Tại sao hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân bị trả lại?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quyền lợi chính đáng của người nộp thuế khi số thuế đã tạm nộp cao hơn số thuế phải nộp thực tế. Tuy nhiên, nhiều người không khỏi băn khoăn khi hồ sơ của mình bị cơ quan thuế trả lại hoặc từ chối giải quyết. Công ty Luật ACC xin chia sẻ những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng này theo tinh thần của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15.

1. Sai sót về thông tin và hồ sơ chứng từ

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ hoàn thuế bị trả lại là thông tin kê khai chưa đầy đủ hoặc không thống nhất với dữ liệu của cơ quan thuế theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15.

Các sai sót thường gặp bao gồm:

• Họ tên, mã số thuế hoặc số căn cước công dân kê khai không trùng khớp với dữ liệu đăng ký thuế.
• Thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ không thống nhất với dữ liệu do tổ chức chi trả thu nhập cung cấp.
• Thiếu tài liệu chứng minh các khoản giảm trừ gia cảnh hoặc các khoản giảm trừ hợp pháp khác.
• Hồ sơ đính kèm chưa đầy đủ hoặc không đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Để tránh phát sinh vướng mắc, người nộp thuế nên rà soát kỹ toàn bộ thông tin trước khi gửi hồ sơ hoàn thuế.

2. Vi phạm các quy định về điều kiện hoàn thuế

Theo Điều 6 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, việc hoàn thuế được thực hiện đối với trường hợp cá nhân có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, từ năm 2026, cá nhân kinh doanh cần lưu ý ngưỡng doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế. Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, cá nhân có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở xuống sẽ được miễn thuế Giá trị gia tăng và thuế Thu nhập cá nhân. Nếu doanh thu của bạn dưới ngưỡng này nhưng vẫn bị khấu trừ thuế tại nguồn, bạn hoàn toàn có quyền làm thủ tục hoàn thuế. 

Trên thực tế, hồ sơ hoàn thuế có thể chưa được chấp nhận trong các trường hợp:

• Chưa hoàn thành việc quyết toán thuế theo quy định.
• Chưa xác định được số thuế nộp thừa sau quyết toán.
• Dữ liệu thu nhập giữa người nộp thuế và tổ chức chi trả thu nhập còn chênh lệch, chưa được đối chiếu đầy đủ.
• Hồ sơ kê khai chưa phản ánh chính xác nghĩa vụ thuế thực tế của người nộp thuế.

Bảng đối chiếu các sai sót thường gặp

>>> Xem thêm tại đây:  Luật sư tư vấn giảm thuế thu nhập cho nhân sự cấp cao

3. Các bước khắc phục khi hồ sơ bị trả lại

Khi nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ, người nộp thuế nên thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra nội dung thông báo

Đọc kỹ thông báo của cơ quan thuế để xác định chính xác nguyên nhân hồ sơ chưa được chấp nhận.

Bước 2: Đối chiếu lại thông tin

Kiểm tra:

• Thông tin cá nhân;
• Mã số thuế;
• Tổng thu nhập;
• Số thuế đã khấu trừ;
• Các khoản giảm trừ gia cảnh và giảm trừ khác.

Bước 3: Bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ

Trường hợp phát hiện thiếu sót, người nộp thuế thực hiện bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh thông tin theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Bước 4: Làm việc với cơ quan thuế khi cần thiết

Nếu nguyên nhân xuất phát từ sai lệch dữ liệu hoặc phát sinh vấn đề cần xác minh, người nộp thuế có thể liên hệ trực tiếp cơ quan thuế hoặc tổ chức chi trả thu nhập để được hỗ trợ đối chiếu thông tin.

>>> Xem thêm tại đây: Giải pháp gộp mã số thuế cá nhân bị trùng khẩn cấp

4. Lưu ý để đảm bảo hồ sơ hoàn thuế được duyệt nhanh

Để hạn chế tối đa việc bị trả lại hồ sơ, người nộp thuế cần:

• Chủ động đối soát dữ liệu thu nhập giữa bảng lương thực tế và thông tin trên hệ
• thống thuế.
• Đảm bảo tất cả các khoản giảm trừ đã được đăng ký và xác nhận hợp lệ.
• Sử dụng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến để được hệ thống tự động kiểm tra cú pháp và dữ liệu cơ bản trước khi nộp chính thức.
• Lưu ý về lệ phí: Từ ngày 01/01/2026, cá nhân kinh doanh không còn phải nộp lệ phí môn bài theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH. Do đó, không cần kê khai khoản này trong hồ sơ quyết toán để tránh sai sót dữ liệu.

Việc nắm vững các quy định và lưu ý về hồ sơ sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và đảm bảo quyền lợi tài chính cá nhân. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế hoặc cần hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi hồ sơ bị từ chối, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC.