Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Quy định pháp lý về chuyển đổi từ mã số thuế sang mã định danh cá nhân
Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, mã định danh cá nhân trên thẻ Căn cước công dân (CCCD) được sử dụng thống nhất thay cho mã số thuế (MST) đối với cá nhân, bao gồm người lao động và cá nhân kinh doanh hợp tác với công ty. Điều này nhằm đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống thuế và hệ thống định danh quốc gia theo Luật Căn cước 2022.
Cụ thể, các cá nhân từng đăng ký MST bằng Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc CCCD cũ cần cập nhật sang mã định danh 12 số trên CCCD mới. Quy trình này được Tổng cục Thuế triển khai tự động thông qua kết nối dữ liệu với Bộ Công an, nhưng trong một số trường hợp, cá nhân hoặc tổ chức cần chủ động cập nhật để đảm bảo tính chính xác. Theo Công văn 1483/TCT-KK năm 2023, việc đồng bộ dữ liệu là bắt buộc để tránh sai sót khi kê khai thuế TNCN, đặc biệt đối với tờ khai 05/KK-TNCN hoặc danh sách chi tiết nộp thuế thay. Nếu không cập nhật, hệ thống eTax có thể từ chối hồ sơ do thông tin không khớp, gây chậm trễ trong quyết toán thuế.
2. Trách nhiệm cập nhật thông tin: Người lao động hay công ty?
Theo Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 105/2020/TT-BTC, trách nhiệm cập nhật thông tin MST hoặc mã định danh thuộc về cá nhân có thu nhập chịu thuế. Người lao động hoặc cá nhân kinh doanh hợp tác với công ty phải tự thực hiện việc đăng ký, thay đổi hoặc cập nhật thông tin với cơ quan thuế. Tuy nhiên, tổ chức chi trả thu nhập (như công ty của Anh/Chị) có trách nhiệm hỗ trợ, đặc biệt khi nộp hồ sơ thuế TNCN thay cho người lao động.
Trong thực tế, nhiều công ty, bao gồm khách hàng của Công ty Luật ACC, thường hỗ trợ người lao động bằng cách thu thập thông tin CCCD mới và gửi yêu cầu cập nhật thay. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong hồ sơ thuế của công ty, đặc biệt khi nộp danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN qua eTax. Trường hợp cá nhân đã có MST dựa trên CMND, họ cần cung cấp CCCD mới để cơ quan thuế đồng bộ thành mã định danh. Công ty có thể đại diện thực hiện nếu được ủy quyền bằng văn bản theo mẫu 08/CK-TNCN (Thông tư 105/2020/TT-BTC).
3. Quy trình cập nhật mã định danh thay cho mã số thuế
Để cập nhật từ MST (dựa trên CMND) sang mã định danh (dựa trên CCCD), Anh/Chị và người lao động cần thực hiện các bước sau theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế (Công văn 828/TCT-KK năm 2025):
- Bước 1: Người lao động cung cấp bản sao CCCD mới (có mã định danh 12 số) cho công ty. Nếu là cá nhân kinh doanh, cần kèm theo giấy đăng ký kinh doanh (nếu có).
- Bước 2: Công ty hoặc cá nhân điền mẫu 08-ĐK-TCT (Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế) trên phần mềm HTKK hoặc trực tiếp trên eTax. Thông tin cần cập nhật bao gồm: họ tên, số CCCD mới, ngày cấp, nơi cấp.
- Bước 3: Nộp hồ sơ qua eTax (ký điện tử bằng chữ ký số của công ty hoặc cá nhân) hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý. Nếu công ty thực hiện thay, cần đính kèm ủy quyền của từng cá nhân.
- Bước 4: Theo dõi trạng thái trên eTax hoặc qua email. Cơ quan thuế sẽ xử lý trong 1-3 ngày làm việc và thông báo kết quả (mã định danh mới hoặc xác nhận đồng bộ). Trường hợp hệ thống đã tự động đồng bộ (qua kết nối Bộ Công an), Anh/Chị chỉ cần tra cứu trên eTax bằng chức năng “Tra cứu thông tin người nộp thuế” để xác nhận. Công ty Luật ACC khuyến nghị lưu trữ thông tin CCCD mới của toàn bộ người lao động để sử dụng trong các kỳ kê khai sau.
4. Lưu ý và giải pháp khi gặp khó khăn
Từ kinh nghiệm tư vấn của Công ty Luật ACC, một số khó khăn phổ biến khi cập nhật mã định danh bao gồm: sai lệch thông tin (do CMND cũ chưa hủy hoặc CCCD chưa cập nhật trên hệ thống dân cư), hoặc chậm xử lý do lỗi hệ thống eTax. Để tránh, Anh/Chị nên kiểm tra thông tin CCCD của người lao động trên Cổng dịch vụ công quốc gia trước khi nộp. Nếu cá nhân chưa có CCCD mới, họ phải đến cơ quan Công an để cấp lại. Trường hợp công ty hỗ trợ cập nhật thay, cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và ủy quyền hợp lệ.
Nếu hồ sơ bị từ chối, kiểm tra thông báo lỗi trên eTax và bổ sung theo mẫu 01/KHBS. Đối với cá nhân kinh doanh, cần kiểm tra thêm mã số thuế trên hệ thống đăng ký kinh doanh để đảm bảo đồng bộ. Để tiết kiệm thời gian, Anh/Chị có thể liên hệ hotline Tổng cục Thuế (1800-1523) hoặc Chi cục Thuế địa phương để được hướng dẫn trực tiếp. Việc cập nhật đúng hạn sẽ giúp công ty tránh rủi ro phạt chậm nộp hồ sơ (2-5 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận