có quyền khiếu nại lên Cục Thuế tỉnh/thành phố hoặc thực hiện thủ tục khiếu nại lần hai trong thời hạn 30 ngày. Quy trình này có thể kéo dài thêm 45 ngày để cơ quan cấp trên xem xét; nếu vẫn bị từ chối mà có đủ căn cứ, Anh/Chị được quyền khởi kiện hành chính tại Tòa án nhân dân theo Luật Tố tụng hành chính 2015 (Điều 115) trong thời hạn 01 năm. Việc sử dụng công cụ tư pháp này giúp bảo vệ quyền lợi cá nhân một cách cao nhất, đảm bảo tính thượng tôn pháp luật khi các quyết định hành chính thuế không sát với thực tiễn sản xuất kinh doanh của người dân.

Bằng chứng cần chuẩn bị để chứng minh doanh thu thực tế thấp hơn

Để tăng khả năng được chấp nhận giảm mức thuế, Anh/Chị cần cung cấp các chứng từ cụ thể theo hướng dẫn của Thông tư 40/2021/TT-BTC:

• Sổ nhật ký sửa chữa: Ghi chép chi tiết lượng xe cứu hộ mỗi đêm, đơn giá và tổng thu nhập (có chữ ký thợ trực).
• Hồ sơ nhân sự: Hợp đồng thuê thợ sửa xe ban đêm và phiếu chi lương (chứng minh chi phí nhân công cao do tính chất làm việc ngoài giờ).
• Hợp đồng mặt bằng: Văn bản thuê diện tích mở rộng hoặc kho bãi để cứu hộ, kèm biên lai đóng tiền hàng tháng.
• Hóa đơn đầu vào: Các biên lai mua phụ tùng, linh kiện xe máy phục vụ cho việc sửa chữa để chứng minh giá vốn hàng bán lớn.

Việc cung cấp đầy đủ bằng chứng giúp Anh/Chị tránh rủi ro bị truy thu hoặc tính tiền chậm nộp thuế mức 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp.

Việc tuân thủ quy trình khiếu nại giúp hộ kinh doanh tránh nộp thuế vượt quá khả năng, duy trì dòng tiền ổn định và tránh rủi ro pháp lý. Đồng thời, việc ghi chép sổ sách đầy đủ từ nay sẽ hỗ trợ dễ dàng hơn trong các kỳ thuế sau. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.