Chào các anh chị ạ. Em mới thành lập công ty, em đứng tên giám đốc ạ. Em thanh toán tiền bằng tài khoản cá nhân, sau đó em lấy hóa đơn thì cần làm những gì để em được khấu trừ thuế ạ? Em cảm ơn.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về thanh toán bằng tài khoản cá nhân trong hoạt động doanh nghiệp

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc thanh toán bằng tài khoản cá nhân (như tài khoản của nhân viên hoặc cá nhân đại diện) có thể được chấp nhận nếu chứng minh được giao dịch phục vụ hoạt động kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để chi phí này được coi là hợp lý và khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán đầy đủ, có chứng từ hợp lệ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đồng thời, theo Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2016, 2020), thanh toán qua tài khoản cá nhân không thay thế cho yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị giao dịch vượt 20 triệu đồng, nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Điều kiện khấu trừ thuế đối với thanh toán bằng tài khoản cá nhân

Để chi phí thanh toán qua tài khoản cá nhân được khấu trừ thuế GTGT và TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Giao dịch phải có hóa đơn GTGT hợp pháp theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Chứng minh được khoản thanh toán là tạm ứng hoặc thay mặt doanh nghiệp, với biên bản thu chi rõ ràng, chữ ký của người thực hiện và lãnh đạo doanh nghiệp.
• Giá trị giao dịch không vượt quá mức quy định về thanh toán không dùng tiền mặt (20 triệu đồng/lần theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP); nếu vượt, phải bổ sung chứng từ chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp để khấu trừ đầy đủ.
• Chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, không thuộc danh mục chi phí không được trừ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC).

Nếu không đáp ứng, cơ quan thuế có thể loại trừ khoản chi này khi quyết toán, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Quy trình hạch toán và khấu trừ thuế

Việc hạch toán thanh toán bằng tài khoản cá nhân và khấu trừ thuế được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, kết hợp với quy định thuế tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT).

Bước 1: Lập chứng từ tạm ứng và thanh toán

Doanh nghiệp lập phiếu tạm ứng (mẫu số 02-TT) hoặc biên bản giao nhận tiền tạm ứng cho cá nhân thực hiện thanh toán, ghi rõ mục đích sử dụng, số tiền và thời hạn hoàn ứng. Chứng từ này phải được kế toán ghi nhận vào tài khoản tạm ứng (TK 141 theo hệ thống tài khoản kế toán). Đồng thời, yêu cầu cá nhân cung cấp biên lai chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của họ để chứng minh giao dịch thực tế, tránh rủi ro không được công nhận chi phí.

Bước 2: Thu hồi chứng từ gốc và hạch toán chi phí

Sau khi hoàn thành giao dịch, cá nhân phải nộp lại hóa đơn GTGT, biên lai thanh toán và biên bản quyết toán tạm ứng (mẫu số 07-TT). Kế toán hạch toán vào các tài khoản chi phí phù hợp (ví dụ: TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh), đồng thời ghi nhận đầu vào thuế GTGT vào TK 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể đơn giản hóa chứng từ nhưng vẫn phải đảm bảo tính hợp lệ để tránh loại trừ khi quyết toán thuế.

Bước 3: Khấu trừ thuế và kê khai

Khi kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý theo mẫu 01/GTGT (Thông tư 80/2021/TT-BTC), doanh nghiệp liệt kê khoản thuế đầu vào từ hóa đơn liên quan vào phần khấu trừ, kèm chứng từ thanh toán. Đối với thuế TNDN tạm tính, chi phí được đưa vào phần hợp lý theo mẫu 03/TNDN. Nếu thanh toán qua tài khoản cá nhân vượt 20 triệu đồng mà không có chứng từ bổ sung, cơ quan thuế sẽ loại trừ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, dẫn đến điều chỉnh giảm lỗ hoặc tăng thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để hỗ trợ kiểm tra và khấu trừ, doanh nghiệp cần lưu trữ các hồ sơ sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ tương đương hợp pháp.
• Biên bản tạm ứng, quyết toán tạm ứng và biên lai chuyển khoản từ tài khoản cá nhân.
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp/cá nhân thực hiện thanh toán.
• Sổ kế toán chi tiết (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) ghi nhận giao dịch.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt chậm nộp (0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế) và đảm bảo chi phí được khấu trừ tối ưu, từ đó giảm gánh nặng tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.