Khi doanh nghiệp thay đổi mẫu hóa đơn điện tử như bổ sung thêm trường căn cước công dân cho khách lẻ hoặc áp dụng nhiều thuế suất, việc có cần thông báo với cơ quan thuế hay không là thắc mắc của rất nhiều kế toán. Theo quy định pháp luật hiện hành, tùy thuộc vào nội dung thay đổi mà doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin hoặc gửi mẫu hóa đơn mới theo đúng thời hạn để tránh bị xử phạt.
1. Quy định về thay đổi mẫu hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có quyền thay đổi mẫu hóa đơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, như thêm trường thông tin (ví dụ: căn cước công dân) hoặc áp dụng nhiều thuế suất trên cùng một hóa đơn. Tuy nhiên, mẫu hóa đơn mới phải tuân thủ quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các nội dung bắt buộc như tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua, danh mục hàng hóa, thuế suất, tổng tiền thanh toán, và chữ ký số.
Việc thêm trường căn cước công dân cho khách lẻ là phù hợp, đặc biệt khi giao dịch với cá nhân không có mã số thuế, giúp minh bạch hóa thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế.
2. Yêu cầu thông báo cơ quan thuế khi thay đổi mẫu hóa đơn
Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, khi thay đổi nội dung hoặc hình thức hóa đơn (như thêm trường căn cước công dân hoặc hỗ trợ nhiều thuế suất), doanh nghiệp cần gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu 01/TB-HDDT) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng mẫu mới, muộn nhất là 2 ngày làm việc trước khi phát hành.
Thông báo này bao gồm thông tin về mẫu hóa đơn mới, ngày dự kiến sử dụng, và lý do thay đổi. Nếu không thông báo đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2 đến 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Tham khảo thêm: thay đổi email nhận thông báo thuế trên dịch vụ công.
3. Quy trình thực hiện thay đổi mẫu hóa đơn
Để thay đổi mẫu hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Thiết kế mẫu hóa đơn mới, đảm bảo có đầy đủ nội dung bắt buộc và các trường bổ sung như căn cước công dân, đồng thời hỗ trợ nhiều thuế suất (ví dụ: 8%, 10%, hoặc miễn thuế).
- Kiểm tra tính tương thích của mẫu hóa đơn với hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
- Lập và nộp Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu 01/TB-HDDT) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Lưu trữ mẫu hóa đơn mới cùng các chứng từ liên quan để phục vụ kiểm tra sau này. Trường hợp hóa đơn đã phát hành trước đó vẫn có hiệu lực, doanh nghiệp có thể sử dụng song song mẫu cũ và mẫu mới trong thời gian chuyển đổi, nhưng phải đảm bảo không gây nhầm lẫn trong quản lý.
Sau khi hoàn thiện mẫu hóa đơn mới trên phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành lập Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Doanh nghiệp nộp thông báo này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thời hạn gửi thông báo cho cơ quan thuế là chậm nhất trước khi sử dụng mẫu hóa đơn mới. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý theo quy định.
4. Lưu ý khi thêm trường căn cước công dân và nhiều thuế suất
Việc thêm trường căn cước công dân vào hóa đơn là phù hợp khi bán hàng cho khách lẻ, theo Công văn 10492/BTC-TCT năm 2021, nhằm đáp ứng yêu cầu truy xuất thông tin của cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo trường này không bắt buộc điền nếu khách hàng không cung cấp, để tránh gây khó khăn cho giao dịch.
Đối với nhiều thuế suất trên cùng một hóa đơn, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép liệt kê từng dòng hàng hóa với thuế suất tương ứng (0%, 8%, 10%), miễn là tổng số tiền và thuế giá trị gia tăng được thể hiện rõ ràng. Doanh nghiệp cần kiểm tra phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ tính năng này hay không, để tránh sai sót khi xuất hóa đơn. Ngoài ra, khi thay đổi mẫu, nên thông báo cho khách hàng về việc sử dụng mẫu mới để đảm bảo tính minh bạch.
5. Câu hỏi thường gặp
Thay đổi mẫu hóa đơn điện tử có phải nộp lại tờ khai đăng ký không?
Có. Khi doanh nghiệp thay đổi nội dung thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (như thay đổi mẫu hóa đơn, thêm thông tin trường dữ liệu), doanh nghiệp phải thực hiện gửi thông báo thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế qua Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT trước khi bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn mới.
Quên không thông báo khi đổi mẫu hóa đơn bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, hành vi lập sai sót hoặc chậm nộp các thông báo về hóa đơn có thể bị phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 8 triệu đồng tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm cụ thể.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận