Anh chị ơi cho em hỏi công ty em có chi phí mua quà tặng khách hàng dịp lễ tết, nhưng tặng bằng tiền mặt chứ không phải hiện vật, thì có được tính chi phí hợp lý không và có bị tính thuế TNCN cho người nhận quà không ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chi phí quà tặng khách hàng bằng tiền mặt có được tính là chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN không?

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải đáp ứng ba điều kiện chính:

(i) thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

(ii) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật;

(iii) phù hợp với các quy định về quản lý chi phí của doanh nghiệp.

Khoản chi mua quà tặng khách hàng (dù bằng tiền mặt hay hiện vật) thường được coi là chi phí quảng cáo, tiếp thị hoặc khuyến mãi, nên có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện trên. Tuy nhiên, vì hình thức tặng là tiền mặt trực tiếp, doanh nghiệp cần lưu ý các yêu cầu về chứng từ sau:

• Phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ghi đầy đủ thông tin người bán, người mua, nội dung giao dịch (ví dụ: "chi phí khuyến mãi bằng tiền mặt"). Nếu không có hóa đơn từ nhà cung cấp (vì chi trực tiếp), có thể sử dụng chứng từ nội bộ như biên bản chi tiền, phiếu chi kèm chữ ký người nhận, nhưng chứng từ này phải được cơ quan thuế chấp nhận là hợp pháp.
• Đối với khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), việc thanh toán phải thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng hoặc hình thức không dùng tiền mặt theo quy định tại Khoản 3 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, toàn bộ khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN.
• Nếu giá trị dưới 20 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận nếu có đầy đủ chứng từ, nhưng doanh nghiệp nên ưu tiên hình thức không dùng tiền mặt để tránh rủi ro kiểm tra thuế.

Tóm lại, chi phí này có thể được tính hợp lý nếu tuân thủ nghiêm ngặt chứng từ và phương thức thanh toán, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN.

Thuế TNCN đối với người nhận quà tặng bằng tiền mặt

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân, thu nhập từ quà tặng chỉ chịu thuế TNCN trong các trường hợp cụ thể, chủ yếu liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng (như bất động sản, ô tô, chứng khoán, vốn góp).

Đối với quà tặng bằng tiền mặt hoặc động sản không phải đăng ký quyền sở hữu (như tiền mặt trực tiếp), khoản này không thuộc diện chịu thuế TNCN theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 111/2013/TT-BTC, trừ khi được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công, tiền thưởng khuyến mãi hoặc hoạt động kinh doanh khác. Trong trường hợp quà tặng khách hàng dịp lễ Tết, nếu không gắn với hợp đồng lao động hoặc giao dịch thương mại (ví dụ: không phải tiền thưởng dựa trên doanh số), thì người nhận không phải nộp thuế TNCN và doanh nghiệp không có trách nhiệm khấu trừ thuế.

• Nếu khoản tiền vượt 2 triệu đồng/lần và được coi là thu nhập từ quà tặng kinh doanh (như khuyến mãi), doanh nghiệp có thể phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi chi trả theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, đồng thời cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận.
• Miễn thuế TNCN hoàn toàn nếu quà tặng giữa các thành viên gia đình hoặc không thuộc các loại thu nhập chịu thuế nêu trên.

Doanh nghiệp nên ghi chép rõ ràng mục đích chi (quà tặng lễ Tết) trong chứng từ để tránh cơ quan thuế phân loại nhầm thành thu nhập chịu thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP) và giảm rủi ro kiểm toán. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chi phí, góp phần nâng cao uy tín kinh doanh. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.