Mẫu tờ trình thông báo mất giấy chứng nhận con dấu theo luật

Thông báo mất giấy chứng nhận con dấu là thủ tục hành chính bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện ngay khi phát hiện mất, thất lạc hoặc bị chiếm đoạt giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn tránh các rủi ro pháp lý phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu tờ trình chuẩn và hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, cùng Công ty Luật ACC giúp bạn nắm rõ quy định mới nhất.

1. Mẫu tờ trình thông báo mất giấy chứng nhận con dấu theo luật

Mẫu tờ trình là văn bản hành chính do doanh nghiệp soạn thảo để trình bày sự việc mất giấy chứng nhận và đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Biểu mẫu dưới đây được xây dựng dựa trên quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

2. Căn cứ pháp lý và các trường hợp phải thực hiện thông báo

Việc thông báo mất giấy chứng nhận con dấu được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật quan trọng. Cụ thể, quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo ngay cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Bên cạnh đó, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về trình tự, thủ tục và hồ sơ thực hiện việc thông báo này, thay thế các quy định cũ trước đây.

Các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thông báo mất giấy chứng nhận con dấu bao gồm:

• Giấy chứng nhận bị mất, thất lạc do sơ suất trong quá trình quản lý, lưu trữ.
• Giấy chứng nhận bị hư hỏng, rách nát không còn sử dụng được.
• Giấy chứng nhận bị chiếm đoạt, thu giữ hoặc bị tiêu hủy do hỏa hoạn, thiên tai.
• Giấy chứng nhận bị thất lạc trong quá trình chuyển giao giữa các bộ phận hoặc khi di dời trụ sở.

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Khi thực hiện thông báo mất giấy chứng nhận con dấu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh vi phạm pháp luật:

• Thời hạn thông báo: Doanh nghiệp phải thông báo ngay sau khi phát hiện mất giấy chứng nhận. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý không mong muốn.
• Nội dung thông báo: Phải nêu rõ thông tin về doanh nghiệp, số giấy chứng nhận bị mất, ngày cấp, cơ quan cấp và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai báo.
• Xử lý sau khi tìm lại được: Trong trường hợp tìm lại được giấy chứng nhận đã mất, doanh nghiệp phải thông báo lại cho cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin.
• Trách nhiệm pháp lý: Việc khai báo sai sự thật hoặc sử dụng giấy chứng nhận đã thông báo mất có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

4. Hậu quả pháp lý khi không thực hiện thủ tục thông báo

Việc không thực hiện thông báo mất giấy chứng nhận con dấu đúng thời hạn có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền cụ thể.

Ngoài ra, việc chậm thông báo còn gây khó khăn trong các giao dịch dân sự, thương mại vì con dấu là một trong những yếu tố quan trọng xác lập tính hợp pháp của văn bản do doanh nghiệp phát hành.

Bên cạnh đó, nếu giấy chứng nhận bị mất bị kẻ xấu lợi dụng để thực hiện các hành vi trái pháp luật, doanh nghiệp có thể phải chịu trách nhiệm liên đới nếu không kịp thời thông báo cho cơ quan chức năng. Do đó, việc thực hiện thủ tục này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là biện pháp bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro tiềm ẩn.

Thông báo mất giấy chứng nhận con dấu là thủ tục bắt buộc và quan trọng, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP để đảm bảo an toàn pháp lý. Nếu cần hỗ trợ chi tiết về thủ tục này, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và đồng hành giải quyết mọi vấn đề pháp lý một cách hiệu quả nhất.