Dạ mọi người cho mình hỏi hiện tại mình đang sử dụng tài khoản trên hệ thống eTax để nộp tờ khai thuế TNCN cho nhân viên nhưng do kế toán cũ nghỉ việc nên không bàn giao chữ ký số, giờ công ty mình muốn thay đổi thông tin người đại diện pháp luật thì có cần cập nhật trước trên cổng đăng ký kinh doanh rồi mới điều chỉnh trên eTax không, và nếu trong thời gian chưa cập nhật mà đến hạn nộp tờ khai thì có bị phạt chậm nộp hay không ạ.

Công ty luật ACC

25/03/2026

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

1. Quy trình thay đổi thông tin người đại diện pháp luật

Để thay đổi thông tin người đại diện trên hệ thống eTax, doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật tại cơ quan đăng ký kinh doanh trước, sau đó mới điều chỉnh trên hệ thống thuế. Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thực tế.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ thay đổi người đại diện theo đúng quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CPđể nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Quá trình này hoàn toàn miễn lệ phí đăng ký nếu thực hiện qua mạng, tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý rà soát kỹ thông tin cá nhân của người đại diện mới để tránh việc hồ sơ bị trả lại gây chậm trễ. Việc chuẩn bị sớm cũng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cập nhật chữ ký số (Token) mới, đảm bảo mọi giao dịch điện tử với cơ quan thuế không bị gián đoạn do thay đổi nhân sự cấp cao.

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.
Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp nộp).

Bước 2: Cập nhật thông tin trên hệ thống eTax

Sau khi nhận được Giấy xác nhận thay đổi từ cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống eTax để thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký thuế. Theo Thông tư 19/2021/TT-BTC về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế, doanh nghiệp chọn chức năng "Thay đổi thông tin đăng ký thuế" và đính kèm bản quét Giấy xác nhận. Trong thời gian chờ hệ thống cập nhật (thường từ 3-5 ngày), nếu phát sinh tờ khai khẩn cấp, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp bộ phận Ấn chỉ của Chi cục Thuế để được hướng dẫn phương án nộp tạm thời.

2. Hậu quả pháp lý khi chậm cập nhật tờ khai thuế TNCN

Việc thiếu nhân sự hoặc chưa bàn giao chữ ký số không được coi là lý do bất khả kháng để miễn trừ trách nhiệm nộp tờ khai. Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN (ngày 20 của tháng sau đối với tờ khai tháng hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau đối với tờ khai quý).

Nếu đến hạn nộp tờ khai mà doanh nghiệp vẫn chưa hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện và chữ ký số, các rủi ro sau sẽ phát sinh theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Xử phạt hành chính: Mức phạt dao động từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy vào thời gian chậm nộp (đặc biệt nghiêm trọng nếu chậm trên 90 ngày).
Tiền chậm nộp: Tính 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp vào Ngân sách Nhà nước.
Rủi ro về hóa đơn: Cơ quan thuế có thể tạm dừng hệ thống hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp có dấu hiệu nợ đọng thuế hoặc không cập nhật thông tin pháp nhân đúng hạn, gây đình trệ hoạt động kinh doanh.

Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC

ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.

Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.

– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.

– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.

– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.

💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.

– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.

– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp tránh các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong quản lý thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Đồng thời, cập nhật kịp thời sẽ hỗ trợ hoạt động kinh doanh liên tục và tuân thủ nguyên tắc minh bạch theo Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.