Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý liên quan
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (Điều 19), hóa đơn điện tử có sai sót, bao gồm lỗi liên quan đến chữ ký số, phải được xử lý kịp thời để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro về thuế. Sai sót về chữ ký số thường xảy ra khi thay đổi chứng thư số (token) dẫn đến chữ ký không hợp lệ, khiến hóa đơn bị từ chối hoặc báo lỗi bởi hệ thống của cơ quan thuế.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Điều 7 và Phụ lục II) quy định cụ thể các trường hợp xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, nhấn mạnh việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Việc tuân thủ giúp tránh phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, thu khác, hóa đơn.
Quy trình xử lý lỗi khi thay đổi chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Khi thay đổi chữ ký số dẫn đến báo lỗi (như chữ ký không khớp hoặc hệ thống từ chối), doanh nghiệp cần thực hiện xử lý theo quy trình sau để khắc phục sai sót mà không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Quy trình này áp dụng cho cả hóa đơn đã phát hành và chưa phát hành, dựa trên nguyên tắc thông báo và điều chỉnh kịp thời.
Bước 1: Xác định và ghi nhận sai sót
Ngay khi phát hiện lỗi chữ ký số (qua thông báo từ hệ thống hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế), người bán phải lập biên bản ghi nhận sai sót. Biên bản cần nêu rõ nội dung hóa đơn bị lỗi, lý do thay đổi chữ ký số (ví dụ: hết hạn chứng thư số), thời điểm phát hiện và các bên liên quan (người bán, người mua). Biên bản này là cơ sở pháp lý để xử lý tiếp theo, theo hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Gửi biên bản cho người mua để xác nhận trong vòng 2 ngày làm việc.
Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế và người mua
Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện sai sót, người bán phải thông báo bằng văn bản (qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) về hóa đơn bị lỗi, kèm theo biên bản ghi nhận. Đồng thời, thông báo cho người mua để họ không sử dụng hóa đơn sai sót trong kê khai thuế. Nếu lỗi chỉ ảnh hưởng đến chữ ký số mà không thay đổi nội dung khác, có thể không cần hủy hóa đơn mà chỉ điều chỉnh chữ ký, theo quy định tại Khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Dựa trên loại sai sót, lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (nếu chỉ sửa chữ ký số và các yếu tố không ảnh hưởng đến số tiền thuế) hoặc hóa đơn thay thế (nếu cần thay toàn bộ hóa đơn). Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ "Điều chỉnh hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…" và ký số mới hợp lệ. Sau khi ký, truyền hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế để nhận mã xác thực. Thời hạn thực hiện là trong vòng 10 ngày kể từ ngày thông báo, theo Phụ lục II Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, người mua cần điều chỉnh tờ khai thuế tương ứng.
Bước 4: Lưu trữ và theo dõi
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ xử lý (biên bản, thông báo, hóa đơn điều chỉnh) ít nhất 10 năm theo quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế để đảm bảo hóa đơn mới được chấp nhận, tránh tình trạng hóa đơn bị coi là không hợp lệ dẫn đến truy thu thuế.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Biên bản ghi nhận sai sót (bản gốc và bản sao cho người mua).
- Thông báo sai sót gửi cơ quan thuế (mẫu theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế (đã ký số và có mã của cơ quan thuế).
- Các chứng từ liên quan đến thay đổi chữ ký số (như giấy xác nhận từ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số).
Việc xử lý đúng quy trình giúp hóa đơn điện tử duy trì tính hợp pháp, tránh gián đoạn kê khai thuế và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận