Thẩm tra chi phí thực hiện thông qua hợp đồng

Trong công tác quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, việc thẩm tra chi phí thực hiện thông qua hợp đồng là khâu then chốt, chiếm tỷ trọng lớn nhất và phức tạp nhất. Các chi phí phát sinh từ hợp đồng tư vấn, gói thầu thi công xây dựng hay cung cấp thiết bị đều phải trải qua quá trình đối soát chặt chẽ giữa các điều khoản thỏa thuận và khối lượng nghiệm thu thực tế. Nhằm hỗ trợ các chủ đầu tư, ban quản lý dự án rà soát hồ sơ đúng chuẩn và phòng ngừa tối đa rủi ro xuất toán chi phí, Công ty Luật ACC mang đến bài viết phân tích chuyên sâu các quy định và nghiệp vụ thẩm tra chi phí hợp đồng hiện hành.

1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc thẩm tra chi phí theo hợp đồng theo Nghị định 193/2026/NĐ-CP

Công tác thẩm tra chi phí thực hiện thông qua hợp đồng được điều chỉnh trực tiếp bởi Nghị định 193/2026/NĐ-CP. Căn cứ theo quy định của văn bản này, chi phí được quyết toán phải là chi phí hợp pháp, nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được duyệt và phù hợp với nội dung hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Khi tiến hành thẩm tra, cơ quan tài chính hoặc đơn vị kiểm toán tuân thủ nguyên tắc tôn trọng thỏa thuận hợp đồng phù hợp với pháp luật tại thời điểm ký kết:

• Đối với hợp đồng trọn gói: Chi phí quyết toán là đúng giá hợp đồng đã ký cùng các phụ lục điều chỉnh bổ sung hợp pháp, không căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh để điều chỉnh giá trị trừ khi có sự thay đổi về quy mô, mục tiêu đầu tư hoặc bất khả kháng.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định: Chi phí quyết toán được xác định dựa trên đơn giá cố định ghi trong hợp đồng nhân với khối lượng thực tế nghiệm thu hợp lệ.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh: Chi phí quyết toán bằng khối lượng nghiệm thu thực tế nhân với đơn giá đã được điều chỉnh theo đúng phương pháp, công thức và chỉ số giá thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Thẩm tra tính pháp lý của hợp đồng và các hồ sơ nghiệm thu thanh toán

Trước khi đi vào số liệu chi tiết, cán bộ thẩm tra phải xem xét toàn bộ tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống hồ sơ đầu vào:

• Đối soát hình thức và thẩm quyền ký kết hợp đồng: Kiểm tra người ký hợp đồng có đúng thẩm quyền hoặc có ủy quyền hợp lệ hay không; đối chiếu hình thức hợp đồng áp dụng với quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ nghiệm thu: Kiểm tra danh mục biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn và nghiệm thu hoàn thành; xác định thành phần ký biên bản có đầy đủ đại diện chủ đầu tư, tư vấn giám sát và nhà thầu.
• Thẩm tra nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công: Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng ghi nhận tại bản vẽ hoàn công với biên bản nghiệm thu thực địa, tránh tình trạng khai khống hoặc nghiệm thu sai lệch với thực tế thi công.
• Rà soát chứng từ thanh toán và nghĩa vụ tài chính: Kiểm tra hóa đơn tài chính, ủy nhiệm chi, chứng từ trừ nợ tạm ứng, các khoản giữ lại bảo hành công trình và xác nhận công nợ giữa hai bên.

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thời gian lập hồ sơ, thẩm tra và phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án tại đây.

3. Thẩm tra chi phí khối lượng phát sinh và điều chỉnh giá hợp đồng

Khối lượng phát sinh và điều chỉnh giá là nơi thường xảy ra sai lệch, dẫn đến việc bị bóc tách chi phí khi thẩm tra quyết toán:

• Kiểm tra căn cứ pháp lý của khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng: Xem xét khối lượng phát sinh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương và phê duyệt dự toán bổ sung chưa; kiểm tra Biên bản xử lý kỹ thuật tại hiện trường.
• Thẩm tra đơn giá áp dụng cho phần khối lượng phát sinh: Trường hợp phát sinh các công việc đã có đơn giá trong hợp đồng thì áp dụng theo đơn giá hợp đồng; trường hợp chưa có đơn giá thì phải kiểm tra việc lập và phê duyệt đơn giá mới theo đúng quy định pháp luật.
• Thẩm tra công thức và chỉ số điều chỉnh giá: Kiểm tra tính chính xác của việc áp dụng chỉ số giá do cơ quan nhà nước có thẩm quyền công bố, nguồn dữ liệu giá đầu vào và phương pháp tính toán hệ số điều chỉnh.
• Rà soát tiến độ thực hiện thực tế: Xác định khối lượng hoàn thành tương ứng với từng khoảng thời gian; loại bỏ việc điều chỉnh giá cho các phần việc chậm tiến độ do lỗi của nhà thầu.

>>> Xem thêm bài viết: Tư vấn xử lý công nợ, vật tư, vật liệu và thiết bị tồn đọng khi quyết toán vốn đầu tư dự án tại đây.

4. Xử lý các sai sót phổ biến và rủi ro bị xuất toán khi thẩm tra

Trong thực tế thẩm tra chi phí thực hiện qua hợp đồng, cơ quan thẩm tra thường phát hiện và loại trừ các khoản chi phí không hợp lệ sau:

• Nghệ thuật nghiệm thu khống hoặc trùng lặp khối lượng: Khối lượng tính toán trùng lặp giữa các gói thầu thi công khác nhau hoặc nghiệm thu vượt so với khối lượng thiết kế được phê duyệt.
• Áp sai hình thức hợp đồng trong quá trình thanh toán: Áp dụng điều chỉnh giá cho hợp đồng trọn gói khi không có thay đổi quy mô, hoặc không giảm trừ chi phí đối với các công việc bỏ bớt trong hợp đồng trọn gói.
• Thiếu phụ lục hợp đồng khi thay đổi nội dung: Thực hiện thanh toán chi phí phát sinh hoặc gia hạn tiến độ nhưng không lập phụ lục hợp đồng điều chỉnh trước khi hết hạn hợp đồng ban đầu.
• Sai lệch về nghĩa vụ nộp thuế và bảo lãnh: Không khấu trừ tiền phạt vi phạm tiến độ, không cấn trừ hết khoản tiền tạm ứng chưa thu hồi hoặc bỏ sót tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận.

Việc thẩm tra chi phí thực hiện thông qua hợp đồng đòi hỏi sự am hiểu toàn diện về pháp luật đầu tư xây dựng, tài chính doanh nghiệp và nghiệp vụ kiểm toán chuyên sâu. Để giúp chủ đầu tư bảo đảm hồ sơ quyết toán chặt chẽ, rút ngắn thời gian phê duyệt và tối ưu hóa chi phí hợp pháp, Công ty Luật ACC cung cấp giải pháp tư vấn pháp lý trọn gói. Đội ngũ luật sư và chuyên gia kinh nghiệm của chúng tôi sẽ trực tiếp rà soát hệ thống hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu, tính toán khối lượng và đại diện làm việc giải trình trước các cơ quan kiểm toán, thẩm tra. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để nhận được hỗ trợ chuyên sâu và hiệu quả.