Thủ tục thành lập công ty cho thuê kho

Việc thành lập công ty cho thuê kho là bước quan trọng để tham gia vào ngành logistics, một lĩnh vực đang phát triển mạnh tại Việt Nam. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp lý. Công ty Luật ACC, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói, giúp bạn hoàn thành thủ tục nhanh chóng.

1. Điều kiện để thành lập công ty cho thuê kho

Việc thành lập công ty cho thuê kho đòi hỏi đáp ứng các điều kiện pháp lý, kỹ thuật và quy hoạch theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Đất đai 2024, và các văn bản hướng dẫn. Những điều kiện này đảm bảo công ty hoạt động hợp pháp và phù hợp với ngành logistics.

Doanh nghiệp cần chọn loại hình phù hợp, như công ty TNHH, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân, mỗi loại hình có ưu điểm riêng về quản lý và trách nhiệm pháp lý. Ngành nghề kinh doanh kho bãi (mã ngành 5210 – Kho bãi và lưu giữ hàng hóa) phải được đăng ký rõ ràng, không thuộc danh mục cấm theo Luật Đầu tư 2020. Trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh kho phải nằm trong khu vực được quy hoạch cho hoạt động thương mại, công nghiệp hoặc dịch vụ theo Luật Đất đai 2024. Điều này đòi hỏi hợp đồng thuê đất hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp pháp, tránh vi phạm quy định về mục đích sử dụng đất.

Về mặt kỹ thuật, kho chứa hàng cần tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn theo Luật Phòng cháy chữa cháy 2001 (sửa đổi 2020) và Luật Bảo vệ môi trường 2020. Kho phải có hệ thống phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn, lối thoát hiểm rõ ràng và giấy phép xây dựng nếu tự xây kho theo Luật Xây dựng 2014 sửa đổi bổ sung 2020. Đối với hàng hóa đặc thù như thực phẩm hoặc hóa chất, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện bổ sung như giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm hoặc giấy phép kinh doanh hóa chất. Vốn điều lệ không bắt buộc tối thiểu, nhưng nên đủ để đáp ứng quy mô kinh doanh và chi phí vận hành ban đầu.

2. Thủ tục thành lập công ty cho thuê kho

Quy trình thành lập công ty cho thuê kho bao gồm nhiều bước cụ thể, được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc thực hiện đúng các bước này giúp doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhanh chóng.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần xác định tên công ty, đảm bảo không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tên công ty nên phản ánh ngành nghề, ví dụ: “Công ty TNHH Logistics ABC”. Địa chỉ trụ sở chính phải hợp pháp, có hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai 2024. Ngành nghề kinh doanh cần được mã hóa theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg, với mã ngành chính là 5210. Người đại diện pháp luật phải cung cấp bản sao công chứng CCCD hoặc hộ chiếu, đảm bảo đủ năng lực hành vi dân sự.

Bước 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký
Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục I-2 hoặc I-4).
• Điều lệ công ty (nêu rõ vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh).
• Danh sách thành viên/cổ đông (đối với công ty TNHH 2 thành viên hoặc cổ phần).
• Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của người đại diện pháp luật và thành viên/cổ đông.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện pháp luật).
• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
  Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản để chỉnh sửa trong thời hạn quy định. Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày, với lệ phí 100.000 VNĐ theo Thông tư 47/2019/TT-BTC.

Bước 4: Khắc dấu và thông báo mẫu dấu
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp tự khắc con dấu và không cần thông báo mẫu dấu như trước đây. Con dấu phải chứa thông tin tên và mã số doanh nghiệp, có thể khắc nhiều con dấu nếu cần. Chi phí khắc dấu dao động từ 300.000-500.000 VNĐ, tùy đơn vị cung cấp.

Bước 5: Đăng ký địa điểm kinh doanh kho
Nếu kho không nằm tại trụ sở chính, doanh nghiệp phải đăng ký địa điểm kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày thuê kho. Hồ sơ bao gồm thông báo lập địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-7) và bản sao hợp đồng thuê kho. Quy trình này được thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, với thời gian xử lý khoảng 3-5 ngày làm việc.

Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau thành lập
Doanh nghiệp cần nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận giấy phép, với mức 2.000.000 VNĐ/năm (vốn điều lệ dưới 10 tỷ) hoặc 3.000.000 VNĐ/năm (vốn trên 10 tỷ) theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi). Ngoài ra, cần đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

>>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục thành lập công ty mới nhất

3. Giấy phép liên quan đến công ty cho thuê kho

Hoạt động cho thuê kho không chỉ yêu cầu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn cần các giấy phép con, tùy thuộc vào loại hàng hóa lưu trữ. Các giấy phép này đảm bảo kho bãi tuân thủ quy định của Luật Phòng cháy chữa cháy 2001 (sửa đổi 2020) và các văn bản liên quan.

Giấy phép phòng cháy chữa cháy là bắt buộc đối với kho chứa hàng, đặc biệt nếu lưu trữ hàng hóa dễ cháy nổ như hóa chất hoặc nhiên liệu. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Cảnh sát PCCC địa phương, bao gồm bản vẽ thiết kế kho, biên bản nghiệm thu hệ thống PCCC và giấy chứng nhận an toàn PCCC. Thời gian xử lý thường mất 5-10 ngày làm việc, với chi phí từ 5.000.000-15.000.000 VNĐ tùy quy mô. Nếu kho chưa hoàn thiện hệ thống PCCC, có thể xin giấy phép tạm thời trong thời gian khắc phục.

Đối với hàng hóa đặc thù, như thực phẩm đông lạnh hoặc hóa chất, doanh nghiệp cần xin giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP hoặc giấy phép kinh doanh hóa chất theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP. Nếu kho được xây mới, giấy phép xây dựng theo Luật Xây dựng 2014 sửa đổi bổ sung 2020 là bắt buộc, với hồ sơ bao gồm bản vẽ thiết kế và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trong trường hợp điều chỉnh ngành nghề hoặc địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp nộp hồ sơ bổ sung tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, với thời gian xử lý khoảng 3 ngày.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị và nơi nộp hồ sơ

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt để thành lập công ty cho thuê kho thành công. Hồ sơ cần đáp ứng yêu cầu của Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định liên quan, đồng thời đảm bảo tính chính xác để tránh bị trả lại.

Hồ sơ thành lập công ty bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục I-2 hoặc I-4).
• Điều lệ công ty (nêu rõ vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, quyền và nghĩa vụ của thành viên).
• Danh sách thành viên/cổ đông (đối với công ty TNHH 2 thành viên hoặc cổ phần).
• Bản sao công chứng CCCD/CMND/hộ chiếu của người đại diện pháp luật và thành viên/cổ đông.
• Giấy ủy quyền và CCCD của người được ủy quyền (nếu có).
• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai 2024.

Hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh kho (nếu cần):

• Thông báo lập địa điểm kinh doanh (Phụ lục II-7).
• Bản sao hợp đồng thuê kho hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• CCCD/CMND/hộ chiếu của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở, hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Lưu ý thực tế: Các giấy tờ công chứng phải còn hiệu lực trong 6 tháng. Hợp đồng thuê kho cần nêu rõ mục đích sử dụng là kho bãi để tránh tranh chấp pháp lý. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên công ty và địa chỉ trước khi nộp để tránh bị từ chối do trùng lặp.

5. Dịch vụ thành lập công ty của Công ty Luật ACC

Sử dụng dịch vụ của Công ty Luật ACC để thành lập công ty cho thuê kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý. ACC cung cấp giải pháp toàn diện, từ tư vấn ban đầu đến hỗ trợ sau thành lập, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Công ty Luật ACC hỗ trợ kiểm tra tên công ty và địa chỉ trước khi nộp hồ sơ, tránh trường hợp trùng lặp hoặc bị từ chối. Dịch vụ trọn gói bao gồm soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và khắc dấu, với thời gian xử lý chỉ từ 3-5 ngày làm việc. ACC còn tư vấn về đăng ký địa điểm kinh doanh kho, xin giấy phép PCCC và các giấy phép con như an toàn vệ sinh thực phẩm. Chi phí dịch vụ hợp lý, từ 1.500.000 VNĐ, không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.

Sau khi thành lập, ACC hỗ trợ kê khai thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử và tư vấn nghĩa vụ bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics, ACC cam kết mang lại dịch vụ chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển kinh doanh.

>>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói uy tín

6. Câu hỏi thường gặp

Thành lập công ty cho thuê kho cần vốn tối thiểu bao nhiêu?

Không có quy định cụ thể về vốn tối thiểu cho ngành kho bãi, trừ trường hợp kinh doanh hàng hóa đặc thù như hóa chất (vốn pháp định theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP). Vốn điều lệ nên đủ để chi trả chi phí vận hành và đầu tư cơ sở vật chất.

Có cần đăng ký địa điểm kinh doanh cho kho không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nếu kho không nằm tại trụ sở chính, doanh nghiệp phải đăng ký địa điểm kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày thuê kho. Hồ sơ bao gồm thông báo lập địa điểm và hợp đồng thuê kho.

Thời gian xin giấy phép PCCC mất bao lâu?

Thời gian xin giấy phép PCCC thường mất 5-10 ngày làm việc, tùy thuộc vào quy mô kho và tính đầy đủ của hồ sơ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản vẽ thiết kế và biên bản nghiệm thu hệ thống PCCC.

Nghĩa vụ thuế sau khi thành lập công ty là gì?

Doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài, đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, và kê khai thuế định kỳ. Ngoài ra, cần đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Việc thành lập công ty cho thuê kho đúng quy trình không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững trong ngành logistics. Từ việc đáp ứng điều kiện pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đến xin các giấy phép con, mỗi bước đều đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu quy định. Để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được hỗ trợ chuyên nghiệp.